職場人士如何有效管理和利用碎片化時間?
越來越多的職場人發現,工作時間變得零碎起來:查看郵件時不由自主地上網“衝浪”;碰上個“極品”客户難以遏制發微博的衝動;正想打業務電話人事部門卻讓填表格;好不容易排除干擾想工作了,卻又不得不去修理“罷工”的打印機……
“時間碎片”自己製造出來的
李忻然準備在上午趕完一份報表,並打幾個電話核查一下數據。她正按着號碼,“嘀嘀……”QQ上中學同學陳杰的頭像閃了起來,説是商量下週同學聚會的相關事宜。於是,兩人在QQ上你來我往,一會是笑臉,一會是鮮花,本來一個電話就能解決的事,再QQshang卻聊了半天還沒過癮,不知不覺竟然快到午飯時間了。
看着桌面上沒有完成的報表,李忻然直犯嘀咕:怎麼回個信息,就耽擱了一個上午?
為了接收客户的模板,張亮一早就上了QQ,可幾百兆一時半會兒也下不完,於是就順便瀏覽新聞;可瀏覽網頁不免影響下載速度,模板傳了幾個小時,傳來之後又因為格式問題不得不下載軟件,再加上午飯時間,到真正打開模板已經過了5小時。後來跟客户溝通後才知道,兩家的辦公樓只差500米,直接取樣絕對快多了。
何麗是一個“微博控”,碰上什麼新鮮事,總是忍不住拿出手機發微博。剛開始,她還為創意工作中這種難得的頭腦休息感到振奮,甚至覺得勤發微博給了不少靈感。但她很快就發現:“微博本來是利用碎片時間,現在則是在製造時間碎片。”
工作中,無論你多麼謹慎地安排工作,總會出現這樣那樣的“時間碎片”:乘坐的公交車晚點你只好耐心等待;開會時有些同事遲到你又得等着;正處理郵件突然遭遇網絡掉線你還得等……
管理“時間碎片”的有效幾招
作為時間管理專家,某檢驗檢疫機構高級協調員沈敏吉表示:“目前,大多數白領工作環境相對寬鬆,可以自由上網、聊天,時不時彈出的QQ、MSN消息,很容易打亂工作節奏,很少能長時間集中注意力,導致工作效率低下。”
所以,在web2.0工具氾濫的今天,杜絕“碎片時間”是找回工作效率的首要辦法。
沈敏吉建議:職場人可以從以下幾點開始做起。首先,上班時間儘量不開QQ、 MSN.其次,每天上班的前一兩個小時是精力最集中時段,保證用這段時間去處理最重要的工作。再次,一個問題如果用QQ、MSN三句話無法解釋清楚,就直接用電話溝通。最後,兩分鐘內無法完成的臨時任務,如果不是緊急就延後,先解決當務之急。
而張亮則從技術上給琢磨出了杜絕“碎片時間”的.方法:
首先,管理QQ、MSN等聊天工具,屏蔽無關的QQ羣消息,公司內部溝通時儘量採用RTX,同時在任務欄中隱藏相關圖標。
其次,堅持用手機看微博,時間固定在上班前、下班後或午休時間。
再次,可以用Google reader訂閲源,訂閲感興趣的資訊,省得隨意上網瀏覽。這些信息了利用午飯後的半小時快速瀏覽,對於重要的文章進行標記,或者存在IE收藏夾的臨時文件夾,等空閒時段再閲讀。
最後,工作或私人郵件用Formail、live-mail等工具架設,設置為5分鐘自動收取一次,有新郵件時給出提示,避免登錄幾個郵箱網站查看浪費時間。
既然無法避免不妨主動利用
無論如何規劃,總有一些“碎片時間”無法避免。沈敏吉建議,既然無法避免,不妨主動利用。“碎片時間”最適合用來處理瑣碎事務,每天可以事先在記事本或手機上做記錄,記下需要打的非重要電話、購買的小物品、查詢的相關資料等,並按完成時間進行分類。之後一旦碰上“碎片時間”,那麼只需要拿出這個記錄直接照作就行。
李忻然也有自己的小竅門:她常常會預估碎片發生的情況,如果是經常遇上的“碎片時間”,那麼她會安排同時做兩件事。比如,她要打電話核實數據,這肯定需要頻繁地進行來回溝通,在幾段等待對方回覆電話的時間裏,就抽空去做一部分報表,或者分類整理一些單據。何麗的方法使是儘量集中辦事,比如她這一天既要開會又要拜訪幾位客户,那麼她會是把拜訪客户安排在一起,完成後再開會。
沈敏吉指出,其實無論什麼方法和竅門,關鍵是樹立起利用“碎片時間”的意識。某種程度上,時間被碎片化是現代社會一個不可逆轉的趨勢。對職場人而言,誰能利用好“碎片時間”,誰就能在工作中脱穎而出。
-
《如何用三張表管理75000人》勵志演講稿
各位朋友:大家下午好!我最討厭講的是心靈雞湯,所以今天不會跟大家講任何的心靈雞湯,特別是創業鼓勵的話。如果有創業者你的激情需要來自於別人的鼓勵的話,我認為是很可怕的。激情永遠是來源於自己,不是別人的鼓勵。京東如何用“三張表格”管理75000人?我今天跟大家...
-
中國人民大學商學院技術經濟和管理專業介紹
1、專業概況技術經濟及管理專業是管理學碩士學位和博士學位授予點。1986年,中國人民大學商學院就成為中國最早的技術經濟及管理碩士學位授予點,2000年獲得博士學位授予權。本專業碩士學位授予點下設產業分析與投資、創新管理、創業管理、知識管理等主要研究方向...
-
連鎖經營管理專業怎麼樣 就業方向與前景
連鎖經營管理專業怎麼樣就業方向與前景大學聯考填報志願時連鎖經營管理專業怎麼樣是廣大考生和家長朋友們十分關心的問題,以下連鎖經營管理專業介紹,包含:連鎖經營管理專業主要課程、就業方向和就業前景,以及畢業後具備的能力等,希望對大家有所幫助。説明:專業好不好,主要...
-
物業管理員裝修注意事項
導語:裝修是户主很看重的事情,那物業管理員裝修要注意哪些問題呢?下面是小編為你準備的物業管理員裝修注意事項,希望對你有幫助!1、檢查裝修住户有無辦理《裝修許可證》;2、檢查裝修人員有無辦理裝修住户相符合的`《臨時出入證》;3、檢查室內是否按照《房屋裝飾裝修協...