人力资源的e化管理
一家公司因原料供应不及时而被迫停工两天,负责该种原料的采购员被经理训斥,采购员满腹委屈地说?“我一直都在跟踪我们的物流表,上面显示还有一个星期的料,所以我想就不用那么急下单了。”经理的回答竟然是:“电脑的数据是不准的,你要查手工帐才行。你又不是刚来两天,这都不知道?”其实在我们周围,不少企业都建立了内部的网络系统,但其作用发挥了多少就不得而知了。
但不容置疑的事实是:未来所有的公司都将成为网上公司,这就要求每一家公司的内部管理也必须走向e化,只有与网络环境相结合,才能提升企业的经营效益。而公司内部的e化,人力资源管理是其中重要的一环。
惠普是一个真正意义上的“e-company”,这样说不仅仅是因为它卖各种解决方案给顾客,还包括它的内部管理。为提高内部人力资源管理的效益,惠普几年前就在公司内部建立一个全球员工都可以使用的“员工入口网站(employee portal)”。透过这个员工入门网站,可以解决传统人力资源80%的工作,例如员工请假等人事行政作业、公司政策下达、员工咨询及教育培训等,都可以在线上进行。80%的员工问题透过网上解决后,如果员工仍有个人的特殊问题或者在公司的网页上找不到答案,才由专人为员工解答,如此一来,人力资源部门的效率自然就大幅提升了。
最重要的是,员工如果有任何问题,不必非得找HR的人来解决,而是自行透过网站来完成,甚至在家里就可以做到。在工作方面,譬如总裁的演讲内容,员工可以在网站上看到,对内部的沟通了解有正面的助益;在个人生活方面,譬如员工的子女能否享受公司购买的.医疗保险等,都可以在网上解决。
透过内部网络进行员工培训,更是eHR的另一层重要功能。常规的培训往往是传统的“课堂”式,以后完全可以透过内部网络来进行,完全不受时间、空间和人数的限制,不但效率大大提高,成本也会降低。
当然,企业内部走向e化,因而提升了经营效率,但是对组织内部的员工来说,也必须面对工作内容不断配合资讯演进而改变的挑战。人力资源e化以后,对HR部门的人来说,行政工作确实会大幅降低,但是却必须接受新形态工作的挑战。
譬如,现在最常见的现象是,员工一进公司就打开电脑工作,平时大家也是各忙各的,作为HR部门的人就要去思考:“员工之间的情感如何维系?”又譬如,环境不断变化,HR部门的人也要不断因应公司需求,调整员工训练的内容;此外,更重要的是,环境在变,工作性质在变,HR的人更要提供给各层主管最新的管理趋势与工具,或提升符合需求的考核方法。
在网络时代,人力资源部门确实扮演着与过去很不同的角色。未来的人力资源工作也要朝下列方向发展:
1、愿意接受改变。人力资源部门应视自己为企业内部的变化触媒( change agent),须教育员工、引导管理层走向企业经营的目标;如企业进行组织再造的时候,往往是员工心态最不稳定的时期,这时HR就要扮演经营者与员工之间的沟通桥梁。
2、成为公司的事业伙伴(business partner)。HR不再只是传统的行政部门,而是能参与公司策略的制定以及协助策略完成的重要角色。
3、公司内部合作的促成者(facilitator)。在目前企业内部业务部门挂帅的时代,各业务部门往往是各自独立运作,HR必须设法以制度来消除各业务部门的本位主义,鼓励团队合作。如制定绩效奖金办法时,采用部分固定、部分随整体绩效调整的办法,使相关人员具建立团队合作的观念。
4、提升管理品质。了解公司内部不同部门员工、主管的想法,了解员工离职的原因,协助管理层提升管理品质并提供专业建议。
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