關於辦公自動化系統設計應用的分析

摘要：隨着我國經濟的飛速發展，各個省市的工業化進程逐步加快，工廠的數量也大幅度提高，由此電力的需求量迅速增大，這就要求供電公司能夠提高工作效率，把握工作進度，爲了解決這一問題，辦公自動化系統涉足到供電公司的日常工作中，爲供電公司的工作提供強有力的幫助。

關鍵詞：供電公司，辦公自動化系統設計，應用分析

引言：21世紀是信息化的時代，在信息高速發展的今天，廣泛的互聯網技術已經不僅僅應用於IT行業，而深入到日常生活中的各行各業，同時在行業間的交流也起到至關重要的作用。作爲供電公司，肩負着整個城市的電力供應，不僅要充分調研各個地方的用電量，還要對各個地段的用電峯值有準確的把握。而這些如果只依靠人力的話，會浪費大量的人力資源而且要求極高的經費。

因此辦公自動化系統應運而生，如果供電公司協同辦公自動化系統，就會大大降低工作需要的人力物力，減少勞動時間，提高工作效率，從根本上提高公司的運營能力。1、辦公自動化系統的設計由於供電公司每日的工作量相對較大，而且處理的數據繁雜，因此供電公司採用的系統爲IE瀏覽器與Lotus Domino的組合形式，Lotus Domino的工作流技術較爲成熟，而且操作方便，對於複雜的數據庫可以進行有效的整合和梳理。公司的用戶在平時工作中，可以用IE瀏覽器對WEB網頁進行瀏覽，瀏覽器的操作頁面也非常方便用戶進行信息的提取。而此係統共分爲兩部分，第一部分爲用戶操作界面，在使用之初，使用者可以通過管理員的幫助註冊屬於自己的用戶，並由管理員給予用戶權限，通過這樣的步驟之後，用戶就可以使用操作界面了。

同時與傳統的服務器系統不同的是，該系統的客戶端不儲存任何數據和程序，使用者可以通過客戶端直接訪問數據，這樣的系統運行方式大大降低了維護系統所需的成本，同時也降低了不必要的維護時間。系統的第二層是管理員操作界面，使用該系統的供電公司在是使用之初會設定相應的管理員，便於對系統的維護與規範基本的操作流程。一般情況下，由於系統並不儲存數據和程序，因此係統的安全性較強，並不需要太多的精力進行管理和維護。2.辦公自動化系統的技術要求針對供電公司部門工作性質的特殊性，因此對於系統的要求相對也比較嚴格。一方面要求系統必須完整，無漏洞。在供電公司正常運營中，有高端的.決策層，有中端的管理層，還有低端的操作層，這就要求系統能夠針對不同的層面有不同功能性。能夠完全涵蓋公司工作的各個方面，方便各個階層進行有效管理和實施計劃，由此成爲工作人員的有效的工具。另一方面，由於供電公司在平時工作中要處理大量枯燥的數據，這就要求系統要具有較強的操作性能，同時還要能夠直觀的表達一系列數據的特點。從而起到對工作人員的指引作用，節省工作時間，提高工作效率。3.系統的功能設計對於龐大而複雜的供電公司來說，它的系統構成也同樣複雜，其中包括公司人員都可以瀏覽的公司主頁，針對不同部門的個人事務，公司高層的公文管理，事務員需要辦理的日常事務，管理員負責的資源管理，保密級別較高的檔案管理，同時還有必要的系統維護管理等等。

在此不能對於系統功能的各個方面均做一一介紹，只針對要求較高的公文管理以及比較普遍實用的個人事務做簡單的說明。公文管理是整個辦公自動化系統的核心，同時也是公司高層使用該系統的主要原因。在運用時，系統可以通過客戶端自動進行收文，並提示高層對其進行辦理，在審批的過程中，高層可以自定義工作流程，並要求系統自動跟蹤批辦公文的具體流程並做詳細的記錄進行反饋。在辦理過程中，系統可以實現方便靈活的查閱相關文件內容，並提供相關人員的信息交流平臺，有效的節省了辦理公文程序。個人事務的應用範圍比較廣，而且針對不同的工作人員，個人事務的內容也不盡相同。但是大體上總共包含以下幾項內容，待辦事項，已辦理事項，個人工作安排，密碼管理，公司公告。在每天的休息時間，系統會自動更新公司的相關公告以及不同人的待辦事項。每個人也可以在早上的時候通過瀏覽個人事務來了解自己需要辦理的事項以及公司未來的規劃，從而減少因爲傳達事項所浪費的不必要時間。 4.系統數據庫的設計由於供電部門在平時的工作中要面對大量的數據並要對其進行分析，所以系統的數據庫必須符合這種複雜非結構化數據存儲的功能的特點。該系統所有的功能都必須圍繞數據庫的處理進行運作，通常情況的工作流程大致如下，首先由技術部門的工作人員按照供電公司的部門結構組成對系統進行分層，其中包括文件夾，基本操作，數據分析，表單等等，然後工作人員根據自己的職位在已經規劃的系統進行選擇操作使用。對於公司高層，一般只涉及到對於下屬文件的簽字和蓋章，這些工作在系統中一般很難進行處理，雖然系統也準備了例如相應的文本文件，鏈接相應網頁或者多媒體的信息等，但是這種特殊非結構化的數據一般就只能通過系統存儲在系統文檔中。而對於數據庫來說，不僅僅要處理工作人員上傳的數據，同時還要對數據庫已存的數據進行相應的整理，從而方便工作人員在以後的工作中對其進行搜索和索引。

這就要求在系統內要有完備的全文搜索引擎。一般情況下用戶只需要登錄IE瀏覽器並直接在客戶端就可以運用搜索引擎來提取所需要的文檔數據資料，同時系統還會根據上傳數據的時間先後順序進行分門別類，以便節省用戶的搜索時間。對於日積月累的上傳的數據，建立龐大的數據庫是必然的。而且由於數據的種類衆多，除了對於各個層面的工作人員進行檢索數據，同時還要針對個別數據操作較爲繁重的工作人員建立專門的郵件數據庫。這種數據庫要根據不同人的不同需要而分爲不同的容量，不同的安全級別。用戶的個人郵件數據庫會存放在服務器的固定位置，而且不會輕易變動位置，這樣就方便了用戶在使用時可以直接通過登錄自己的用戶名對自己的數據庫進行調取。當然，如果是需要共享的數據，可以通過客戶端進行數據共享。5.系統的安全性供電公司的一些情況屬於國家機密，不能輕易滲透，因此係統的安全性要求也十分嚴格。

通過管理員定期對系統的安全檢查以及對工作人員的授權訪問限制，是完全可以建立系統的保密性，嚴格科學的保密措施，權限的有效設立是實現系統安全性的基礎保障。公司要通過定期與不定期的安全檢查，保證系統的安全性，阻止無關人員的非法訪問，保證系統安全健康運行。結語供電公司在運行過程當中應用現代化手段進行辦理日常業務，不僅大大縮減了勞動時間，而且能夠對繁瑣的數據進行系統的整理以及相應的分析，在系統能夠正常運行的情況下，公司還會擴大規模，對其下屬公司也將實行辦公自動化系統的運營方式，屆時上下級就可以通過網絡的交流處理各種突發情況，並第一時間瞭解相應的工作進展，全面掌握各地各個部門的實際情況，從而使供電公司真正成爲一個集體健康快速發展。

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