淺談計算機技術在辦公自動化中的應用
關鍵詞:計算機技術;辦公自動化;應用研究
引言:計算機技術是辦公自動化實現決策效能的核心,其功能體現在計算機的硬軟件設施上,辦公自動化運行的環節離不開計算機的設施,兩者相輔相成,共同促進。深度掌握計算機技術在辦公自動化中的應用,能夠減輕工作重量,提高辦事效率的總水平。
一、計算機技術在辦公自動化中的重要性
計算機技術是對信息處理和收集的一個過程,隨着信息社會的深入,企業對辦公水平不斷的要求高質量化。辦公自動化作爲優化工作質量的載體,其工作內容必須準確、及時的.採集企業所需的信息,科學的處理,才能使企業在市場競爭中穩佔先機,提高企業的綜合效率。辦公自動化以工作人員的技術爲主導,運用計算機及通訊技術相結合,形成多樣的辦公模式,具有方便快捷、綜合開放及辦事效率高的特點。它通過收集信息資源,建立企業內部資源共享機制,從而全面提升計算機技術的應用效果。
二、計算機技術在辦公自動化中的應用
(一)構建信息發佈平臺。企業在進行辦公自動化工作時,可以利用計算機技術構建網絡信息交流平臺,發佈企業的綜合信息,使信息的流通快速準確,同時需要工作人員積極配合,對企業信息及時採集和處理。比如,在企業的內部網站上開發企業內部員工論壇,將員工的工作狀況和工作內容等發佈在論壇中,相互交流,吸取工作經驗並要求員工在論壇中發佈工作心得和對工作的建議,提高員工的整體工作效率,有利於企業的正常運營;企業還可以開發信息對外流通平臺,使客戶或同企業能出初步瞭解本企業的經營特點,掌握本企業的基本信息。另外,企業還可以利用計算機技術構建企業內部員工的資料信息平臺,將員工的通訊率和基本信息發佈到企業內部網站,從而提高辦公自動化的工作水平。信息發佈平臺的構建,能及時查閱外部和內部的信息反饋,增強企業對外信息交流的進度,提高企業在市場中的競爭優勢。
(二)強化文檔管理。在進行文檔管理時,企業可以利用計算機網絡系統深度完成文檔的批覆工作。其操作過程由工作人員結合實際工作要求合理完成。對文檔操作的過程、時間、修改和審閱痕跡及操作人的姓民進行保存,方便日後查閱。文檔操作完成後,對文檔進行管理,管理方可分爲擬辦方和承辦方,可以根據文件的重要程度進行安置,然後制定查閱權限,防止員工對文檔信息的更改。在文檔管理中應用計算機技術,能夠方便文檔檢查,保證信息的共享。另外,計算機技術運用在在文檔使用的軟件上,數據、文字、表格的處理是辦公自動化工作的重要組成部分,既能快速的對文檔進行更改和編輯,還能爲文檔提供大量的信息,保證文檔的製作的專業性。計算機技術將紙質文檔轉變爲電子文檔,具有保密且不易丟失的效果,通 過對企業的文檔建立安全的文檔管理數據庫,加強自動化文檔管理的水平,提升工作人員的工作效率。
(三)優化工作流程。企業的工作流程離不開計算機技術。企業在辦公自動化工作過程中,可以協調部門和崗位之間的工作內容,促進企業人才的綜合利用率,部門間的工作內容且具有固定的操作特點,應嚴格按照工作流程辦事,對工作流程進行實時的監控,保證工作的真實性。比如,企業運營過程中公告的擬定、請示、審批及發放等,工作內容相對固定,爲了降低工作人員的操作失誤,可以利用計算機技術制定自動化的工作流程,合理安排資源。
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