辦公室檔案管理辦法

辦公室檔案管理辦法1

1.文書檔案管理。文書檔案包括上級領導機關來文、學校發文，包括各種通知、決定、批覆、下達的計劃等;本館制定的規章制度、規則、細則、辦法、公約等，對此類檔案資料的管理做到：

1)凡應歸檔的資料、文件，應在工作告一段落後，及時整理原始資料分類歸檔。

2)對上級下發的有關文件，館領導閱後，及時收回歸檔並做好登記，存放辦公室備查。

3)對所保管的文件，應定期清點，凡與本館有關的備查文件原件歸檔，副件保留。

4)年底按檔案類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

2.業務檔案的管理。業務檔案包括日常業務工作統計、工作計劃、專題規劃、工作總結、業務報表、文獻採購留存、館長辦公會及館務會議紀要、圖書館大事等。對此類檔案資料的管理應做到：

1)各部室做好工作統計，每月上報辦公室歸檔。

2)業務報表，要留底歸檔存查。

3)工作計劃、專題規劃、工作總結、採購留存、館長辦公會議紀要等，要及時分類歸檔。

4)年底按業務類別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

3.人事檔案的管理。人事檔案包括圖書館職工的基本情況、科研情況、考覈、獎勵情況、先進模範典型材料等。對此類檔案的管理做到：

1)掌握本館職工的學歷、專業、年齡、業務、職稱、工作履歷等基本情況，對調入、調出及離退休人員及時填寫登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。

2)及時準確記錄本館各業務部門人員的調動情況及知識結構，年齡層次、職稱結構情況。

3)及時做好職工的考勤、考覈、獎勵與處分情況的記錄，要歸檔存留備查。

辦公室檔案管理辦法2

爲加強校研究生會辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條 各部門平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。

第二條 各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監督和指導，並做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條 文件立卷歸檔範圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發文電，內部文件，各種會議文件，文件彙編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔範圍。

第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯繫，區分文件的保存價值，便於保管和利用。

第五條 立卷方法。根據立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將文件按其形成或針對的.年度分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

5、保管期限分爲永久、長期、短期三種。

(1)永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長遠利用價值的文件，劃爲永久保存。

(2)長期保存。凡是在相當長時間內部門需要查考的文件，劃爲長期保存。長期保存爲15年至50年。

(3)短期保存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種文件，劃爲短期保存。短期保存爲15年以下。

第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批覆、轉發件與原件，應組合在一起。

2、會議文件應單獨組合。

3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

第七條 檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它文件按文件的重要程度或形成時間先後排列。

第八條 文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷燬手續。

第九條 歸檔時間。部門應於活動後一週內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條 歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

第十一條 案卷文件一式兩份，一份作爲紙製文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室,電網檔案盒。

二、檔案的管理和利用

第十二條 辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

第十三條 經鑑定失去保存價值需要銷燬的檔案，應經分管主席審查批准後，按程序進行檔案銷燬。

第十四條 辦公室的管理貫徹“以防爲主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。

第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。

第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查,檔案盒，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。

第十七條 辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十八條 平時彙集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯繫。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得複印件,幹部檔案盒，以便存檔和查閱。

第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密。