如何甩掉手工帳

一、試運行

電算化會計信息系統正式使用之前，必須與手工並行運行一段時間，以檢驗其是否達到預定目標，軟件是否有缺陷或錯誤，以及系統的合法性、安全性、可靠性等。這一階段稱爲試運行階段。

⒈試運行的目的

會計覈算軟件，無論是自己研製或是購買的，一般在開發時已對軟件的功能及有關性能進行了測試和鑑定。但是，首先，這些測試一般是採用數據模擬方式，與單位實際會計業務相差很遠；其次，對一些通用軟件，大量的初始化定義工作如成本覈算、報表編制等，都由用戶定義，也難免出現差錯；此外，會計軟件是一種待殊軟件，使用時要確保萬無一失。因此，會計覈算軟件必須經過試運行才能投入正式作用。

（1）會計覈算軟件的功能檢查。通過試運行，檢查覈算軟件所能完成的功能是否達到了原設計的要求，每一功能模塊是否按規定的處理程序及方法完成核算業務。

（2）正確性檢查。通過試運行，並與手工比較，檢驗會計覈算軟件在記帳、編制報表、成本覈算、工資計算等業務處理的正確與否。

（3）合法性檢查。檢查會計覈算軟件是否符合財政部關於會計覈算軟件的幾項規定的有關要求，是否符合財政部門制定的財務會計制度。

（4）可靠性、安全性檢查。檢查整個系統在運行過程中是否安全可靠，能否保證會計覈算工作的正常進行，能否防止一些意外事故等等。

（5）及時性。系統運轉，能否保證及時提供、上報有關會計信息，包括帳、表等。

（6）例外情況檢查。通過試運行，及時發現一些原先設計時未加考慮的例外事件，並及時採取措施，改進完善軟件。

總之，通過試運行，及時發現設計中的一些錯誤、問題，排除一些隱患，完善功能，保證會計覈算軟件在投入使用後儘量不發生或少發生問題。

⒉試運行階段的主要工作

財政部規定，會計覈算軟件要經過三個月以上的試運行。對於由財政部主持評審的商品化會計覈算軟件，要求在四個以上用戶跨年度運行半年以上。

在試運行階段，一方面手工覈算工作仍要繼續，另一方面要花力量組織並輸入計算機會計覈算所需的當月數據，包括記帳憑證、成本覈算數據、職工考勤等，操作計算機完成有關會計覈算業務，並輸出所有總帳、明細帳、報表和有關覈算中間結果。分析計算機輸出結果與手工帳表數據比較，查找差異原因，若屬軟件設計原因，就必須由有關人員修改程序，改正缺陷。

⒊試運行階段應注意的問題：

（1）試運行階段，手工和計算機兩套系統同時運轉。這勢必增加財會人員的工作量。一般會計人員除了需多編制憑證外，還負責輸入或複覈和結果分析比較等任務，工作量十分大，因此，一定要加強管理，做好思想工作，領導要大力支持，全力以赴，協調好各方面的關係，贏得有關人員特別是財會人員的理解和支持，保證試運行工作順利進行。

（2）試運行要取得預期效果，除了軟件性能外，還要依靠慎密的組織、嚴格的管理和較好的人員素質。因此在此階段，要按照有關要求，有計劃有步驟開展工作，並嚴格遵照系統使用操作說明書和有關管理制度。並必須配備熟悉本單位會計覈算業務和電子計算機知識、系統開發知識的系統管理人員。目前，許多單位試運行時間拖得很長，有的超過幾年，甚至最後失敗，往往不是軟件本身設計問題，而是應用部門在這些方面跟上不，最後不得不甩掉計算機，回到手工覈算狀態。

（3）輸入的數據尤其是憑證數據準確與否是保證手工與計算機輸出結果一致的關鍵。記帳憑證編制必須嚴格按照系統有關規定，不得省略有關項目、內容，科目必須明細到規定的最低級數，保證憑證輸入的質量，所有記帳憑證在記帳前必須複檢，杜絕憑證重輸、漏輸。

（4）電算化會計信息系統可能在某些方面改變了原手工處理習慣和方法，因此，必須敦促會計人員按新的要求、新的方法處理，以保證覈算結果的可比性。

（5）手工覈算與計算機覈算結果的一致性問題。一般情況下，這兩者結果應該一致。但由於計算機精度高，通過計算機計算出來的一些數據，與手工有一定誤差。如成本覈算中的水電汽暖費、材料差異、工資、車間經費、企業管理費等費用分配，可能會出現幾分、幾角的誤差，導致手工與計算機覈算對不起來，也影響到有關總帳、明細帳，最後影響有關報表。這種誤差屬正常的，不應是問題。因此對於手工與計算機覈算結果不一致問題，首先應分析差異原因，是正常的還是不正常的，對不正常的，還要看是人工原因還是軟件問題，然後糾正。

二、替代手工覈算程序

⒈替代手工覈算的基本條件

當電算化會計信息系統經過一定時期的試運行，達到有關要求規定，就應甩掉手工，由計算機完成會計覈算工作。會計電算化的首要目的，就是要使財會人員擺脫繁瑣的記帳、算帳、報帳工作。但是對通過試運行沒有發現問題或發現問題及時得到改進的會計軟件，不能保證在正式運行中不出問題。要保證正常運轉，還需要具備相應的條件，因此，財政部在“會計覈算軟件管理的幾項規定中規定，替代手工記帳必須具備以下條件：

（1）單位獲得“會計工作達標單位”證書。

（2）採用的會計覈算軟件已通過評審。

（3）與手工並行運行三個月以上，保存有完整的與手工覈算相一致的數據。

（4）配有專門或主要用於會計覈算工作的計算機可計算機終端，並配有指定的專職或兼職的上機操作人員。

（5）有嚴格的操作管理制度，包括操作人員工作職責和工作權限；預防記帳憑證等數據未經審覈而輸入計算機的`措施；預防已輸入計算機的記帳憑證未經複覈而登帳的措施；必要的上機操作記錄制度。

（6）有嚴格的硬件、軟件管理制度，包括保證機房設備安全和計算機正常運轉的措施；會計數據和會計軟件安全保密的措施；修改會計覈算軟件的審批、監督制度。

（7）有嚴格的電算化會計檔案管理制度。

⒉替代手工覈算的審批程序和要求

各單位替代手工記帳的審批，分別由以下單位辦理：

（1）地方各單位由同級財政部門或其授權單位審批。

（2）國務院直屬單位由國務院各業務主管部門批准，年末一次彙總，報財政部備案。

（3）軍隊各單位的審批權限由總後勤部財務部規定。

申請單位應提交以下資料：有關會計電算化的內部管理資料；計算機會計科目代碼和其它有關代碼及編制說明；試運行簡況及輸出的帳、證、表樣本。

3.替代手工覈算的二種方式

從試運行向計算機系統轉換，替代手工覈算，一般有兩種方式：一種方式是全部覈算業務一次性完成轉換；另一種方式是分階段逐步轉換，以保證系統可靠，平衡過度。對於會計業務量大，處理複雜的系統，宜採用分階段轉換方式，先易後難。對於那些業務簡單或單項應用的核算業務，可用一次性轉換方式。

三、電算化會計信息系統的使用

電算化會計信息系統替代手工覈算後，大部分會計覈算工作就由計算機完成。在這一階段，會計人員的主要工作有：

（1）安軟件要求在計算機上完成各種帳、表的月、季、年初始化工作；

（2）記帳憑證編制及審覈工作；

（3）輸入日常覈算數據，包括記帳憑證、成本覈算數據、職工考勤、新增固定資產卡片等，並複覈；

（4）操作計算機完成各項覈算業務；

（5）查詢和打印輸出有關會計帳目、憑證、報表及其他有關會計數據；

（6）保管好會計檔案資料；

（7）做好軟件、硬件日常維護工作。

系統運行過程中，必須嚴格按照操作管理制度、維護管理制度、會計檔案管理制度和操作規程的規定要求，不得有半點馬虎。