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辦公室接待禮儀19篇

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辦公室接待禮儀1

1.多給別人鼓勵和表揚，儘量避免批評、指責和抱怨，不要逼別人認錯。

2.要學會傾聽。不要說得太多，想辦法讓別人多說。

3.如果你要加入別人的交談，先要弄清楚別人究竟在說什麼。

4.交談之前儘量保持中立、客觀。表明自己的傾向之前先要弄清楚對方真實的傾向。

5.注意對方的社交習慣並適當加以模仿。

6.不要因爲對方是親朋好友而不注意禮節。

7.別人有困難時，主動幫助，多多鼓勵。

8.不要輕易打斷、糾正、補充別人的談話。

9.儘可能談論別人想要的，教他怎樣去得到他想要的。

10.始終以微笑待人。

11.做一個有幽默感的`人。但是在講笑話的時候千萬不要只顧着自己笑。

12.以謙卑的姿態面對身邊的每一個人。

13.跟別人說話的時候儘量看着對方的眼睛，不管你是在說還是在聽。

14.轉移話題要儘量不着痕跡。

15.要學會聆聽對方的弦外之音。也要學會通過弦外之音來委婉地表達自己的意思。

16.拜訪別人一定要事先通知。

17.不要在別人可能忙於工作或者休息的時候打電話過去。除非是非常緊急的事情。

18.給別人打電話的時候，先問對方是否方便通話。

19.嘗試着跟你討厭的人交往。

20.你在背後說任何人的壞話都遲早有一天傳入這個人的耳朵。

21.不要說尖酸刻薄的話。

22.牢記他人的名字。養成偶爾翻看名片簿、電話本的習慣。

23.一件事情讓兩個人知道就不再是祕密。

24.一定要尊重對方的隱私，不管是朋友還是夫妻。

25.很多人在一起的時候，當你與其中某個人交談，請不要無視其他人的存在。

26.要勇於認錯。

27.做一個脫離低級趣味的人。

28.給予他人同情和諒解。

29.儘可能用“建議”取代“命令”。

30.不要輕易做出承諾。承諾的事情就一定要儘可能做到。

辦公室接待禮儀2

一、打電話接待禮儀

1、不打無準備之電話。打電話的人作爲主動行爲者，應該考慮到被動接聽者的感受。打電話時要有良好的精神狀態，站着最好，坐着也行，但不要躺着，或歪靠在沙發上，那勢必發出慵懶的聲音，更不能邊吃東西邊打電話。拿起聽筒前，應明白通話後該說什麼，思路要清晰，要點應明確。

2、選擇適當的通話時間。原則是儘量少打擾對方的作息。一般而言，三餐時間，早七點(假日八點)以前，晚十點以後，對方臨出門上班、臨下班要回家時，不宜打電話。除非有萬不得已的特殊情況，切忌半夜三更打電話，以免驚擾對方及其家人。通話時間也要控制，儘量長話短說。

3、注意說話禮貌。打電話始終要用禮貌語，常用的有：您好、我說清楚了嗎、謝謝、再見、晚安。打電話時，應作簡要的問候、自我介紹並說出要求通話的人，切忌說你知道我是誰嗎?猜猜看!之類的話。音量要適中，以對方聽得清晰爲準。語速要稍緩，語氣應平和，給對方以親切感，但不可拿腔拿調、裝腔作勢。接聽電話時，以禮貌用語通報自己的單位名稱，一方面做了禮節性的問候，又能讓對方聽清楚你的單位。當電話交談要結束時，須詢問對方，這既是尊重對方也是提醒對方，最後以再見之類的禮貌語結束。

4、轉接電話有分寸。如果對方要傳呼其他同事，接聽者應該熱情地告訴對方，如：好的，請稍候。然後用手捂住受話器，或去請或直接把話筒遞給同事。如果同事不在場，接聽者應委婉地說：需要轉告嗎?，可以留下您的電話嗎?，切忌以一聲不在、沒看到即掛斷。

5、接打手機要文明。手機禮儀既有電話禮儀的共性，還有其特殊的規範。手機的基本特點在於移動性，可能把噪音帶到任何場所，因此手機使用者要特別注意顧及他人。在一般情況下，要讓手機處在開機狀態，隨身攜帶，以便及時接聽，不讓對方焦急等待，也不讓遠離主人的手機吵煩他人。在不便及時接聽的情況下，一有機會，就要及時回話並說明原因，致以歉意。在特殊場合，比如在開車、開會、動手術、講課、表演、會談時，在影劇院、醫院、音樂廳、圖書館裏，在飛機、公交車、賓館大堂上你不能旁若無人地打手機。打手機應特別注意說話簡潔，節約通話時間。如果對方正在路上或在辦事或處在不宜多說話的場合，就更應長話短說。最好要通報一下自己所在的方位，以便對方判斷各自的處境。

二、當面接待禮儀

1、接待羣衆來訪。要態度誠懇熱情，認真聽取意見和建議;對羣衆反映的問題，按有關政策的法律、法規的規定，解答清楚;能夠當即辦理的事情立即辦理，一時解決不了的問題與羣衆約定時限，向領導彙報後，協調有關部門加以解決。

2、接待上級來訪。接待要周到。對領導交待的工作要認真聽、記;領導瞭解情況，要如實回答;如領導是來慰問，要表示誠摯的謝意。領導告辭時，要起身相送，互道再見。

3、接待下級來訪。下級來訪，接待要親切熱情。除遵照一般來客禮節接待外，對反映的`問題要認真聽取，一時解答不了的要客氣地回覆。來訪結束時，要起身相送。

三、接待上級檢查彙報禮儀

1、遵守時間，不失約定。應樹立極強的恪守時間的觀念，不要過早抵達，使上級準備未畢而難堪，也不要遲到，讓上級等候過久。

2、進門前先輕輕敲門，經允許後才能進門。不可大大咧咧，破門穿堂，即使門開着，也要用適當的方式告訴上級有人來了，以便上級及時調整體態、心理。

3、精神飽滿，儀態端莊。站有站相，坐有坐相，文雅大方，彬彬有禮。。

4、彙報實事求是，口音吐字清晰。有喜報喜，有憂報憂，語言精煉，條理清楚，不可察言觀色，投其所好，歪曲或隱瞞事實真相。

5、保持冷靜，維護形象。彙報工作出現上級不注意禮儀時，不可衝動，仍然要堅持以禮相待，也可以以身示範來暗示上級糾正錯誤，或者直言相陳，但得注意言辭的藝術性。

6、告辭禮貌，細緻周到。彙報結束後，上級如果談興猶在，不可有不耐煩的體態語產生，應等到由上級表示結束時纔可以告辭。告辭時，要整理好自己的材料、衣着與茶具、座椅，當領導送別時要主動說謝謝或請留步。

四、接待下級彙報工作禮儀

1、如果已約定時間，應準時等候，如有可能可稍提前一點時間，並做好記載要點的準備以及其他準備。

2、及時招呼彙報者進門入座。不可居高臨下，盛氣凌人，大擺官架子。

3、當下級彙報時，可與之目光交流，配之以點頭等表示自己認真傾聽的體態動作。對彙報中不甚清楚的問題可及時提出來，要求彙報者重複、解釋，適當提問，但要注意所提的問題不至於打消對方彙報的興致。

4、不隨意批評、拍板，要先思而後言。

5、聽取彙報時不要有頻繁看錶或打哈欠、做其他事情等不禮貌的行爲。

6、要求下級結束彙報時可以通過合適的體態語或委婉的語氣告訴對方，不能粗暴打斷。

7、如果已到了吃飯時候，可挽留下級吃便飯。

8、當下級告辭時，應站起來相送。如果聯繫不多的下級來彙報時，還應送至門口，並親切道別。

辦公室接待禮儀3

1、早做準備，保持辦公室優雅環境

辦公室平時也應保持優雅、整潔的環境。如有客人來訪，則更應保持較高水平的工作條件。客人來訪，一般是會早打招呼、早有約定的。得知客人來訪消息後，應告知有關部門早做準備，把辦公室收拾得乾淨利落。窗戶要明亮，桌椅要整潔，東西要整齊有序，空氣要清新。冬季要溫暖，夏季要涼爽。茶水早備好，對有的客人還可備些水果。如果來客較多，或客人規格較高，來訪的`目的又比較嚴肅，也可以在專門的會議室(會客室)接待。會議室(會客室)也應早做準備，以迎客人。

2、準備好有關材料

客人來訪前的準備工作，除了接待場合(辦公室或會議室、會客室)精心佈置外，還有一項重要任務就是材料的準備。客人來訪，是參觀本單位某某部門，還是瞭解、考察某項工作?是商洽某方面的問題，還是研究相互合作事宜?務必做到心中有數。有關客人來訪的目的，一般對方早已提前告知，應根據雙方商定的會談事宜，或客人的請求，讓有關人員早做準備。需要什麼數字、情況、資料，事先提供出來，該打印的打印，該論證的論證，該先拿出初步意見的先統一內部口徑。省得客人來後現找現查，或無法表態，顯得被動。

3、工作人員禮貌接待

客人到來，要抽調若干工作人員進行接待。接待的工作人員，有的是服務、禮儀接待，比如引導、倒茶倒水、留飯宴請的熱情招待等;有的是工作需要接待，比如參加會談、介紹情況、參與商討等。無論負責哪方面的工作人員，都應衣着整潔，走路輕盈，儀態大方，待人彬彬有禮。在與客人會談過程中，無關人員應自動退避。至於禮儀、服務人員，應定時敲門而進，倒茶續水，取換毛巾，進行熱情服務;但服務不應影響主客雙方會談，要保持現場的安靜。服務完畢應輕輕退出。

4、送客

若客人辦事已畢要走，一定要送別。辦公室相關人員也要隨之送行。客人若自備車輛，工作人員可早些通知司機(或由客人方工作人員自行通知)。若需本單位送回，需要早做車輛安排，勿使之久等。可視情況，決定送至辦公室門口或單位大門口。送別時應說些客氣話：“歡迎再來”、“歡迎常聯繫”、“接待不周，請多原諒”等。

辦公室接待禮儀4

1.主席臺必須排座次、放名籤，以便領導同志對號入座，避免上臺之後互相謙讓。

2.主席臺座次排列，領導爲單數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在l號領導右手位置;領導爲偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在l號領導右手位置。

3.幾個機關的領導人同時上主席臺，通常按機關排列次序排列。可靈活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往後排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來賓，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務略低於主人一方領導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較爲得體。

4.對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場後，要安排在休息室稍候，再逐一覈實，並告之上臺後所坐方位。如主席臺人數很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名籤，防止主席臺上出現名籤差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名籤，謹防錯別字出現。

接電話禮儀辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，並終保持輕鬆、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，×××(辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應用簡稱)”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地說“請稍等”，並馬上轉接過去。

如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的`。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的藉口擋駕，或者轉到相關部門處理。

鑑於前臺每天要接很多電話，爲防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。

來訪者接待前臺在崗位上一般是坐着的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：“您好，請問您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰，並確認是預約之後，請來訪者稍等，立即幫其聯繫。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規範的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者並說向其說明，不要扔在那裏不管。

如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺接待應該用規範的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開着的，也要先敲門，獲得許可後再請來訪者進入，爲來訪者倒好茶後，前臺就要返回崗位。當然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。

如果來訪者知道找誰，但沒有預約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關同事或領導助理/祕書，×××單位的×××來訪，不知道是不是方便接待。出於對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，爲一下步的處理留下了餘地。

送賓禮節俗話說：“出迎三步，身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節。送別客人時，祕書應根據實際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要爲客人打開車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪裏，都要面帶微笑，揮手目送客人遠去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成“逐客”的誤會。

重要的訪問應當舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時，要安排送賓線，即在送賓時，爲了表示隆重，同時也便於主客雙方相互話別，主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數及安排與迎賓類似。同時，有時還可安排送花。送別時，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時送花一樣，也要注意有關的禁忌。

辦公室接待禮儀5

一、辦公室的日常接待禮儀

迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作，除了熱情和真誠，禮儀常識必不可少。迎來送往，是日常接待工作的主要方面。

1、辦公室日常迎賓

祕書在辦公室接待來訪的客人，既有預先約定的，也有臨時無約的“不速之客”。不管是有約的還是無約的，祕書都應熱情地以禮相待。

當來賓若是熟悉且依約前來的，祕書可親切地與其握手並禮貌地將其引到事先安排好的會談地點。對首次到訪的來賓，不管有約無約，祕書都應誠懇地進行自我介紹，然後或確認或恭敬而禮貌地詢問來賓身份，並與其握手致意，必要時可與來賓禮貌地交換名片。

對有約的、重要的，或是遠道而來的來賓，爲了表示鄭重、尊敬和熱情、友好，主人（多數是祕書）應提前到達預先約定的地點或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當來賓乘坐的車輛駛近時，應面帶微笑，揮手招呼致意，以示“我們在此已經恭候多時了，歡迎您的光臨”之意。

2、辦公室之在外迎賓

有時，祕書必須陪同或代表領導到機場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓，或在接待活動地迎接來賓，這相對於辦公室日常迎接來說，程序更爲複雜些，禮儀禮節要求也更爲講究。

迎賓時，主人應提前到達迎接地點。來賓到達後，主人應上前熱情地招呼、問候，然後或自我介紹，或互相介紹，或交換名片。如果與來賓是初次見面，祕書可事先準備好寫有如“歡迎__公司__先生一行”之類醒目文字的接站牌。

對重要的來賓，可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時，要安排迎賓線，即在迎賓時，爲了表示隆重，同時也便於主客雙方相互致意，主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內，也可安排在門外，但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務的高低排列，排列方式可是“一字式”或“雁字式”。

歡迎重要來賓時，有時還要安排送花。送花時，一般宜選擇代表“友誼、喜悅、歡迎”花語的花卉，如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓，送花時，一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風俗。

一般來說，以紅色花系或紫色花係爲佳，忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數目上，西方人送花一般是單數，但不能送13朵。

3、送賓禮節

俗話說：“出迎三步，身送七步。”這是迎送客人的最基本禮節。送別客人時，祕書應根據實際情況，將客人送至辦公室（或接待室）門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要爲客人打開車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪裏，都要面帶微笑，揮手目送客人遠去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成“逐客”的誤會。

重要的訪問應當舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時，要安排送賓線，即在送賓時，爲了表示隆重，同時也便於主客雙方相互話別，主方人員列隊送別來賓。送賓線的人數及安排與迎賓類似。同時，有時還可安排送花。

送別時，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時送花一樣，也要注意有關的禁忌。

二、辦公室的日常接待儀表要求

頭髮：辦公室人員的夠發要經常清洗保持清潔，做到無異味，五頭皮屑；男士的頭髮前邊不能過眉毛，兩邊不能過鬢角；女士在辦公室儘量不要留披肩發，前邊劉海不能過眉毛。

指甲：指甲不能太長，應經常注意修剪，女性職員塗指甲油要儘量用淡色。

面部：女士職員要化淡妝上崗，男士不能留鬍鬚，鬍鬚要經常修剪。

口腔：保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品。

服裝：工作場所的服裝應清潔、方便，不追求修飾。具體要求是：

1、襯衫：無論是什麼顏色，襯衫的領子與袖口不得污穢。

2、領帶：外出前或要在衆人面前出現時，應配戴領帶，並注意與西裝、襯衫顏色相配。領帶不得骯髒、破損或歪斜鬆馳。

3、鞋子應保持清潔，如有破損應及時修補，不得穿帶釘子的鞋。

4、女性職員要保持服裝淡雅得體，不得過分華麗。

5、職員工作時不宜穿大衣或過分雍腫的服裝。

三、辦公室的日常接待要點

1、立刻招待來訪的客人

大部分來訪的客人對單位來說都很重要，要表示友好熱情和願意提供服務的態度。如果你正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意，但不需要馬上起來迎接，也不必與來客握手。

2、熱情主動問候客人

打招呼時，應輕輕地點頭並面帶笑容。如果是老客戶，稱呼要顯得比較親切。

3、陌生的客人光臨時

務必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問：請問貴姓？請問您是哪家單位？

4、有客人未預約來訪時

不要直接回答領導在或不在，而要告訴對方：“我去看看他是否在。”同時婉轉地詢問對方來意：“請問您找他有什麼事？”如果對方沒有通報姓名則必須問明，儘量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與領導見面。

5、判斷來客的'身份

要事先了解領導是願意隨時接待任何來客，還是喜歡視情況而定，一般可以將來客分爲幾個種類：

（1）客戶；

（2）工作上的夥伴，搭檔；

（3）家屬，親戚；

（4）私人朋友；

（5）其他。

在沒有預約的情況下，通常可按照以上順序來決定何者爲先。如果來客非常重要，就不要私自擋駕。

6、謝絕會晤說明理由，並表示歉意

不要在沒取得領導的同意以前就確認你另定的約見時間，告訴來客：“我能否給您回電話再確認時間？”

7、未經領導同意，不輕易引見

即使是事先有預約的來客光臨，也要先通報領導（用電話聯繫或親自前去報告），等候指示。倘若沒有預約，即使是你認爲領導肯定會接見的客人，也不可擅自引見。

8、如果領導不在或一時聯絡不上

應該向重要來客說明原因，表示將主動聯絡或協助安排另一約見時間。如果對方表示同意，應向對方探詢其通訊地址以及聯絡時間。

9、讓來客等候時要注意

熱情招呼客人，以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪，請其等候爲合情合理。請對方在適當的位置坐下，接待室平常要準備些報刊雜誌，備有介紹本單位的的宣傳品，供來訪客人閱讀。客人就坐的位置應與你的座位保持一段距離，這樣，在你離座時，對方不會看到你辦公桌上的文件。

10、帶路時走在客人前方

帶路時要邊留意客人的步伐，走在客人前方2—3步遠的位置，邊引導，可說：“請往這邊走。”走到拐彎處時要暫停，以手指示方向，並向客人說：“請這邊走。”

在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電鈕後示意客人先進先出：“請上電梯。”“請下電梯。”開門關門時留意手不要交叉或揹着手開門。手把在右側的門用左手開，在左側的用右手開，這樣姿勢會更優美。

若是向內開的門，則應你先進，並用手按住門說：“請進”，等客人進來後再鬆開門。

辦公室接待禮儀6

1當面接待扎儀

上級來訪，接待要周到。對領導交待的工作要認真聽、記;領導瞭解情況，要如實回答;如領導是來慰問，要表示誠摯的謝意。領導告辭時，要起身相送，互道"再見"。

下級來訪，接待要親切熱情。除遵照一般來客禮節接待外，對反映的問題要認真聽取，一時解答不了的要客氣地回覆；來訪結束時，要起身相送。

2電話接待的基本要求

(1)電話鈴一響，拿起電話機首先自報家門，然後再詢問對方來電的意圖等接待禮儀常識接待禮儀常識。

(2)電話交流要認真理解對方意圖，並對對方的談話作必要的重複和附和，以示對對方的積極反饋。

(3)應備有電話記錄本，重要的電話應做記錄。

(4)電話內容講完，應等對方結束談話再以"再見"爲結束語。對方放下話筒之後，自己再輕輕放下，以示對對方的尊敬。

3引見時的禮儀

到辦公室來的客人與領導見面，通常由辦公室的工作人員引見、介紹接待禮儀常識文章接待禮儀常識在引導客人去領導辦公室的路途中。工作人員要走在客人左前方數步遠的位置，忌把背影留給客人；在陪同客人去見領導的這段時間內，不要只顧悶頭走路，可以隨機講一些得體的'話或介紹一下本單位的大概情況。

在進領導辦公室之前，要先輕輕叩門，得到允許後方可進入，切不可冒然闖入，叩門時應用手指關節輕叩，不可用力拍打。進入房間後，應先向領導點頭致意，再把客人介紹給領導，介紹時要注意措詞，應用手示意，但不可用手指指着對方。介紹的順序一般是把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的;把男同志介紹給女同志;如果有好幾位客人同時來訪，就要按照職務的高低，按順序介紹。介紹完畢走出房間時應自然、大方，保持較好的行姿，出門後應回身輕輕把門帶上。

辦公室接待禮儀7

外單位客人到本單位來訪，無論是辦事、求助，還是取經、調研等，一般都是在辦公室進行。在辦公室裏接待客人，有如下一套禮儀：

早做準備，保持辦公室優雅環境

辦公室平時也應保持優雅、整潔的環境。如有客人來訪，則更應保持較高水平的工作條件。

客人來訪，一般是會早打招呼、早有約定的。得知客人來訪消息後，應告知有關部門早做準備，把辦公室收拾得乾淨利落。窗戶要明亮，桌椅要整潔，東西要整齊有序，空氣要清新。冬季要溫暖，夏季要涼爽。茶水早備好，對有的客人還可備些水果。

總之，辦公室是領導的辦公場所，是本單位的門面，反映出接待人員的精神面貌和工作作風，代表着單位形象，必須認真佈置。當然，也不必豪華闊氣。

如果來客較多，或客人規格較高，來訪的目的又比較嚴肅，也可以在專門的會議室（會客室）接待。會議室（會客室）也應早做準備，以迎客人。

準備好有關材料

客人來訪前的準備工作，除了接待場合（辦公室或會議室、會客室）精心佈置外，還有一項重要任務就是材料的準備。客人來訪，是參觀本單位某某部門，還是瞭解、考察某項工作？是商洽某方面的問題，還是研究相互合作事宜？務需心中有數。有關客人來訪的目的，一般對方早已提前告知，應根據雙方商定的會談事宜，或客人的'請求，讓有關人員早做準備。需要什麼數字、情況、資料，事先提供出來，該打印的打印，該論證的論證，該先拿出初步意見的先統一內部口徑。省得客人來後現找現查，或無法表態，顯得被動。

工作人員禮貌接待

客人到來，要抽調若干工作人員進行接待。接待的工作人員，有的是服務、禮儀接待，比如引導、倒茶倒水、留飯宴請的熱情招待等；有的是工作需要接待，比如參加會談、介紹情況、參與商討等。

無論負責哪方面的工作人員，都應衣着整潔，走動輕盈，儀態大方，待人彬彬有禮。風風火火，莽莽撞撞，衣帽不整，言談粗俗，是對客人的不禮貌，也會使本單位大失體面。

在與客人會談過程中，無關人員應自動退避。至於禮儀、服務人員，應定時敲門而進，倒茶續水，取換毛巾，進行熱情服務；但服務不應影響主客雙方會談，要保持現場的安靜。服務完畢應輕輕退出。

送客

若客人辦事已畢要走，一定送別。辦公室相關人員也要隨之送行。

客人若自備車輛，工作人員可早些通知司機（或由客人方工作人員自行通知）。若需本單位送回，需要早做車輛安排，勿使久等。

可視情況，決定送至辦公室門口或單位大門口。送別時應說些客氣話：“歡迎再來。”“歡迎常聯繫。’川接待不周，請多原諒”等。

辦公室接待禮儀8

及時接聽

接電話時，電話鈴一響，無其他特別要緊的事情，都應主動接電話。一般電話鈴響3下，必須接電話。拿起話筒後，應立即說“您好!”然後通報自己的單位名稱，根據情況還可報上姓名，如“這裏是×××辦公室，我是××”。電話鈴響了較長時間後才接電話，應首先向對方致歉：“您好，對不起，讓您久等了。”如果接到撥錯的電話，應當客氣地告訴對方打錯了，不要使對方尷尬。

文明應答

對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應該主動問：“請問您是哪位?我能爲您做什麼?您找哪位?”當對方說明要找的人後，應說“請稍等”，然後找受話人。如果受話人雖在，但有事無法分身，可禮貌地向對方解釋並提出建議，以免浪費對方時間，如“王先生現在正忙，您過5分鐘再來電話吧?”如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋並提出建議，如“王先生不在(不在的原因)，我能幫您什麼忙嗎?”

認真傾聽

在接電話的過程中，應避免打斷對方的講話，可視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂，致歉後再請求對方重複。對重要的內容應記錄，並請求對方重複確保無誤。在電話交談結束時，應謙恭地問一下對方：“請問您還有什麼事情嗎?”當確認對方已經講完之後，方可結束通話。掛電話時，切忌沒有致結束語就掛機或是掛機動作突然、用力過大，使對方產生誤解。

接聽細節

從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮儀規範，不可疏漏任何一個環節。接聽電話時，應注意嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的`講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼着香菸、嚼着口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語，而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當對方要找的人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的來意。

聲音親切

拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以爲笑容只能表現在臉上，它也會藏在聲音裏。你在微笑，電話就會傳遞你的微笑;你是快樂的，電話也會傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音，會讓對方對你產生良好的印象。如果繃着臉，聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意着你的聲音，包括語調和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中。

做好記錄

電話接聽記錄是辦公室工作的重要文檔資料，是領導安排工作、調度工作、上情下達、檢查督促、界定責任的重要依據。辦公室工作人員要養成這樣一種習慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時記錄有用信息。如會議通知就要準確記錄會議名稱、開會時間、地點、座位號及會議要求，並及時將情況報告相關領導及參會人員。

辦公室前臺電話接待禮儀

辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，並終保持輕鬆、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

如果要求轉接領導電話、對方又知道領導姓名，不知道分機號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的藉口擋駕，或者轉到相關部門處理。

鑑於前臺每天要接很多電話，爲防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的聲音效果。

辦公室接待禮儀9

一、及時接聽

如果電話鈴聲一響起，就應立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時，就會反映出一個人散漫的態度，而且應該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩幹代接。

在接電話時，我們提倡“鈴響不過三”：接聽電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來遲。也不要鈴響過一次，就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚，如有持殊原因致使鈴響許久後才接，要在和劉方通話時向對方說明情況，棱示歉意。

正常情況下，不允許不接聽來電，特別是“應約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門，就會讓對方嚇一跳，而且還會認爲你清閒得聚精會神地等着別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答，又會被認爲沒有人在，或者是不想理。

二、確認對方

一般情況下.對方打來電話後都會主動介紹自己。如果對方打來電話，沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚，你就應該主動問;“請問您是哪位價我能爲您做什麼?您找哪位?”但是，人們習慣性的做法是，拿起電話聽筒後便會向對方盤問：“喂：哪位”這讓對方會感到阿生而且感情疏遠，缺少人情昧。接起電話。拿起聽筒後應首先自我介紹：：“您好，我是某某某”

三、非常規電話的處理

如果接到打錯的電話，不要發怒更不能出口傷人，正確做法是簡短向對方說明情況後掛斷電話。有時候接起電話，問候多聲卻聽不見對方說話，這時絕對不可以不外青紅皁白，認爲是惡意騷擾電話而破門大罵。因爲，這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音，但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級，聽到你在這端破口大罵，會造成什麼樣的後果。如果對方是惡意騷擾的話，應簡短而嚴歷地批評對方。不必長篇大淪，更不應該說髒話;如果問題嚴重，可以考慮報警解決。

四、分清主次

1.接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行爲，吃東西邊是失禮。

2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話，可向其歉意地說明不能立即通話的原因，並求諾稍後再聯繫。

3.接聽電話時如果有別的電話打進來，千萬不要不理睬，因爲很可能是急事。可請求正在通話的一方稍等片刻，並對其講明原因，然後立即去接另一個電話，問清情況後先訪對方稍候，或晚會兒再打進來，之後再繼續和前者通話。

4.不能因爲圖清淨隨便撥下電話線。

五、規範地代接電話

代別人接電話時。要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人，所爲何事，但不要詢問對方和所找人的關係。

1.尊重別人隱私。代接電話時，忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方託你轉達的事情。

2.記憶準確要點：如果對方要找的人不在，應先詢問對方是否需要代爲轉讓。如對方有此意願，應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容，如對方姓名、單位、電話、通話要點等，以免事後忘記，對方講完後，應再與其驗證一遍，避免不必要的遺漏。

3.及時傳達內容。代接電話時，要先弄清對方要找誰，如果對方不願問答自已是誰，也不要勉強。如果對方要找的人不在，要如實相告，然後再詢問對方“還有什麼事情?”這二者不能顛倒先後次序。之後要在第一時間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什麼原因、都不能把自己代人轉達的內容，託他人轉告。

六、錄音電話

1.留言製作要規範。留言內容一般包括這麼幾項：問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。

2.如非很必要，儘量少使用錄音電話，要及時處理錄音電話上打進來的電話。

辦公室電話接待須知

文明應答

認真傾聽

接聽細節

從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮儀規範，不可疏漏任何一個環節。接聽電話時，應注意嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼着香菸、嚼着口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語，而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當對方要找的'人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的來意。

聲音親切

做好記錄

辦公室接待禮儀10

茶具要清潔

客人進屋後，先讓座，後備茶。沖茶之前，一定要把茶具洗乾淨，尤其是久置未用的茶具，難免沾上灰塵、污垢，更要細心地用清水洗刷一遍。在沖茶、倒茶之前最好用開水燙一下茶壺、茶杯。這樣，既講究衛生，又顯得彬彬有禮。如果不管茶具乾淨不乾淨，胡亂給客人倒茶，這是不禮貌的表現。人家一看到茶壺、茶杯上的斑斑污跡就反胃，怎麼還願意喝你的茶呢?現在一般的公司都是一次性杯子，在倒茶前要注意給一次性杯子套上杯託，以免水熱燙手，讓客人一時無法端杯喝茶。

茶水要適量

放置的茶葉不宜過多，也不宜太少。茶葉過多，茶味過濃;茶葉太少，衝出的茶沒啥味道。假如客人主動介紹自己喜歡喝濃茶或淡茶的習慣，那就按照客人的'口味把茶衝好。倒茶時，無論是大杯小杯，都不宜倒得太滿，太滿了容易溢出，把桌子、凳子、地板弄溼。不小心，還會燙傷自己或客人的手腳，使賓主都很難爲情。當然，也不宜倒得太少。倘若茶水只遮過杯底就端給客人，會使人覺得是在裝模作樣，不是誠心實意。

端茶要得法

按照我國人民的傳統習慣，只要兩手不殘廢，都是用雙手給客人端茶的。但是，現在有的年輕人不懂得這個規矩，用一隻手把茶遞給客人了事。雙手端茶也要很注意，對有杯耳的茶杯，通常是用一隻手抓住杯耳，另一隻手托住杯底，把茶端給客人。沒有杯耳的茶杯倒滿茶之後周身滾燙，雙手不好接近。有的同志不管三七二十一，用五指捏住杯口邊緣就往客人面前送。這種端茶方法雖然可以防止燙傷事故發生，但很不雅觀，也不夠衛生。請試想，讓客人的嘴舔主人的手指痕，好受嗎?

添茶要及時

如果上司和客戶的杯子裏需要添茶了，你要義不容辭地去給他們添茶。你可以示意服務生來添茶。讓服務生把茶壺留在餐桌上，由你自己親自來添則更好——這是不知道該說什麼好的時候最好的掩飾辦法。當然，添茶的時候要先給上司和客戶添茶，最後再給自己添，這樣也體現出自己對上司和客戶的尊重。

辦公室接待禮儀11

文祕辦公室接待的禮儀常識

(1)接待來訪禮儀

人們經常會出於各中原因來辦公室找祕書，所以祕書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對祕書工作能否順利開展也有很大關係。

如果因工作繁忙暫時無法接待來訪者，應首先致歉然後詢問來訪者是稍作等待還是另約時間，切不可讓他人無故等太久。當來訪者是上級或長者時,祕書要站起來握手以示歡迎。來訪者是爲了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行爲表明你是在認真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當出現矛盾和意見分歧時，要剋制自己的情緒，以平和的態度處理。

在交談處理事務過程中,能立刻解決或答覆的問題要及時處理,不能擺架子或故意拖延時間;對於不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時間予以解決或商討。如果來訪者來訪時間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手錶、起身等行爲身體語言告訴對方結束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態度草草結束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。

(2)拜訪禮儀

對外聯繫是祕書工作的重要內容之一，出於各種原因，祕書人員經常要拜訪他人。瞭解和掌握拜訪禮儀，可以幫書祕書人員圓滿順利地完成工作任務。

拜訪時首要的禮儀是準時赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達。萬一出現意外的緊急情況要遲到時，一定要打電話向對方說明理由，表示歉意。爲了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預約，赴約前一天再次確認一下時間和地點。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面後,如果是初次見面要主動自我介紹,如果是熟人,也要先問候並握手致意。談話時應開門見山，不要海闊天空，浪費時間。說話時要注意對方的反應，要給對方講話、答覆的'時間，不要一個人滔滔不絕。對對方的舉動要十分敏感，當對方有結束談話的意思時要及時起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。

(3)彙報工作時的禮儀

向上級彙報工作是祕書的重要工作內容之一。祕書人員掌握正確的彙報工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時也可以暢通無阻地和領導交流，提高辦事效率。

由於領導工作繁忙，祕書人員和領導約好的談話時間一定要嚴格遵守，不可失約。恪守時間是祕書人員的基本素質要求之一。赴約時不要過早抵達以免領導還沒做好準備而出現難堪的局面;也不要遲到，讓領導等候。進領導辦公室前，要輕輕敲門，經允許後方可入內。如果領導辦公室的門是開着的，也要敲門以提醒領導及時調整好自己的狀態。

彙報時，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。彙報過程中，領導有任何的意見和建議要及時紀錄下來以便談話結束後整理補充原有的材料。彙報結束後，如果領導談興猶濃，不可有不耐煩的表現，要等領導表示結束後方可告辭。告辭時要整理好自己的衣着、座椅等，當領導送別時要主動說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌

(4)辦公室儀容禮儀

在辦公室裏，祕書人員要樹立整潔、端莊的個人形象。如果單位有統一的服裝，無論男女都應儘量穿着工作服。如果沒有，在辦公室裏要儘量選擇較保守的服裝。男士以西裝爲主，女士以職業裝爲主。女士的着裝要端莊大方，不要過於暴露或前衛。化妝要以淡妝爲主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閒裝、運動裝等也不適於辦公室的工作環境。

文祕接待客人的注意事項

1、無論接待什麼樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來後到的原則接待每一個客人。

2、無論接待什麼樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

3、接待客人時態度要鄭重，但說話要留有餘地。

4、對於有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。

5、爲避免出錯，對於客人說的一些重要事項要確認一遍。

6、儘快記住客人的相貌和姓名，瞭解他們與本公司的關係。

7、要請客人填寫接待登記簿。

8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。

9、在不瞭解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應儘可能地從對方那裏瞭解一些有用信息。

10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。

辦公室接待禮儀12

一、接待準備

（一）環境準備

祕書應注意接待室的佈置。應佈置得清潔、整齊、美觀，讓客人一走進來就感到這裏的工作有條不紊，充滿生機。接待來訪的地方應準備好座位、茶水，還應有一部電話，有條件的情況下還應有複印設備、傳真機、電腦等。最好能在接待室的牆上掛一面鏡子，它可以提醒接待人員隨時修飾自己的儀容，始終表現出優雅的儀表和風度。爲使接待室內顯得生機盎然，可在窗臺，屋角擺些盆景或花卉。爲了方便來客進屋後有放衣物的地方，應準備衣帽架。要使來訪者排解等待的`時間，可備一些書報雜誌、單位介紹等材料等。

（二）心理準備

祕書接待禮儀的基本要素是“誠心”。待人接物應熱情開朗、溫存有禮、和藹可親、舉止大方而靈活，克服那種“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的儀表舉止。

優秀的祕書還應有對各種來客如何應對的心理準備，來訪客人大致可以分爲三類：

1·直接關係的來客，如客戶、股東、單位內部高級人員等。

2·間接關係的來客，如稅務、媒體記者等。

3·與工作無關的來客，如上司的朋友、宗教團體、員工家屬等。

祕書要在接待中對各類訪客都能以機敏爽快，笑容可掬的態度處理好，使客人有“如沐春風”之感，那就是祕書的成功表現。

二、接待禮儀

迎客、待客、送客是接待工作中的基本環節。

祕書人員接待來訪的客人，必須遵循禮貌、負責、方便、有效的原則。

（一）親切迎客

當你看見客人進來時，應馬上放下手中的工作，擡起頭來朝來人微笑，或從椅子上站起來，禮貌地招呼一聲“你好，歡迎光臨”。一般情況下不用主動和來訪者握手，除非來者非常重要或年事很高，但是如果來者主動把手伸過來，你不要使對方的手懸空，要順其自然。對於預約的訪客或未預約的訪客都要熱情待之，靈活處之。

（二）熱忱待客

在帶領客人時，要配合對方的步幅，在客人左側前一米處引導。在引路時，上體稍向右轉體，左肩稍前，右肩稍後，側身向着來客，保持兩三步距離，可邊走邊向來賓介紹環境。要轉彎或上樓梯時，先要有所動作，讓對方明白所往何處。到達會客室前要指明“就要這裏”，先敲門，再開門。如果門是向外開的，用手按住門，讓客人先進入；如果門往內開，你先進入，按住門後再請客人進入。一般右手開門，再轉到左手扶住門，面對客人，請客人進入後再關上門，通常叫做外開門客先入，內開門已先入。

進入後，引導座位的禮節是：通常請賓客坐上位係指離入口處較遠的位子。西方國家通常認爲右爲上，因此入座時常請賓客坐在主人的右側。在座位中，一般長沙發留給客人，以單沙發爲下座。圖示如下：

會客廳：A——1號賓客B——2號賓客C——上司D——祕書

對於雙邊談判，通常賓主分坐長型桌子的兩邊，若長桌與入口處垂直，則正

對門的一側爲上座，歸客方坐；背對門的一側是下座，由主方坐。若長桌與入口處平行，則以進門時右側爲上座，歸客方坐；進門時左側爲下座，歸主方坐。圖示如下：

會談室：主方五位會談手順序爲：1、2、3、4、5

客方五位會談手順序爲：A、B、C、D、E

接待客人時，要主動取過客人的傘、帽子、外套，放在衣帽架上，並說“幫您掛在這兒”。祕書在退出會客室，要關上門時，不要背對訪客，而以正面倒走方式退出。

遞送茶水飲料，通常是先賓後主，應是在客人就座後，未開始談正事前的時候。退出時，要端着托盤輕輕彎腰敬禮，靜靜退出，通常要面對客人倒退幾步，在離開客人的視線後再轉身背對客人退出。

（三）禮貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送賓客最基本的禮儀。如果以小轎車送客人時，要注意乘車的座位次序，通常是“右爲上，左爲下，後爲上，前爲下”。若下車專備有小車司機，那麼後座右位爲首位，左側次之，中間再次之，前座右側殿後。上車依座位尊卑排列次序來進入，下車時，則依相反次序出來。通常入左座進左門，入右座進右門，上車應從車後繞行。如果是主人親自駕車送客，若只有一位客人，則應陪坐於轎車前座；若主客坐前座外，其他賓客則依次再坐後右、後左、後中，若中途主客先下，則後右座客人應改坐前座陪同主人。圖示如下：

吉普車：轎車：

在招呼上車安排座次時，要以客爲主，主動上前拉開車門，扶住門框，做出“請上”的手勢。若祕書跟車送客，到了目的地下車時要比客人早一步下去，替客人開車門。

三、國際交往的禮儀原則要點：

1·注重教養。注意舉止，講究禮儀，遵時守約。

2·使用禮貌用語。在國際交往中“你好”|“請”、“謝謝”等禮儀語言具有極商的使用頻率。

3·尊重不同國家的習俗。應瞭解各國禁忌。

4·尊重隱私。例如“不問婚否、經歷、收入、地址”。

5·女士優先。要求男士在任何場合，從各個方面照顧、幫助婦女。

6·不卑不亢。要保持人格平等。

辦公室接待禮儀13

角色扮演：

A公司

總經理：鍾林

採購經理：韋秋豔

B公司

總經理：張其廣

業務主管：趙麗利

經理：陳雪貞

祕書：周琦

旁白（共7人）

背景：

A公司是一家知名的建築公司，B公司是一家鋼鐵生產商，A公司打算通過此次接洽參觀活動，決定是否與B公司建立長期的合作關係。

場景一：機場接待

（B公司的人員着裝整齊的站在機場的出站口，祕書手舉着寫有“歡迎A公司的鐘總經理等人”的牌準備迎接A公司的人員。鍾總看到後，他們一行人徑直走過來）

張：您好，我是B公司的總經理，這是我的名片（此時張從上衣口袋取出名片，並用雙手遞交給鍾）鍾：（鍾接過名片並放在名片夾裏）張總您好，我是A公司的總經理，這是我的名片。（張接過名片）（雙方收好名片，握手）張：鍾總，這是我的祕書小趙趙：鍾總，您好（握手）鍾：您好。

鍾：這是我們公司的韋經理。韋：張總您好（握手）

張：韋經理好。小趙和韋經理握手

張：鍾總，我們已經在柳州飯店準備好了晚宴。你們舟車勞頓的，用餐後，先好好休息，明天我們再到公司參觀。鍾總：辛苦了，謝謝啦。

場景二：去飯店接A公司的人員

趙：您好，請問是鍾總嗎？我是B公司張總的祕書小趙，我們的.時間安排是九點三十分開始，現在我們派車去接您。鍾：好的。謝謝你們了。（車子到了酒店）（接車時小趙爲鍾總和韋經理紳士的開後車門，小趙坐前排，由司機開車）

趙：鍾總，您好。我們可以走了嗎？鍾：好的，可以了。

（車子到了公司，小趙先行下車，打開後車車門，並引領A公司的人員去總經理辦公室）趙：請往這邊走。（上樓梯）。

（總經理辦公室，祕書敲門）張：請進。（鍾等人進去後）

張：鍾總，昨晚休息可好，招待不週，還請你們見諒。鍾：呵呵，客氣了，謝謝你們的熱情招待。張：那我們去參觀吧。請（手做引導勢）

場景三：參觀

張：鍾總、韋經理。這是我們公司的陳經理。

陳：鍾總，您好（握手）陳：韋經理，您好（握手）

張：這是我們公司的周主管。周：鍾總，您好（握手）周：韋經理，您好（握手）張：鍾總，請（作引導勢，其餘人隨後）

這是我們公司的生產車間，讓周主管爲您介紹一下。（手勢示意周主管）

周：這是我們公司產品資料，請各位參考（給A公司的人員發了資料，A公司人員各自道謝）

請大家隨我來，我們公司產品主要以優質碳素結構鋼、低合金鋼、鋼筋鋼爲主……（周主管以引導勢作介紹）

張：鍾總，貴公司對於我公司還有其他情況要了解嗎？鍾：韋經理，您有什麼問題嗎？

韋：我公司近期有擴大規模的計劃，不知到時貴公司的供應量能否及時跟上呢？陳：對於這個問題貴公司儘可放心，我們正在籌建一個新的生產高爐，資金已經到位，預計明年7月1日前投入生產。估計鋼年生產量400萬噸，想必能滿足貴公司的要求。鍾：貴公司的整體情況我們都很滿意，具體地需要我們回去進一步商議一下。張：我們真誠希望能有機會與貴公司合作。參觀這麼久了，辛苦鍾總了，先送您回酒店稍作休息再談，好嗎？鍾：好的，謝謝。

場景四：電梯間

（陳經理先行一步前去開電梯，鍾總與張總其次，餘人隨後）陳：請進！張：鍾總，您請（做引導勢）鍾：謝謝！（先進入電梯，韋經理隨後，餘人進入）旁白：十樓到！陳：十樓到了，請！（開電梯）張：鍾總，您先請（做引導勢）鍾：謝謝！（先出電梯，韋經理其次，餘人隨後）

旁白：A公司一行人經過考慮到B公司的禮儀接待及經營狀況，最終決定與B公司簽約。

辦公室接待禮儀14

在辦公室內的接待禮儀規範要點

着裝儀容規範

不要忽視辦公室着裝。如果你看上去幹淨利落、衣着整潔，自己也會感覺良好、自信十足。注意，在穿着上不要百無禁忌，過於招搖。新進單位的人要根據自己工作性質、職位選擇適宜的服裝。不要穿過於追逐時尚;過於休閒的服裝，相對保守正規一些的服裝會給人留下好感。此外，要是你整天標新立異，想辦法從外觀上引起上司或者同事們的視線的話，上司或者同事們反而會認爲你不把心思放在工作上，工作肯定不會太認真。

來訪者接待

前臺在崗位上一般是坐着的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪者點頭、微笑致意：您好，請問您找一位?、有預約嗎。知道找誰，並確認是預約之後，請來訪者稍等，立即幫其聯繫。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規範的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關照一下來訪者並說向其說明，不要扔在那裏不管。

如果來訪者知道找誰，但沒有預約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關同事或領導助理/祕書，單位的來訪，不知道是不是方便接待。出於對來訪者的禮貌和方便拒絕時的得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，爲一下步的處理留下了餘地。

接電話禮儀

辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，並終保持輕鬆、愉悅的聲調，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說請問、對不起、請稍等之類的謙詞。

在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說您好，(辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應用簡稱)，忌以喂開頭。如果因故遲接，要向來電者說對不起，讓您久等了。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地說請稍等，並馬上轉接過去。

鑑於前臺每天要接很多電話，爲防止嗓子出現意外，要隨時準備水，以滋潤嗓子，隨時保持良好的'聲音效果。

辦公室內接待禮儀

(一)迎賓禮節。迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作，除了熱情和真誠，禮儀常識必不可少。迎來送往，是日常接待工作的主要方面。

1.辦公室日常迎賓。祕書在辦公室接待來訪的客人，既有預先約定的，也有臨時無約的不速之客。不管是有約的還是無約的，祕書都應熱情地以禮相待。

當來賓若是熟悉且依約前來的，祕書可親切地與其握手並禮貌地將其引到事先安排好的會談地點。對首次到訪的來賓，不管有約無約，祕書都應誠懇地進行自我介紹，然後或確認或恭敬而禮貌地詢問來賓身份，並與其握手致意，必要時可與來賓禮貌地交換名片。對有約的、重要的，或是遠道而來的來賓，爲了表示鄭重、尊敬和熱情、友好，主人(多數是祕書)應提前到達預先約定的地點或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當來賓乘坐的車輛駛近時，應面帶微笑，揮手招呼致意，以示我們在此已經恭候多時了，歡迎您的光臨之意。

2.辦公室之外迎賓。有時，祕書必須陪同或代表領導到機場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓，或在接待活動地迎接來賓，這相對於辦公室日常迎接來說，程序更爲複雜些，禮儀禮節要求也更爲講究。迎賓時，主人應提前到達迎接地點。來賓到達後，主人應上前熱情地招呼、問候，然後或自我介紹，或互相介紹，或交換名片。如果與來賓是初次見面，祕書可事先準備好寫有如歡迎XX公司XX先生一行之類醒目文字的接站牌。

對重要的來賓，可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時，要安排迎賓線，即在迎賓時，爲了表示隆重，同時也便於主客雙方相互致意，主方人員列隊迎接來賓。迎賓線可安排在門內，也可安排在門外，但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務的高低排列，排列方式可是一字式或雁字式。

歡迎重要來賓時，有時還要安排送花。送花時，一般宜選擇代表友誼、喜悅、歡迎花語的花卉，如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓，送花時，一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風俗。一般來說，以紅色花系或紫色花係爲佳，忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數目上，西方人送花一般是單數，但不能送13朵。

(二)送賓禮節。俗話說：出迎三步，身送七步。這是迎送客人的最基本禮節。送別客人時，祕書應根據實際情況，將客人送至辦公室(或接待室)門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時還要爲客人打開車門。送別時一定要注意的是，不管送到哪裏，都要面帶微笑，揮手目送客人遠去。握手道別時，主人一般不宜先伸手，以免給人造成逐客的誤會。

辦公室職場接待禮儀

1.接待禮儀規範

如是上級視察或外單位人員參觀，工作人員應當起立迎接，面帶微笑。並行注目禮;如上級需要了解情況，要如實回答，語言簡潔，聲音清晰，講普通話;領導告辭時，應起身相送。

如果是來訪者，應站起來握手相迎;並表示問候和敬意。如果來訪者所辦事情簡單，需要站着交談，則雙方都應該站着，知道談完爲止，切不可來訪者站着，自己坐着;如果來訪者需要較長時間，應該請來訪者坐下談話，並上茶。

倒茶應該倒杯子的78成，不可倒滿。在正式場合，應當避免使用一次性杯子，如使用一次性杯子，應當使用杯託，方便客人喝茶。

要認真傾聽來訪者的敘述，對來訪者的意見和觀點不要輕易表態，對一時不能回答的，要約定時間再聯繫。

正在接待時，有電話或者新的來訪者，應儘量讓其他人接聽電話或者接待，避免中斷正在進行的接待。

如果要結束接待，可以婉言提出藉口，如對不起，我要參加一個會，今天先談到這裏好嗎?等，也可以用起身等身體語言告訴對方結束談話。

2.行走禮儀規範

在行走過程中，多人一同單行行走時，通常以前排爲上，領導、長輩、貴賓在前，自己應當自覺隨後。唯有需要引導帶路時，方可走在前排。

兩人並排行走時，一般以內側爲上，即靠道路內側、靠牆內側的位置較爲尊貴。

三人行走或三人以上行走時，則往往中間爲上。

出入房門時，引導者須主動替來賓開門或者關門，待癩病首先通過。隨之再輕掩房門，趕上來賓。

3.乘電梯禮儀規範

出入無人控制電梯，引導者須先入後出，以操控電梯。出入有人控制的電梯時，引導者則後入先出。

電梯中愈靠近內側，是愈尊貴的位置。

乘電梯時，臉要朝門的方向。斜倚在壁上或瞪着眼睛望着別人都是不禮貌的表現。進入電梯後，絕對不能吸菸;儘量避免說話，如果不能避免，則一定要小聲，而且要簡短。

辦公室接待禮儀15

打招呼

當客人來到時，應馬上放下手中的工作，並起立向來客問候致意，做自我介紹。

如果是約好的客人，可以這樣說：“早晨好，您是王總吧?我是李總的祕書張洋，李總正在等您。”

如果是沒有約定的客人或第一次來訪的客人，可以這樣說：“您好!這裏是總經理辦公室，我是經理祕書張洋，對不起，請問您貴姓?是哪個公司的?有什麼事情嗎?”。明確對方身份、來訪目的後，應立即通報領導。

如果客人需要等候一段時間，祕書應簡要說明原因，如：“對不起，李總經理正在處理一件緊急事情，請您稍等一會兒。”然後安排好恰當的座位請客人坐下，併爲其提供飲水以及一些書報雜誌等，以免冷落客人。

招待--座次

祕書引導或陪同客人去面見領導時，到達接待室後應將客人引至上座的位置上。引導就座時，長沙發優於單人沙發，沙發椅優於普通椅子，較高的座椅優於較低的座椅，距離門遠的爲最佳的座位。

招待--奉茶

待客時，應該爲客人準備如茶水、咖啡或飲料等。通常以茶待客的方式較多。因此，應掌握必要的敬茶禮儀。

(1)奉茶的方法。上茶應在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的左後側奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶几上，然後右手拿着茶杯的中部，左手託着杯底，杯耳應朝向客人，雙手將茶遞給客人同時要說“您請用茶”

(2)奉茶的`順序。上茶應講究先後順序，一般應爲：先客後主;先女後男;先長後幼。

(3)奉茶的禁忌。儘量不要用一隻手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。爲客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的2/3處爲宜。繼而把握好續水的時機，以不妨礙賓客交談爲佳，不能等到茶葉見底後再續水。

辦公室接待客人的禮儀常識

客人來訪，一般是會早打招呼、早有約定的。得知客人來訪消息後，應告知有關部門早做準備把辦公室收拾得乾淨利落。窗戶要明亮，桌椅要整潔，東西要整齊有序，空氣要清新。在儀態上，應該做到服裝得體，化妝適度，端莊大方等。如果來客較多，或客人規格較高，來訪的目的又比較嚴肅，也可以在專門的會議室(會客室)接待。會議室(會客室)也應早做準備，以迎客人

接待人員在與客人的交談中，要時刻關注客人的反應，儘可能的掌握客人的需求與想法，再結合客戶實際情況確定符合規格的能夠被客人接受的送別規格，不能簡單的按照接待前期準備工作中預定的迎送計劃行事。

同時，接待人員在和客人交談的時候，如果客人的胳膊肘擡起來或是雙手支在椅子扶手上，是一種要結束交談的身體語言。如果客人有這種體姿出現，就要詢問客人是不是還有其他安排。多學習一些職場禮儀規範，能夠幫助你在職場上贏在舉手投足間。

辦公室接待禮儀16

1.行政文員負責回答訪客的詢問，瞭解來訪目的，協助作好訪客登記，通知相關部門人員接待。

2.部門會議及訪客接待由部門相關人員跟進。

3.訪客接待基本技能：既要機敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客着想，仔細傾聽這種沒預約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當時會見，就表示遺撼，併爲他安排以後會見。按順序請訪客進去，可按事先安排次序或以到達先後爲次序。要做好訪客登記，記上時間、名字、職務、來訪目的和業務關係，以及通訊地址等。

4.訪客接待基本禮儀：

4.1客人來訪時，應立刻從椅子上站起來，並禮貌性招呼一聲“您好”，當對方遞過名片來時，應用雙手接過來，並念出對方的姓名和公司名稱。

4.2引導訪客到上司辦公室或會客室時，在離位前應先把桌上的文件資料合起並放好，避免讓人看到或遺失。

4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時，要配合訪客步調，在訪客右側前一公尺處引導。在轉彎或上樓梯前應先有所指示動作，讓訪客明白所往去處。

4.4在到達目的地前，要指明“就在這裏”，在打開門之前要先敲門。如果門向外開，應用手按住門，讓訪客先行進入並指引落座;如果門向內開，應先進入，按住門後再請訪客入內。

4.5進入室內後，應請客人坐上位(離入口較遠處)，並說“請坐，稍候”。退出會客室時，應以正面倒走方式退出，並關上門，掛上“訪客中”字樣的牌。

4.6面談時，應當在適當的時候端飲料(茶、咖啡、奶茶)，飲料應放在盤中端出並放在訪客正面的桌面上，並做出請用的手式。面談時間過長，應當在適當時間入內添加茶水;面談結束後，應將訪客的物品交給對方，若發現訪客離開後有遺忘之物，應馬上上報處理。

4.7部門接待人員在訪客走後，要對會客室進行整理，處理善後事務。爲了避免新訪客到來久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時間，應先開窗通風。菸缸裏如有前一位訪客的菸蒂，應馬上清除。總之，無論在何時，或處於何種狀態，部門接待人員都應以最快捷的速度迎接訪客。

接待預約訪客

看到客戶後，微笑着打招呼。如坐着，則應立即起身。

握手和交換名片。

將客戶引到會議室。奉茶或咖啡。

會談。會談結束。送客。

接待臨時訪客

確認訪客所在單位、姓名、拜訪對象、拜訪事宜和目的。

如本人無時間接待，儘量安排他人接待，不要讓訪客空手而歸。如果暫時脫不開身，則請訪客在指定地點等候，並按約定時間會見訪客。

看到訪客後，微笑着問候，並握手和交換名片。

如果訪客找的是本人，則直接帶訪客到會議室會談。

如果訪客找的是其他人，則迅速聯繫受訪對象，告之訪客的.所在單位、姓名和來意。

依受訪者的指示行事：

1、帶到會客室。奉茶或咖啡。告之受訪對象何時到。

2、將訪客帶到辦公室，將其引導給受訪對象後告退。

3、告訴訪客，受訪者不在或沒空接待，請訪客留下名片和資料，代爲轉交。約定其他時間來訪。表示歉意。禮貌送客。

奉茶或咖啡

準備好杯子、杯墊、托盤、奶精、糖、抹布等器具。各項器具要潔淨、完好無缺。

不管份數多少，一律使用托盤端送。右手拿抹布，以便茶水或咖啡灑在桌面上時，可以立即擦拭。

先將托盤放在桌面上，再端送給客人。若會客室關着門，應先敲門再進入。進入時面帶微笑，點頭示意。

奉茶或咖啡的順序：客人優先;職位高者在先。

留意奉茶或咖啡的動作：雙手捧杯，視狀況從客人的正面或斜後方奉上。奶精和糖放在大家方便取用處。

雙手拿起托盤，後退一步，鞠躬或致意說一句“打擾了”，然後退出，把門關上。

辦公室接待禮儀17

打招呼

當客人來到時，應馬上放下手中的工作，並起立向來客問候致意，做自我介紹。

如果是約好的客人，可以這樣說：“早晨好，您是王總吧?我是李總的祕書張洋，李總正在等您。”

如果是沒有約定的客人或第一次來訪的客人，可以這樣說：“您好!這裏是總經理辦公室，我是經理祕書張洋，對不起，請問您貴姓?是哪個公司的?有什麼事情嗎?”明確對方身份、來訪目的後，應立即通報領導。

招待--座次

招待--奉茶

待客時，應該爲客人準備如茶水、咖啡或飲料等。通常以茶待客的方式較多。因此，應掌握必要的敬茶禮儀。

(1)奉茶的方法。上茶應在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的左後側奉上。要將茶盤放在臨近客人的.茶几上，然後右手拿着茶杯的中部，左手託着杯底，杯耳應朝向客人，雙手將茶遞給客人同時要說“您請用茶”

(2)奉茶的順序。上茶應講究先後順序，一般應爲：先客後主;先女後男;先長後幼。

辦公室接待客人的禮儀常識

客人來訪，一般是會早打招呼、早有約定的；得知客人來訪消息後，應告知有關部門早做準備把辦公室收拾得乾淨利落；窗戶要明亮，桌椅要整潔，東西要整齊有序，空氣要清新。在儀態上，應該做到服裝得體，化妝適度，端莊大方等。如果來客較多，或客人規格較高，來訪的目的又比較嚴肅；也可以在專門的會議室(會客室)接待，會議室(會客室)也應早做準備，以迎客人

接待人員在與客人的交談中，要時刻關注客人的反應。儘可能的掌握客人的需求與想法，再結合客戶實際情況確定符合規格的能夠被客人接受的送別規格。不能簡單的按照接待前期準備工作中預定的迎送計劃行事。

同時，接待人員在和客人交談的時候，如果客人的胳膊肘擡起來或是雙手支在椅子扶手上，是一種要結束交談的身體語言；如果客人有這種體姿出現，就要詢問客人是不是還有其他安排。多學習一些職場禮儀規範，能夠幫助你在職場上贏在舉手投足間。

辦公室接待禮儀18

辦公室禮儀含義

辦公室是一個處理公司(單位)業務的場所，辦公室的禮儀不僅是對同事的尊重和對公司文化的認同，更重要的是每個人爲人處事，禮貌待人的最直接表現。辦公室禮儀涵蓋的範圍其實不小，但凡電話、接待、會議、網絡、公務、公關、溝通等都有各式各樣的禮儀。

其實，在辦公室遵守禮儀，是職場人士的.基本要求，根本不需要被人刻意強調。不過現在很多人由於物質的充足而得意忘形，忽略了人生中本來應該知道了解和做到的一些細節。在此提醒大家，時代可以改變，生活可以改變，心情可以改變，但是我們的禮儀不能改變。

打斷會議不要敲門，進入會議室將寫好的字條交給有關人員;當來訪者出現時應由專人接待，說“您好，我能幫您做些什麼嗎?”;辦公時間不大聲笑談，交流問題應起身走近，聲音以不影響其他人員爲宜;當他人輸入密碼時自覺將視線移開;

不翻看不屬自己負責範圍內的材料及保密信息;對其他同事的客戶也要積極熱情;在徵得許可前不隨便使用他人的物品;同事之間相互尊重，借東西要還，並表示感謝。

辦公室接待禮儀有哪些

1、接訪禮儀：

來人時，要按照一起身、二詢問、三讓座、四倒水、五解答或辦理、六送客六個環節來操作，態度熱情，語氣平和。

需引薦領導時，經報告允許後予以引薦。

領導不在時，應根據事情的輕重緩急電話報告領導。未能和領導聯繫上的，當日內要報告領導。

2、接電禮儀：

(1)來電時，應在響應5聲內接起。

(2)辦公室及值班人員要堅守崗位，確保辦公室電話暢通。接打電話時，要注意使用文明用語，談話事項及時登記並通知有關領導及個人。

3、打電話禮儀：

選擇適當的時間機會。

不適合打電話的幾種情況：

剛上班的半個小時之內，快下班的半個小時之內，早、中、晚吃飯及午休時間，休閒度假時間不打公事電話。最好的時間爲上午9點，下午3點半。

公事最好掌握3分鐘原則，長話短說，廢話少說

4、泡茶禮儀：

裝茶時，用茶匙向空杯內裝入茶葉，切忌用手抓茶葉，以免手氣或雜味混淆茶葉的品質。

請客人喝茶時，要將茶杯放在托盤上端出，並用雙手端出。

茶杯放在客人的右手上方。