辦公室主任應具備的素質
無論什麼機關的辦公室主任,都是那個機關領導者的耳目、參謀和助手。一個稱職的辦公室主任,應該具備以下素質:
一、具有正確領會領導意圖的理解能力。領導的意見、指示一般都是通過辦公室主任上傳下達的。因此辦公室主任必須要正確理解領導的意圖,以便準確地上傳和下達領導的意見、指示。
二、具有組織大型會議和大型活動的組織能力。大型會議和大型活動,一般都由辦公室出面組織,需要辦公室主任作出詳盡的計劃與周密的安排,包括會議通知、材料準備、會場佈置、食宿安排等等,凡涉及到的所有細小末節的事情都必須安排得十分周到,否則就會貽誤工作。
三、具有妥善處理事務的能力。因爲辦公室主任有時候是代表領導者處理事務的,所以,無論是領導交辦的事務還是領導沒有交辦的機關其他事務,都必須一件一件處理得恰到好處,不能因事務處理得不妥當而損害領導的形象。
四、具有很強的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會議記錄、綜合文字材料等簡單的'文字工作,更重要的是要參與審定或者親自撰寫領導講話文稿、審覈並修改以機關名義發文的各類文稿。所有這些出臺的文字材料,都代表着機關的形象。因此,辦公室主任應該具備很強的駕馭語言文字的能力,並不斷努力提高自己的寫作水平。
五、要有很強的綜合、平衡、協凋能力。機關辦公室是具有綜合、平衡、協調職能的機構,很多時候都代表領導者綜合情況、平衡關係、協調工作。因此,辦公室主任要全面地瞭解和掌握全局情況,站在領導者的立場和角度做好全局各項工作。
六、要有一定的公關能力。辦公室主任經常接待來訪人員和來客,領導不在場要接待得十分得體;領導在場時,不能喧賓奪主。代表領導者到外面辦事,要想方設法克服一切困難,千方百計把事情辦成。
七、要有超前的預測和參謀能力。某些事預計領導會想到,要提前作好準備;某些事領導暫時還沒有想到而辦公室主任想到了,要提醒領導;領導辦某一件事,辦公室主任要注意學習領導的辦事方法,設身處地想想這件事要是由自己來處理該怎麼處理,必要時還可爲領導當參謀,出主意。
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