辦公室接聽工作電話,有哪些禮儀要遵守?
打電話應該遵循什麼原則,三分鐘通話原則。正常情況下,每次通話總時間不應超過三分鐘,一般來說,說話的時候要有意識地簡化內容,儘量做到言簡意賅,在許多國家,這一原則要求公務員作爲一種制度來遵守。鈴不能響三次的原則。打電話和接電話的禮儀,當電話鈴響兩次時接電話。不要拖延。拿起話筒先打招呼。
如果電話鈴響四次,拿起聽筒說對不起,讓你久等了。這是一種禮貌的表達,可以消除久等的不愉快感。如果電話內容很重要,要做好電話記錄,包括公司名稱,來電者姓名,通話內容,通話日期和時間,對方電話號碼。電話的開場白會直接影響客戶對你的態度和看法。注意使用禮貌用語,打電話的時候,說話要和藹,說話要清楚,就是不要擺架子,不要吞吞吐吐。
打電話時,禮貌地問現在方便說話嗎。考慮彼此的時間。一般來說,晚飯後或休息日下午打電話回家比較好,因爲這些時間比較自由,適合出差。打電話和接電話時,如果對方還沒有離開,不要和別人談笑,也不要用手。儘量不要在辦公室打私人電話。如果你在辦公室接到私人電話,儘量縮短關機的主動時間或將其置於震動靜音狀態。
在轉接客人或主管的電話時,必須詢問對方的姓名和單位。幾次之後都沒人接,所以每次都要對對方說對不起,請稍等。當你知道對方的來歷和意圖後,不要先掛斷,請示後再處理。會議中客人或老闆接電話時,向對方說明客人或老闆正在開會,禮貌地詢問對方是否需要留言。如果有留言,要按照電話備忘錄的要求記錄下來。如果對方堅持要談話,就要寫下自己的基本信息,讓對方稍等片刻。
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