祕書人員的專業能力
祕書人員的專業能力,主要是指語言文字應用能力、組織能力、判斷能力、應變能力和社交能力。
(一)較高的文字水平。祕書人員工作中的一個重要任務,就是從事大量的文字工作,幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此,祕書人員必須具備紮實的文字功底,不僅要精通語法、修辭和邏輯知識,還要掌握一定的寫作規律。漢語詞語浩瀚,文體廣博,這爲文字工作者提供了良好的條件。但是,寫作是一種綜合能力的表現,要做到內容與形式的統一,既要有好的表現形式,又要有充實的內內容,並不是一件輕而易舉的事。這就要求祕書人員加強寫作實踐,熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧,隨時注意積累資料,不斷提高寫作水平。要注意文風的.改革,培養洗煉的文字表達能力。
(二)較強的組織能力。現代的祕書人員,既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才,也不是那種只會“捆捆紮扎、收收發發”的簡單勞動者,而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求,祕書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動,如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力,就無法把工作搞好。對此,祕書人員一方面要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能,平時多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀點,統籌安排工作。
(三)準確的判斷能力。
(四)敏捷的應變能力。
(五)廣泛的社交能力。當前,社會交往已成爲社會各階層的一項“熱門”活動。社交對於祕書人員來說同樣重要。首先,社交可以開闊視野,增長知識。在廣泛的社交中,可以博採衆長,學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智,智是謀之本,這樣在實際工作中就能更好地發揮參謀助手作用。其次,社交是辦事的輔助。祕書人員辦理公務,聯繫事務,自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑,克服阻力,提高辦事效率。
祕書人員的能力結構是一個多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結構,決不是一件輕而易舉的事情,需要終身爲之奮鬥。
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