辦公室管理形成性考覈冊答案

辦公室管理形成性考覈冊答案

1.將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。 辦公室實務工作一覽表

序號 國內一般性 國外一般性 國內企業(含外企)

2 [文書製作] 複印資料。 打印文稿及表格

3 [文書處理] 在權限內按自己的意思發出信函。 信函和郵件的處理。

4 [檔案管理] 檔案管理。

5 [會議組織] 安排會議事務，並做會議記錄或綱要。 記錄上司指令及會談、會議內容。

6 [調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。

7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料; 收集及整理各種信息

8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。

9 [接待工作] 接待來訪賓客; 接待賓客和員工的來訪。

10 [協調工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關係。

11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。

12 [日程安排] 替上司定約會並做好記錄;

13 [日常事務"] 閱讀並分類信件 通訊事務、電話;

14 [辦公室管理] 辦公室環境的佈置和整理,保管辦公室設備及用品

15 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項; 執行上司交辦事項辦的事項-]

16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。

17 外出辦事，如銀行、郵局等。

2、公用易耗品主要包括哪些? 辦公用易耗品主要有： (1)信封、紙張; (2)軟盤、光盤等; (3)鉛筆; (4)圓珠筆; (5)簽字筆或鋼筆; (6)修正液或修正帶; (7)印盒;

(8)各種小型機器，如訂書機(包括訂書針)、打孔機、裝訂機(包括裝訂線)、日期 號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等; (9)小刀; (10)日曆等;

(11)其他，如標籤紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大 頭針、紙夾等。

3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關係如何? 文員工作分爲三個步驟：計劃、實施和檢查。

(1)計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，並思考以什麼方法進行效率會最 佳。

(2)實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行;上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施;配合上司預期的期限。

(3)檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，並把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。 其次，說明三個步驟之間的關係。 三者的關係爲：

先作計劃，付諸實施，然後檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯繫形成一個循環。

文員首先要仔細制定計劃，然後根據這個計劃去實施，並嚴格檢查其結果，使得這個結 果對下一次的計劃有所幫助和啓示。

4、按照“優先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作(或家務)計劃書。 本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。

5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方 法的認識。

1.請示方法和報告方法;

2.計劃方法和總結方法;

3.受意方法;

4.傳達方法;

5.進言方法;

6.變通方法和擋駕方法;

7.分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分爲直接受意(即領會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易 於文員判斷和領會)和間接受意(即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發表的意見和看法等)。

受意方法要注意：

(1)善於領會上司意圖，不要曲解上司意圖;

(2)備好記錄本，記錄下指示要點;

(3)注意傾聽，用心判斷指示的用意;

(4)必要時可以提問，直至明瞭意圖爲止，但不要打斷談話;

(5)如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，並要注意方式、態度;

(6)接受指示後，要不失時機地貫徹實施。 結合實際談體會。

我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。 纔開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、 公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的.要點;事後，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根 本就不行。後來，我再次向總經理詢問，並備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意， 才寫出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按 照以上的思路作答;而且要注意結合教材，聯繫實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識 點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學 們在回答本題時要加以注意。