印章及介绍信使用的管理规定
介绍信盖章
印章、介绍信使用管理规定。为规范公司印章和介绍信使用行为,制定本管理规定。
第一条 印章的管理
公司及与公司业务相关的各类印章(公司章、法人名章等),由总经理办公室负责管理,并指定专人负责保管。
因业务部门特殊需要,必须单独保管使用的印信,如财务专用章、合同章等,应登记备案后,由使用部门派专人负责保管使用,并建立使用印章登记薄。总经理办公室予以监督检查。
第二条 印章保管员的职责
(一)妥善保管印章,不得遗失和交他人代管,如有事外出应向经理办主任说明情况,
以免影响用印。
(二)经经理办主任同意后方可用印。
(三)对不按规定用印的,有权拒绝用印。
(四)用印时要做到印迹端正清晰,保持用印的严肃性。
(五)要做好用印单位、用印人、用印事项、批准人等相关记录。
第三条 印章的使用范围
以公司名义的发文,上报下发的各类计划与总结,各类统计报表、各类专业人员职称证:公司颁发的各类奖状与证书,对外介绍信、证明信、回复函等。不符合规定的,不准用印。
第四条 印章的使用办法
凡需使用公司印章者,需经经理办主任同意或经公司总经理签属意见后,由公司印鉴管理员负责用印,未经批准不得携印章外出和空白用印,使用主要领导个人名章时,需经本人同意。
第五条 印章使用的注意事项:
(一)建立印章保管登记册,载明印章名称、印文、印模和保管人姓名等项。
(二)印章保管人员要明确责任,保证印章的正常使用和绝对安全,防止印章被滥用或盗用。
(三)印章保管人员不得委托他人代取代用。保管印章要牢固加锁防止被盗,否则要负法律责任。
(四)一旦发现保管的印章有异常情况,或丢失应该保护现场,及时报告领导和有关部门,查明情况,迅速处理。
(五)印章保管人员要注意保养印章,及时清洗,确保用印时印迹清晰。
第六条 印章的使用:
(一)用印时首先应检查是否有部门负责人批准的用章审批单。
(二)审阅了解用印内容,杜绝未经审阅其内容,而盲目用印的现象。
(三)每次用印都应进行登记。
(四)盖印
1、以单位名义发出的公文函件必须加盖单位的印章。
2、机关的正式文件只在文本落款处盖章。
3、带存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章,一处盖在落款处,一处盖在骑缝 线上。
4、凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方,并做到上不压正文,下压 成文日期年月日中的4-7个字。
第七条
停用的废旧印章要请示领导和有关部门做出处理决定,分不同处理情况,或上缴颁发单位进行切角封存,或由本单位自行销毁。
第八条
介绍信的管理介绍信是公司出具的一种证明性文件,公司对介绍信的内容及其印章承担着相应的责任。因此,公司对其使用必须严格管理。开出介绍信或替换介绍信都要履行一定的手续。
(一)介绍信的'两种形式:一种是办公室秘书掌握的具有一定印刷格式的公司介绍信。有制发单位的名称,使用人的姓名、职务、事由、时间、有效期、用印等。 另一种是用公司信笺书写的,为请求或希望证明某种情况而使用的。
(二)开具介绍信的手续
需要单位介绍信者要先填写单位介绍信签批单,经部门批准后,由办公室秘书据此单填写介绍信,盖章后交给需用人。
(三)注意事项:
1、办公室给职能部门出具介绍信时要严格履行登记签发手续。
2、使用介绍信者的合法身份和事由要严格审核。
3、介绍信要有编号和存根,存根和发出的介绍信要一致。
4、事后应逐一核查介绍信用途、去向,并予以记录。应收回全部未使用的介绍信。
第九条 本规定由经理办负责解释,自经理办公会议审定通过后施行。
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