不要讓辦公室成爲你的效率殺手
在辦公室環境中,人們平均每三分鐘就會被數字干擾或人爲干擾打斷一次。加州大學的近期研究表明:每當干擾發生一次,要讓思維重新回到手上的工作,平均需要23分鐘。
因此,如何讓辦公環境減少干擾,讓員工專注工作是一個大課題。是把辦公室打通,還是更多的建立私密辦公空間?這不需要趕潮流,而是要考慮人性的需求,以及業務流程、組織戰略的需要。
私密性危機
毋庸置疑,同事間的彼此互動對達成目標事關重要。但也需要給每個人留出集中思考、恢復精力的時間和空間。而今天太多的辦公場所,並沒有將私密性作爲一個必須實現的功能。
“人們時不時對私密性的需求,無論是在工作中還是在公共場合裏??和人們需要有羣體一樣,都是基本的人性。”Steelcase WorkSpace Futures研究小組總監Donna Flynn解釋道,“當人們合作共事的程度越深,讓他們有獨處的時間就越重要??沒有打擾,可以運用專長,對手頭的挑戰形成紮實的觀點。同時人們也需要私密空間來解壓放鬆、恢復體力。”
“很容易分心”、“環境充滿壓力感”、“不能正確地聆聽自己的思考”是員工對對缺乏私密空間經常的抱怨,甚至有人不得不戴着耳機,聽着音樂或只爲捂耳朵,以享受安靜的工作,而不是周圍同事的聲音。據一家英國的諮詢機構Sound Agency主席Julian Treasure指出,辦公室裏最具破壞性的聲音就是人們交談的話語聲。還有其他惱人的噪音,像空調、電話鈴聲、車流聲、附近施工等,辦公環境的噪音甚至會導致生產力下降66%。
蓋洛普近期發佈的全球辦公場所狀況表明:全世界範圍內,只有11%的員工在工作中感到投入和被鼓舞,他們有相對而言更多的私密空間,對辦公場所也更爲滿意;相反,對辦公環境強烈不滿意的員工中,有63%的員工缺乏敬業度。
而進一步剖析數據會發現:在美國員工中,有20%遠程辦公時間的員工,是所有受訪者中敬業度最高的一羣。這些人可以在辦公室裏和同事們互動合作,也可以在遠程的私密空間裏完成個人工作,並且兩者達到了平衡。
給員工選擇在哪兒工作的權利
影響員工對辦公環境的滿意度的一個誘因是,員工沒有選擇在哪兒工作的權利。
每個人的座位是固定的,不得不在充斥着各種刺激源的環境中工作。暢銷書《安靜:內向性格的競爭力》一書的作者Susan Cain表示,許多人表現出色的條件是:不能一直有他人在身邊。
許多時候,團隊合作常常凌駕於其他需求之上,結果很可能造成“羣體思維”的心理現象??人們自然傾向於向同輩壓力屈服,贊同他人,而不是冒着被孤立的風險提出不同的觀點。
2014年,Steelcase發起了一項覆蓋全球14個國家的調研,證實對工作環境滿意度高的員工同時敬業度也最高。
爲什麼一說到高敬業度,就讓人不禁想起最“最佳僱主”?隨即想到了那些囊括了生活、娛樂、社會屬性於一身,無比愜意的、令人嚮往的辦公環境?原來,好的辦公環境不只是一個物理空間,更是一個符合人性需求、健康需求、能激發創造力的場所,乃至比家還要舒適且更讓人流連。有些企業的辦公環境,除設有咖啡廳、健身房之外,還有診所甚至是幼兒園,員工完全可以和孩子共進午餐。
而過去的辦公室,最多也只是關注到“人體工學”的需求。比如,給員工配備更舒適的桌椅、更適合的燈光、更適合的溫控系統等。如今,企業認識到讓員工多活動身體的重要性,因爲長時間一個姿態工作,將直接造成脖頸腰背痛、注意力下降,甚至影響精神和思維水平。Steelcase的研究表明,高度敬業的員工中有96%能在工作中自由活動並且變換姿勢。於是,給員工選用一把可以讓他變化多種姿勢依然坐得很舒服的座椅,給員工設計可以不拘姿態的“沙發間”,可以想跑跑步、活動幾下的健身房有多重要。
如今,員工的工作時間普遍很長,或者你想留下員工自願加班,那麼提供給員工各種室內和戶外的空間就非常關鍵。
“治癒系”的生態辦公環境
神經學家瞭解到,社交互動的數量和質量對人身心健康有着重要影響。
當你的工作搭檔身處大洋彼岸,而你的辦公環境卻不能支持並促進你們交流,你會不會抓狂?人們需要舒服地看到自己的團隊夥伴,清晰地聽見彼此交談,以實現必要的“思維共享”。
因此,你的辦公場所是不是有更爲高速的網絡設備、硬件支持,以及很容易找到安靜的.小會議間。這也許並不需要你有多大的辦公場所,一些看似不能“施展”多大功能的一隅,經過巧妙設計卻可能別有洞天;一個敞開式空間,因爲加設了幾根立柱,就會呈現出獨立空間的感受,還不影響辦公環境的通透性。
員工不僅需要明亮的辦公環境,同時需要可以自我修復、乃至滿血復活的地方。這便意味着今天的辦公場所,要能幫助人集中注意力,充分地專注於當下的事,實現有創造性的思考。因此,辦公場所要成爲一個既互相聯接,又彼此獨立的空間所構成的生態系統,能夠滿足人們身體、精神、心理層面的需求,並讓他們自由選擇和控制工作的地點和方式。
同時,一個企業的辦公環境,將反映你的企業文化、人力資源戰略及業務流程,這是一個共生的生態系統。
研究表明,由於人的注意力和記憶力存在極限,因此當人們可以將認知的內容卸載到環境中去時,他們能表現得更好。而Steelcase研究人員正在探索:怎樣憑藉科技建築元素和傢俱,讓物理環境能承擔日常的任務,比如,預見到何時應該打開設備,如果能將一些功能卸載到環境中去,能讓員工釋放“腦內存”來處理複雜的問題。這相對於Steelcase已經推出的交互式電子白板,又是一種智能升級了。
當工作發生變化時,人的需求也會發生變化;當需求改變時,辦公環境也需要改變,來保持對工作的支持性;而當環境變化時,人的行爲也會隨之改變。
你的企業文化,就印在你的辦公環境中,不信你自己看吧!
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