辦公自動化條件下電子文件的管理論文

　　一、文書檔案管理辦公自動化的特點

1、辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力是正確運用辦公自動化的最大優勢，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分便捷。

2、文件和文字信息得到充分交流與共享。運用計算機技術使檔案管理由案卷級深入到文件級，由途徑管理髮展爲體系管理，由對檔案外部特徵管理到內、外部特徵合併管理。依託網絡技術的發展，實現檔案信息與載體分離利用，與其它信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率。它不受空間的限制，保證了較高的查全率和查準率，並通過網絡服務的'這個寬廣的平臺，更好地瞭解其他檔案部門工作概況、工作重點和最新最快的檔案信息動態。

3、電子文件保存具有穩定性。

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長的多。紙張中的纖維素在一定的條件下，容易破壞，在檔案保存過程中，稍不注意就可能發生不可挽回的損失。電子文件可選擇不同載體進行多種方式的存儲。如VCD、DVD光碟小容量的U盤，大容量的移動硬盤等，這些載體存、讀方便快捷，易於傳遞且儲存時間長，具有相對穩定性。

　　二、電子文件的歸檔方式

1、藉助計算機信息管理網，開通電子文件專遞網線。隨着各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網，這些文件反映了職能活動的概貌。上傳前對文件格式進行統一轉換，在一定程度上保證了數據的通用性。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，並利用網絡技術向檔案部門傳輸。

2、選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。爲適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越重視信息工作的系統化和標準化水平，由“分散各異”轉向“集中統一”保存有價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑。

3、電子文件保密性受限制。電子文件的內容易於變化，使得文件保密性減弱；電子文件易於修改，內容的變化性要比紙質文件大得多。電子文件不具有特定的字跡，無法從字跡上分辨原始性，而且不能爲每一份電子文件蓋印和親自簽名。

　　三、幾點措施

1、辦公自動化系統內、外網隔離。在內部網絡與外網之間設置物理隔離，過濾進出網絡數據，管理進出網絡的訪問行爲，封堵一些禁止業務，記錄信息內容活動對網絡攻擊的檢測和警告。

2、提高檔案人員的素質。提高

檔案人員業務技能，要從硬件的投入上下功夫，不斷改善硬環境。以“自學爲主，培訓爲輔”，形成可持續教育機制，以確保檔案人員素質，隨時代變化而不斷提高。加大檔案部門間、區域間的系統合作力度，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和增強創新思維。