淺談人事檔案信息化管理

一、人事檔案信息化建設的必要性

傳統人事檔案管理工作中都是採用手工的管理模式，而信息化技術在人事檔案管理工作中應用以後，通過多媒體信息網絡系統可以提供全方位的人事信息，管理者可以快速的獲取人事綜合信息，從而對個人的自然情況、簡歷、素質、特長及政績進行充分的瞭解，而且還可以通過電子檔案快速的查詢到人事檔案中的聲音和影像資料，實現了人事檔案管理的動態化和即時化。有利於全方面的瞭解人事的綜合信息。目前網絡技術的應用，加快推動了人事檔案信息共享的實現，這樣有效的避免了各部門相同信息的重複輸入，而且能夠在第一時間內及時對信息進行更新，避免了重複勞動，有利於勞動效率的提高，信息的時效性也得以進一步增強。人事檔案信息共享的`實現，可以使管理者更全面的瞭解一個人，確保了人事檔案管理工作質量的提升。

二、人事檔案信息化建設的主要內容

(一)存儲管理的信息化

人事檔案是對職工個人和工作相關的信息進行記載，直接關係到職工的切身利益，在職工提拔、晉升職稱、考覈及人事糾紛中都具有較強的證據和法律意義，可以作爲重要的參考，所以對於人事檔案的管理容不得疏忽。在實際工作中，人事檔案中一些信息利用頻率較高，容易受到損壞，所以在當前信息化技術事，可以通過對信息進行數字化和網絡化處理後進行保存和提取，實現對信息的妥善管理。

(二)檔案信息一體化

人事檔案信息化建設需要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和利用的一體化，有效的實現檔案信息的共享，這樣才能更好的爲人事管理提供優質的服務。在實際工作中，人事檔案管理工作中會受到時效性，傳統範圍較廣和地域制約，所以通過檔案管理信息化建設後，這些問題都會得到很好的解決，同時在電子檔案管理工作中，還需要確保信息的保密性和安全性。

(三)建立人事檔案目錄數據庫

人事檔案管理的時間是一個非常漫長的過程，通常一個人的人事檔案都要經過幾十年，甚至要保存更長久，尤其一些重要的人物，他們的檔案具有史料價值，尤其要建立好數據庫。人事變動大而且複雜，以往的紙質檔案，存量大，數量龐大、佔據空間，使得管理和查閱都很不方便，這就更需要加快信息化建設，使得紙質檔案實現電子化的轉變，進一步提高工作效率。

三、人事檔案信息化建設的作用

強化人事檔案信息化建設有着非常重要的作用，將會對單位的人事、組織工作產生重大影響，主要表現在:

(一)爲領導決策提供服務

人事檔案的一個重要作用是幹部的選拔任用，管理好人事檔案有利於組織人事部門“選人用人”，實現人事檔案信息化，檔案信息資源共享後，上級組織人事部門和領導考察各級幹部的工作情況將變得直觀快捷，對於領導瞭解和掌握各級幹部隊伍狀況，考覈現職幹部在“德、能、勤、績、廉，方面的最新信息多起到了無法估量的作用，有效地提高幹部人事檔案信息的利用和使用價值，爲領導決策提供可靠的依據。

(二)能夠及時準確地更新信息，從而使檔案信息更加準確、豐富和完整

(三)解除勞動量，提高管理效率

實現人事檔案數據庫信息化後，電子數據的統計和歸檔，使得檔案管理網絡化，更多地體現自動化、實時化和網絡化，人事信息數據只需一次錄入就可以多次反覆利用，在局域網內部進行數據共享。人事檔案信息化後，將檔案管理人員從煩瑣的手工勞動中解脫出來，空餘出來的時間可以多充電，進修檔案管理知識，及時學習和提高，管理人員有充足的時間鑽研業務開拓創新，有利於檔案管理員業務水平的提高。

(四)有利於人事檔案紙製載體的保護

紙製人事檔案是最原始的證據材料，它具有非常權威的客觀性，檔案管理的重點就是對紙質檔案的有效保護。人事工作中經常要查詢有關人員的信息，不利於紙質檔案的保存，信息化後，人員的信息都可以從數據庫中求得，有利於人事檔案紙製載體的保護。

四、結束語

在當前社會快速發展的大背景下，人才成爲最重要的資源，社會發展過程中對人才的需求和標準不斷提高，這也使人事檔案管理工作的重要性日益體現出來。隨着我國人事檔案數量和種類的不斷增加，傳統的人事檔案管理模式已無法適應當前社會對人事檔案的需求，所以需要加快人事檔案信息化建設，利用信息技術和現代科學技術來改善和優化人事檔案管理的模式，從而更好的推動人事檔案信息化建設。