辦公室商務禮儀手冊
訪客接待
訪客來臨以前,公司應做好充分的接待準備。接待活動需要認真籌備和精心策劃,具體可參詳以下幾點:
一、確定接待規格:貴賓會由哪些人迎接、陪同和接待。
二、制定接待方案:除了接待規格以外,是否還有活動的安排。
三、瞭解來訪狀況:包括來賓的目的要求、會見和參觀的意願、參觀路線和交通工具、抵達和離去的時間、來賓的生活飲食習慣及禁忌等等。
四、做好接待準備:包括迎送貴賓、會議場所佈置、準備參觀的項目、解説人員的安排、食宿和交通工具等。
在公務接待當中,接待的規格要求也極其重要,如果沒有事前瞭解往往會有很嚴重的缺失。錯誤的接待規格會使對方受寵若驚,否則就是十分的不自在。一般接待規格按來訪人員的身分可分為以下三種:
高規格接待:主要陪同人員比來賓的職位要高的接待。例如上級長官派工作人員來了解情況和傳達意見的時候,就需要高規格接待。
低規格接待:就是指主要陪同的人員比客人的職位還要低的接待。比如,高層的長官或者部門的主管要去基層單位視察,就會成為低規格的接待。
對等接待:就是主要陪同人員與客人的職位同等地位的接待。
來者是客,以客為尊。無論是否彼此是否有商業聯繫,都應該以禮待之。從客人來到公司的前台開始,直到完全離開為止,都要遵守禮儀規範,讓來訪者賓至如歸。
電話禮貌
電話禮貌也是辦公室不可缺少的禮貌之一,許多洽公的客户往往因為一個電話搞得心情不好或是溝通不良。所以,電話禮貌必須作為全體員工的基礎訓練項目,全力推動,貫徹執行,使客户在第一次接聽電話開始就對您的公司感覺非常滿意。這種培訓要靠長期鍛鍊,不是一朝一夕可以促成的。
微笑的臉才會產生微笑的聲音,聲音是可以訓練和管理的。絕大多數人都沒有對自己的聲音進行訓練,完全憑藉本能的自然音調來説話,這是極大的錯誤。透過電話的聲音,是必須營造的。我們可以面對鏡子仔細觀察自己説話的樣子,並錄下聽自己説話的聲音,找出自己説話時嚴重的缺點,加以改正。
由於電話裏面只聞其聲,不見其人。所以,要用簡單的KISS理論來説話( Keep it simple and short )。運用簡單扼要的字句,避免使用過於專業的名詞或者是行話,這樣會使對方很難快速理解。即使是無法避免的時候,也請使用比較通俗的名詞,並加以淺顯的'説明,這樣可以節省彼此寶貴的時間,避免誤會。
準備記錄工具:如果大家沒有準備好記錄工具,那麼當對方需要留言時,就不得不要求對方稍等一下,讓賓客在等待,這是很不禮貌的。所以,在接聽電話前,要準備好記錄工具,例如筆和紙、手機、電腦等。
辦公室商務禮儀須知
辦公室禮儀
真誠相待 平等與相互尊重;
禮字當先 文明禮貌;
協作精神 成為大家的一份子;
多與同事溝通;
幫助周圍的人;
好的肚量;
不傳閒話。
辦公日常禮儀注意事項
辦公時間不大聲笑談,交流問題應起身走近,聲音以不影響其他人員為宜;
在公司或客户那裏不能一邊走一邊大聲説話,更不得唱歌或吹口哨;
隨時保持良好儀態,給人精神飽滿、朝氣蓬勃的印象;
走路時,應抬頭挺胸,目視前方,腳步放鬆輕快,不得在上班時間奔跑、追趕、嬉戲;
當他人輸入密碼時自覺將視線移開;
不翻看不屬於自己負責範圍內的材料及保密信息;
在徵得許可前不隨便使用、取走他人的物品;
對客户提出的詢問和要求要耐心的解答,解答不了的問題,應及時請示彙報;
工作時間不得把私人情緒帶入工作中,保證工作效率。認真聽從上級主管人員的工作指示和教導;
每位員工應謹記在任何時間、地點,自己都代表着公司,隨時注意維護公司的形象和聲譽。
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