通知範文的編寫技巧

發通知、公告，是人事行政部在日常工作中常做的事。但通知要怎麼編寫?以下是小編收集的通知範文的編寫技巧，希望大家認真閱讀!

　　一、什麼情況下需要撰寫預通知

在日常工作中，很多活動、會議不必發出預通知，只需要一次性發出正式通知即可。制發預通知，多是因爲一些具體原因造成的。認真考察這些原因，主要有以下幾種：

一是一些重要的大型會議、活動在正式舉行前，需要做大量的準備工作，並且這些準備工作任務量大，需較長時間才能完成。爲了充分準備、認真籌劃、精心組織，提前發出預通知，使相關單位和人員對照要求，可以妥善安排和部署，提前推進工作，能夠確保會議、活動圓滿舉行。比如，爲了做好2015 年全國職業院校信息化教學大賽相關工作，教育部職業教育與成人教育司2015 年4 月15 日下發了《關於舉辦2015 年全國職業院校信息化教學大賽的預通知》，明確了比賽大體時間、比賽項目、賽項要求、比賽內容、比賽方式、參賽要求等，有關單位和院校收到預通知後，便可以着手準備參賽事宜，以便取得好的賽績。

二是未知的不確定因素多，一些重要事項無法確定。比如，具體的會議、活動日期、活動方式、會議議程等需要進一步商定，但爲了不影響工作的整體推進，提前發出預通知對有關事項作出安排，穩步推進籌備工作。當這些不確定因素確定以後，再發出正式通知。比如，某單位發出的《關於召開2015 年度工作會議的預通知》，由於主要負責人的日程安排無法確定，因此會議時間只能寫成“2015 年2 月”，並且註明了“具體會議時間另行通知”。有時，一些面向社會公衆的會議、活動，由於擔心參加人員數量不足、高級別專家和相關領導無法到場、場地不宜聯繫等因素，也會發出預通知，這些環節一一落實後，才發出正式通知。

三是爲了避免時間、地點等衝突，提前發出預通知，以便有關單位和人員可以妥善安排日程和行程，能夠按時參加會議、活動。比如，一些面向社會的開放性會議在旅遊旺季舉行時，爲了規避旅遊高峯，會提前告知一個大致的時間範圍和會議地點，讓與會人員提前自行調整時間安排，如果沒有衝突，在敲定具體的時間和地點後，發出正式通知，予以確定。

四是根據工作常規和工作經驗需要在未來的某個時間段開展某項工作，但上級有關精神和要求還沒有下達，爲了提前着手準備，未雨綢繆，而發出預通知要求相關單位做好準備工作，以免上級新要求下達時措手不及，或時間緊張、倉促應對。比如，上海理工大學2015 年4 月20 日發出的《關於開展我校2015 年大學生志願服務西部計劃志願者招募工作的預通知》，就是“由於團中央關於《2015年大學生志願服務西部計劃實施方案》的通知尚未下發”而發出的，並註明了“正式文件下發後將再次發佈”。華南農業大學2013 年3 月份發出的一份《關於做好2013 年度省科技獎申報工作的預通知》開篇即指出，“根據以往工作經驗，2013 年度廣東省科學技術獎將於4 月份開始組織申報。爲了做好我校省科技獎的組織申報工作，按照‘組織’‘培育’和‘規劃’申報的工作原則”，將有關事項進行預通知。

　　二、如何撰寫預通知

預通知的撰寫和正式通知一樣，其結構都由首部、主體和尾部三部分構成，不同之處主要體現爲細節表述上的差異。

1.首部。首部包括標題和主送機關。通知的標題由發文機關+ 事由+ 文種組成。相應地，預通知的標題也由這三要素組成。但預通知的標題要註明“預通知”或“預備通知”，以示與其他類型通知的區別。比如，《×××關於開展2014 年黨建年終考覈工作的預通知》《黑龍江省水利廳關於召開全省水利工作會議的預通知》《共青團湖南省委組織部關於開展2015年“湖湘青年英才”支持計劃工作的預備通知》等。本着改進文風的原則，儘量不要使用類似《全國第××屆××學術年會暨中國××聯盟專家委員會工作會議徵文通知(預通知)》這樣繁複的標題。預通知的主送機關和正式通知一樣，只需要準確、規範即可。

2.主體部分。預通知的主體部分和正式通知的'主體部分一樣，包括通知事由、通知事項、有關要求等內容。所不同的是，對於一些尚未確定的事項，一定要註明。比如，註明“會議其他有關事項以正式通知爲準”“具體時間、地點另行通知”“正式會議通知擬於10 月中旬發出”等，避免引起誤解。有時，在措辭用語，也需仔細推敲。比如，教育部職業教育與成人教育司2015 年4 月1 日下發的《關於做好首屆全國職業教育活動周組織工作的預通知》，爲了突出預通知的特別屬性，在通知事項中特別選用了“擬定的時間和主題”“擬定的主要內容”等說法，用“擬定”來表明不確定性。

多數預通知爲了暢通聯絡渠道，確保溝通方便，需要在正文後面註明負責相關工作的聯繫人姓名及聯繫電話、電子郵箱、詳細地址等。

3.結尾。預通知的結尾和正式通知的結尾一樣，需要註明發文機關和日期，但要注意格式規範。《黨政機關公文格式》(GB/T9704-2012) 中關於落款位置要求和成文日期中的數字要求，需要特別注意，日常工作中非常容易出錯。

有時，根據需要，預通知也可以有《回執單》《登記表》《報名表》《申報表》《名額分配表》之類的附件材料，但應在正文中有所交代，並對應地附在預通知的後面。

　　三、撰寫預通知的注意事項

通知作爲常用的一種應用文體，在寫作時，一要層次清楚，邏輯嚴密。通知的內容大多是交辦或告知事項，撰寫時應從多方面、多角度提出要求或給予說明，同時，要按照事項的輕重主次一事一條逐層展開，形成環環相扣、邏輯嚴密的結構佈局。二要內容明確，要求具體。通知所涉及的原則措施、步驟辦法等要清楚明確，符合實際情況，具有較強的可操作性，以便於貫徹執行。

預通知的撰寫除了要遵守這些基本要求之外，還要特別注意以下幾點：

一是儘量不要頻繁使用預通知。頻繁使用預通知會削弱會議、活動的影響力、吸引力，使原本打算參與的人員對會議、活動的舉行信心不足，甚至退出。另外，還要避免發出第一輪預通知、第二輪預通知等類似的多次預通知，這會使主辦方組織能力、協調能力受到懷疑，也會使其公信力、形象、信譽受損。

二是語言要簡明扼要，必要的事項要交代清楚。對一些無法確定的事項，在預通知中可以用模糊性詞語表述。比如時間，可以用“近期”“5 月上旬”“6 月份”“7—8 月”“6 月15 日前”等籠統說法，同時還要註明“具體……另行通知”。

預通知作爲一種特殊的通知類型，其撰寫有其自身的特別要求，在起草前要認真預想可能會遇到的各種問題，充分考慮各種制約因素;起草時要仔細斟酌，語言表述準確到位，避免歧義;發出後還要認真解答有關單位和人員的疑問，按照預通知的要求做好工作部署和準備，紮實推進，爲會議、活動的順利舉行奠定良好的基礎。