各類通知的寫作要求
通知是上級機關向下級機關傳達指示、批轉下級機關的公文、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,佈置工作與周知事項時所用 的一種下行公文,有時也是告知有關單位需要周知或共同執行的事項的平行文種。通知用得最為廣泛,因而使用頻率很高。通知具有使用範圍的廣泛性、文種使用的 曉諭性和行文方向的不確定性等特點。
通知的一般格式是:第一行居中寫“通知”二字。第二行頂格寫被通知方的名稱,加冒號(如果正文已明確了通知的物件,被通知方的名稱也可略去)。下行空兩格起寫正文,如果正文內容較多,可分條寫,以便讀者把握內容要點。署名和日期分兩行寫在正文的右下方。
通知的作用不同,種類不同,其內容和寫作要求也不完全一樣。
(一)釋出性通知
法規性檔案經有關部門制定以後,需要用通知的形式予以釋出。這類通知的'正文一般包括四個方面的內容:一是檔案的由來;二是檔名稱;三是希望和要求;四是附件。
(二)指示性通知。
上級單位向下級單位對某一項工作的佈置、要求、意見等往往用通知的形式傳達。這種通知帶有指令性,必須有根據、有目的、有任務、有要求。
(三)傳達性通知。
這種通知帶有指示性、規定性,多用於上下級之間,職能部門與有關部門之間。對通知中的有關精神,必須遵照辦理、貫徹執行。在寫法上,一般是先交代問題的來龍去脈,再講有關指示、意見、規定等,最後談希望或要求。
(四)轉發和批轉性通知。
上級或同級的來文要傳達到下屬單位貫徹執行,需要用通知的形式,這種通知叫轉發型通知。其寫法一般有二種:其一是照轉照發。其二是除轉發檔案以外,再根據本地區、本部門的具體情況,提出一些具體要求和希望。
上級領導部門轉發下屬單位的來文,如報告、請示、意見等所用的通知稱為批轉型通知。有的照批照轉,有的加些指示性的意見。
(五)會議通知。
會議通知要求以極其簡短的文字,寫明會議名稱、目的、內容(日期、時間、地點、出席物件以及對出席者的要求等)。
(六)任免通知。
即上級機關對於所任免的人員需要用通知行文任免和聘用。有的行政機關負責人的任免,除向規定範圍發通知外,還要向社會公佈。
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