如何杜絕時間浪費,把會議開得更高效?
會議,是我們工作中不可缺少的一部分。大到公司年會,小到例會。十幾個人一個會議室,你三言我兩語,來來往往,可能幾個小時就過去了。結果還可能沒討論出結果。
作爲職場人,我們時間都是非常寶貴的,假如總是參加一些低效或者無效的會議,會讓人覺得厭煩,而低效無聊的會議將會嚴重侵蝕高管們的領導力。
如何提高會議效率,幫助員工明確工作方向?這是今天畢老師想和大家討論的話題。
讓有必要的人蔘加,用數據支撐觀點
蘋果教父史蒂夫·喬布斯以前在參加蘋果廣告代理商洽談會時,看到一個生面孔後問了她的姓名,也聽了解釋,不過仍禮貌地請她離開。他的話擲地有聲,“在這場會議中我認爲我們不需要你,謝謝”。參加會議只需要讓有必要的人蔘加,其他人不論地位如何,沒有必要就不用參加會議。喬布斯認爲,太多的人和聲音會妨礙精簡核心想法的產生,造成適得其反的`結果。
因爲我們打多數會議是用來作決策,通常會涉及到討論。假如每個提出新思路的人能夠提供支撐自己觀點的數據,這樣能夠節省很多時間。基於數據也會減少糟糕假設的數量,避免浪費不必要的時間和資源。
把會議時間縮短一半,提高會議效率
很多的會議,有時候討論的是不重要的東西。安排一個1小時的會議,你會刻意去把這些時間填補。當我們將時間縮短,就會強迫自己把重要的內容言簡意賅地表達出來,提高會議效率,聚焦重點。
主會人要把控會議進度和方向
臉譜網“女王”雪莉·桑德伯格參加會議時,都會隨身攜帶一個筆記本,記錄着會議討論要點和行動項目的詳細清單。隨着會議的進展,她會一條條勾掉清單中的項目,當每個項目討論完成後,就會撕掉那一頁筆記,會議到此結束。
我們的主會人也應該如此,把有限的精力放在如何掌控會議方向上。當內容偏離了回憶主題,及時發現提醒;把控好會議進度和方向,爲成員答疑解惑,給予疏導。
與會人員會前提交想法,會中共享信息
開會時,不要總是主會人發命令、安排計劃,這樣與會人員參與度很低。一定要保證預留部分時間,讓大家發表意見,帶動參會者參與討論。
另外,預期讓與會人員會上即興說出想法和建議,不如讓大家事先提交想法,讓更多人的意見得到傾聽,也能收集更多有創意的想法,這樣更容易展開討論。這樣也能讓內向的員工積極參與會議,節省時間。
組織會議的人最後一個發言
有些老闆或經理很喜歡開會自己把所有想法和觀點說出來,然後再讓大家討論說建議。這樣很多員工都會下意識地聽從,得不到其他的新建議新想法。再讓大家在會議上提建議,很多時候是得不到答覆的,也起不了討論的效果。
因此,會議組織者先聽完大家的想法,然後再發表自己的意見。
鼓勵員工自己設定工作目標
主動的情緒能夠營造健康良好的辦公氛圍,與其讓員工們被動地接受命令,執行工作,不如鼓勵員工自己設定好工作的目標。積極主動的態度,能讓員工更加有效完成任務,克服困難。注意要求他們在給這個承諾加一個時間限制和進度表,讓這個承諾無懈可擊。
會議是指有組織、有目的的言語溝通活動方式,德魯克在《卓有成效的管理者》裏說,凡是會議過多,一定是管理出了問題。而無效的會議也是管理出了問題。
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