聽說讀寫HR一輩子的修煉之寫篇
溝通不僅需要口頭,也有很多時候需要書面的文字表達。文字功底很重要。在日常工作中,郵件就是一個重要工具。
電子郵件溝通也要遵循一些原則,以使電子郵件溝通達到迅速、高效的目的。這些原則包括資訊簡短、觀點直接簡明、語言需具有建設性以及考慮讀者物件。
首先資訊簡短。電子郵件的資訊越短,人們越有可能去讀和理解它。如果發現電子郵件超過了一頁的長度並且不能再縮短了,就將這些資訊作為一個單獨的檔案,把它作為電子郵件的附件。可在電子郵件正文簡要介紹一下附件資訊。通常情況下,應保持整篇電子郵件簡短精煉。其次觀點直接簡明。直奔主題並儘可能簡潔地講述我們需要說的內容。強調重點,而不是細節,讓我們的觀點相對簡單,而不是冗長。書面表達冗長的資訊就會比面對面交流更讓人困惑,從而使人失去興趣。再次語言需具有建設性。用最佳的方式表達你的意思。措辭應該保持謙遜,不要使用苛刻的詞彙和具有責備或威脅的語氣,還應避免使用導致負面效應的詞彙。通常要在一封簡短的電子郵件中把你想說的表達清楚,一般可以分為六個步驟來考慮:清晰簡明的主題欄、使用正確的`稱謂、確定郵件的意圖、郵件中必須包括的資訊、適當使用表情和縮寫以及正確的附件。步驟一,清晰簡明的主題欄。當我們閱讀或回覆一封電子郵件,肯定會比較注意它的主題。主題是讀者瞭解我們的郵件內容的唯一線索,如果主題不鮮明和引人注意,收件人恐怕就不會閱讀這封郵件了。步驟二,使用正確的稱謂。根據電子郵件的接收者不同,根據寫給上司還是下屬,是寫給朋友還是客戶,是寫給認識的人還是不認識的人,我們都應該選擇不同的稱謂,從而確定我們整封郵件的基本文風和格調。有時還可考慮物件的個人喜好,進行更有效的溝通。步驟三,確定郵件的意圖。不要發許多內容雷同而又目的不清的電子郵件,那樣只會讓人沒有耐心讀你的電子郵件。應該考慮我們是希望獲得理解支援還是蒐羅建議?是想說服我們的讀者還是想與他僅進行交流和討論?想從我們的讀者那裡獲得什麼?我們想樹立怎樣的形象等等,這些都需要在書寫前考慮清楚。步驟四,郵件中必須包含的資訊。雖然書寫電子郵件一般用的是口頭語言,但也不能像聊天那樣天馬行空。首先講出主要觀點,接下來若需要再給出相關的支援資訊。步驟五,適當使用表情和縮寫。適當使用表情和縮寫可增加郵件的親切感,但在以下幾種情況下不宜使用:(1)不確定收件人的具體情況;(2)書寫正式專業的電子郵件時;(3)若使用表情和縮寫會減弱收件人對郵件的可信度。步驟六,正確的附件。不要遺漏或附上錯誤的檔案,雖然新增附件是傳送電子郵件前最後一道程式,但仍需仔細確認。當然在郵件中如果你需要強調某些重要的事情,可以用顏色、字型來強調。儘量不要在郵件的標題裡寫感嘆號、問號。郵件正文最好不用反問的語句,會讓人有不舒服的感覺,火藥味十足。如果遇到郵件中的問題解釋不清楚,請立即電話或面對面解決。如果郵件繼續飛來飛去結果就是升級為吵架。當然郵件還有一個重要作用是可以作為一些證據。對於某些特定情況和特殊重要事件,需要把相關的郵件儲存好,關鍵時刻或許會起到關鍵作用。你的郵件風格也很重要。如果經常是處於嚴肅、批評的語氣中,會讓人不願意仔細讀你的郵件造成一些負面的影響。
除了電子郵件,工作彙報也是日常工作經常遇到的情況。首先需要言簡意賅概括主旨,讓領導知曉“是什麼”,結合實際擬訂方案,讓領導知曉“為什麼”,因事而異靈活處理,讓領導知曉“怎麼樣”。彙報工作,不僅要讓人聽懂,還應當力求給人深刻印象,儘量用一些工作中遇到的、瞭解到的直觀生動的具體事例來說明自己的觀點,讓聽者明白無誤地理解彙報者的意思。讓領導在最短的時間內知曉前因後果和輕重緩急,對彙報事宜有一個大致瞭解,明扼要向領導彙報完主要內容後,要向領導進一步彙報需要注意的關鍵環節和具體細節,如完成時限、具體標準等,讓領導有進一步的認識和理解。工作彙報需要把握重點、展現亮點、當然也要控制好時間點。
寫部落格、寫日記是一個很好的習慣。你可以定期把自己工作的經驗體會想法寫下來,就像記錄故事一樣,寫出自己的故事。其實把自己日常的經歷故事記錄下來,不僅可以分享給同行,而且如果你自己需要找工作,你自己的故事就是你獨一無二的經歷和素材。
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