辦公室電話接聽禮儀

辦公室電話接聽禮儀1

辦公室接聽電話的職場禮儀知識解析

辦公室接聽電話基本要點：

1.鈴不過三

在電話鈴響三聲之內接起電話，不要故意延遲，提起聽筒後，不要和周圍人閒聊。

電話鈴響3遍之前就應接聽，3遍後就應道歉：對不起，讓你久等了。如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽，代接的人應妥爲解釋。如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行爲。儘快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。

2.左手拿聽筒、右手拿筆

辦公室接聽電話不想個人接聽電話那麼隨意，在對方打過來電話的時候必須要做文字記錄。

3.第一時間說出公司或者部門名稱

在電話接通以後，主動向對方禮貌問好，並第一時間報出本公司或者部門的名稱。例如：您好、這裏是衆卓企業管理諮詢有限公司。

4.對方基本信息瞭解

確認對方的基本信息，包括對方公司、個人姓名、身份等。只有問清楚基本情況自己的工作才能順利進展，如果沒有問清楚來電者的身份，在轉接過程中遇到問題時就很難解決 了，不但浪費時間而且還會影響到工作進展。

5.詳細瞭解來電目的

瞭解清楚基本的來電者信息之後，就要對來電的目的做詳細的瞭解，以便對該電話採取合適的解決方式。包括要問到：對方來電找誰?對方的事情是否可以代爲轉告?是否一定要找直接人接聽?一般性的廣告電話在問清楚之後就可以直

接回絕，如果是公司有用的廣告電話就可以記錄，待需要的時候可以直接用。做大最大限度的靈活接聽電話。

6.確認來電主要內容

在電話結束之前一定要和對方確認一次來電的主要內容，做到準確到位，防止記錄錯誤或者少記。如果是見面會晤，那就要對會面的時間、地點、聯繫人、聯繫電話等各方面相關的信息覈實清楚。

隨時牢記5W1H技巧，所謂5W1H是指①When何時②Who何人③Where何地④What何事⑤Why爲什麼⑥How如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話和接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於5W1H技巧。

7.禮貌道謝

電話結束一定要對對方進行禮貌的道謝，這也是基本的'電話禮儀。來電者是客人，一定要尊重客人，千萬不要表現出一種眼中無人的感覺。

8.讓來電者先掛電話

不管是客戶或者是找公司相關人的間接客戶都要等着對方掛斷電話之後再掛電話，不可啪的一下扔回原處，這極不禮貌。

如果這邊快速的掛斷電話，會讓來電者感覺這邊的人對他很不耐煩，會讓對方心裏不舒服的。所以在接聽一個電話即將結束時，應該禮貌的請客戶先掛電話，這樣纔算是一個完美的接聽電話的結束。

辦公室接聽電話的職場禮儀

1.時刻保持微笑、聲音清晰

在接聽電弧中，一定要面帶笑容，還要保持清晰明朗的聲音。雖然笑容只能表現在臉上，但在你說話的聲音裏面是隨時都能感覺到的。

聲音要文雅有禮，以懇切之話語表達。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃着臉，聲音會變得冷冰冰。

2.保持正確的姿勢

接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導致丹田的聲音無法發出;大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口乾舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且

不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。

如果接電話的時候，彎着腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的;若坐姿端正，身體挺直，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。

3.保持電話與嘴之間合適的距離

在接聽電話時，應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。

辦公室接聽電話禮儀禁忌：

1.避免喂、喂或者你找誰開頭。

2.在通話過程中，絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠聽得出來。也不要同時與同事閒聊。

3.在通話結束時，不要先對方掛斷電話。

4.不要直接大聲的喊被找的人過來聽電話，應該用手捂住聽筒叫，或者讓對方等等自己放下電話去叫過來。

5.禁止接電話的時候大聲喧譁。

職場辦公室電話溝通禮儀知識

接電話的時間：接電話最完美的時間，最專業的時間接電話是在電話鈴響的第三聲接起來!如果你在電話鈴聲的第一聲響的間隙中接起來，一些客戶會認爲你太憂慮了;如果你在電話鈴響了六到十六次，客戶會認爲你不在意生意。

接電話的聲音：頂尖的銷售員接電話用有點興奮的聲音。他的聲音有些快樂的訊息，有些熱誠。如果你的聲音聽起來象晚期病人的聲音，保證客戶不會想和你見面。這也是爲什麼你要在第三個電話鈴響響接起電話的理由之一，因爲在第一響時，打斷了你正在做的事情，把你的心緒理清，把你自己的意識提高起來。這是簡單的小計謀。不管你什麼時候聽到電話鈴聲，暫停你手上的事情，立刻閃爍出心靈的想象。

承認他人的興趣：讓給你來電的人告訴你他爲什麼打電話來。他或她可能會拒絕你的廣告或者問你一些關於特殊項目的事情。你可以這樣回答：是的，先生(女士)，我們已經接到好多電話詢問我們的新產品，我們真的很高興。然後你繼續下一步。

儘量得到對方的名字：如果你能在電話中叫出對方的名字，對方會非常高興，這樣非常有助於與來電的人建立聯繫。得到名字的方法很簡單，但正確的話語十分重要，如下：當你回到線上，說：謝謝你的等候。通常用禮貌來讚揚他們的耐心。然後說：我是把你的名字報上去。但是不要嘗試用等待逼他說--只是給他一個機會說出他的名字，如果他那時覺得自然，他會說出來，如果沒有，那就回到原來的溫柔和信心的語調說：請問我可以知道您是哪一位嗎?你總是可以知道他們的名字，如果他真的對你和你的公司有興趣，而在詢問購買的問題。

用問句回答他大部分問題：你所要的會面機會可能需要你去他們家裏，可能意味着他們到你的展示或陳列區域去看你公司的產品，也可能是去客戶的辦公室，不管怎樣，你都必須去赴約。 當客戶電話來說：你們的複印機可以打折嗎?一個頂尖的推銷員不會回答這個問題的有或者沒有。而是他可能說：那一型的複印機正是你要買的嗎?是的，正是那種。好，我今天或明天可以跟你多談一點，你要來我們的展示間還是我到你那裏去?

當約定約會時間時，要重複告訴客戶所有的細節：當你約會時，什麼事情都可能發生，他們不是完全忘了，就是不能確定你在哪裏。他們可能忘記會面時間，可能不記得你的名字，這就是爲什麼要在約會時要確認好幾次的原因。注意請他們寫下適當的細節。如：你有沒有隨手的鉛筆?我想要你寫下一些適當的細節。適當的細節包括銷售員的姓名、他公司的地點、地址、時間、及任何來電者需要聯絡你資料。

辦公室電話接聽禮儀2

強化四種意識

一部電話，既是對外聯繫的窗口，又是協調指揮的中樞，既代表着單位的形象，又關係着工作運轉的效率。筆者體會，接打好電話的前提，主要是強化四種意識。

一是尊重的意識。同事之間相處或對外聯繫工作，相互尊重是最基本的原則。接打電話也要體現尊重的意識，其中最重要的就是要平等待人。在接打電話過程中，不論是與其他單位聯繫工作，還是單位內部協調業務，都要在溝通過程中平等相待，既不能居高臨下、盛氣凌人，也不必妄自菲薄、低人一等。

二是服務的意識。我們的工作性質就是服務，任何時候都要秉持服務意識。接打電話是一種工作手段，也要把服務意識貫穿其中。無論是外單位請我們支持幫助，還是其他部門要我們協調解決問題，辦公室的同志都要熱情相待、及時解決。當對方提出的事項讓我們感到困難、難以滿足時，也要實事求是地解釋清楚，取得諒解，並商量出妥當的辦法。

三是盡責的意識。每個崗位都有對應的工作職責，接打電話是我們履行職責的一種方式，因此在接打電話過程中也要有崗位責任意識，做到盡心盡責，不能敷衍應付，更不能受自身性格、習慣、心情等因素的干擾影響。

四是規範的意識。接打工作電話不同於私人通話，要講究規矩、懂得程序、注重禮儀，關鍵是要講規範，不能太過隨意。比如，要使用工作中的規範用語，不能隨便亂說;要言簡意賅，不能羲要注意分寸，該說的說，不該說的不說。

掌握環節步驟

接打電話有一些基本的環節步驟，既要有所掌握，又要靈活運用，總的原則是“禮多人不怪”，一般原則是內部或熟人的電話可從簡，外部或生人的電話需周全。

(一)打電話

1. ，如“你好”“您好”(對領導、長者要用尊稱)。

2. 確認通話人，如“是××處吧”“哪位”。

3. 自報家門，如“我是××處的×××”。

4. 說明事項，如“有個急件，請儘快來取一趟”“××文件有個問題，需要與你們覈實一下，您看找誰聯繫”。

5. 結束語，如“再見”“好的”。

(二)接電話

1. 問候語，如“你好”“您好”。

2. 確認通話人，如“請問您是哪裏”“請問您是哪位”。

3. 聽清事項並作好記錄，重要事項要向對方複述覈實，如有疑問當即溝通解決，必要時留下對方聯絡方式。

4. 結束語，如“再見”“放心”“馬上辦”。

把握四個關鍵

接打好電話的關鍵，是良好的態度、周全的考慮、規範的表述和負責的意識。

態度和善，不急不躁。通話中注意語氣，不能帶有負面情緒。即使對方再着急、態度再不好，也不能急躁，更不要針鋒相對，而是冷靜處理，做到堅持原則、不卑不亢、柔中有剛。

事項清楚，不丟不落。該說的事項要一次說清楚，讓對方準確理解，不要剛放下電話就開始擔心自己是否沒說清楚、對方是否沒聽明白，或者又想起來還有個事情忘記說了，要再打一次電話。特別是像時間、地點一類的關鍵信息，一定要說清楚、記清楚。

表述恰當，不少不多。溝通中語言要準確精練，該說的內容要說完整，並且只涉及相關的信息，無關的信息不必過多透露。比如，有電話找同事，而他不在，一般只需告訴對方“他現在不在”，而不必說明不在的具體原因。

敢於負責，不推不拖。接聽電話，不論問及的事項是否屬於分內或知情，都要有“首接負責”的意識，妥善處理，不要隨便推脫。接起電話後需要再轉給他人時，要將來電人是誰和詢問的'事項扼要告訴要轉給的人，既使接話人有個準備，也可避免來話人又從頭說起。通話結束後，有需要進一步處理的事項，要及時處理，不要拖延，防止遺忘。

注意若干細節

接好、打好電話，還要注意以下這些細節：

1. 使用禮貌用語。要講究禮儀，使用文明禮貌語言，表達熱情友好的態度，體現良好素質，維護機關形象。

2. 搞清溝通對象。不論打電話還是接電話，都要首先搞清楚與自己通話的人是誰，特別是重要電話，一定要確認對方的身份。

3. 清晰表達意思。使用言簡意賅的語言，清楚準確表達自己的意思，不要模棱兩可、含糊不清，甚至隨意亂說。

4. 作好文字記錄。簡單事項可以記在腦中，重要事項或後續還要辦理的事項，要作好文字記錄。特別是工作繁忙時，在一邊處理事情一邊不停接聽電話的情況下，更要隨手記下關鍵點，接完後及時整理寫清，防止遺忘誤事。

5.有人正在接打電話時，同在一室的其他同志不要大聲喧譁、高聲談笑，以免造成干擾並給對方留下不良印象。有事要提示正在通話的人時，要儘量壓低聲音，避免讓對方聽到，以免失禮。

6.掛電話時，要緩慢、輕輕放下聽筒，避免出現很響的“啪”的一聲，讓對方感到不悅。

7. 接打電話時要有保密意識。兩個人處於一室同時接打電話時，都要壓低聲音，拉開距離，既可避免相互干擾，又可防止泄露工作事項。

8. 幾個電話同時響起時，要分清輕重緩急，一般先接外來電話，再接內部電話。

辦公室基本禮儀

1站姿：兩腳腳跟着地，腳尖離開約45度，腰背挺直，自然挺胸，頸脖伸直，目光平視，使人看清你的面孔。兩臂自然下垂，不聳肩，身體重心在兩腳中間。會見客戶或出席儀式站立場合，或在上輩、上級面前，不得把手交叉在胸前。

2坐姿：坐下後，應儘量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向後伸，或俯視前方。

3公司內與同事相遇，應點頭行禮，表示致意。

4握手時用普通站姿，並目視對方眼睛。握手時脊背要挺直，不彎腰低頭，要大方熱情，不卑不亢。伸手時，同性間應地位低或年紀輕的先伸手，異性間應男方先伸手。

5出入房間的禮貌：進入房間，要先輕輕敲門，聽到應答再進。進入後，回手關門，不能用力太大、粗暴。進入房間後，如對方正在談話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，也要看準機會。而且要說：“對不起，打斷您們的談話。”

6遞交物件時，如遞文件等，要把正面、文字對着對方遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接着;至於刀子或剪刀等利器，應把刀尖向着自己。

7走通道、走廊時要放輕腳步。無論在自己的公司，還是對的公司，在通道和走廊裏不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊裏遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。

辦公室電話接聽禮儀3

辦公祕書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結束後，對方會對您公司有極佳的印象。

通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室裏其他人的工作。

接起電話時首先應自報單位名稱及所屬部門。

接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉電話時爲指定受話人提供便利。

當對方要找的人不在時，在不瞭解對方的動機、目的是什麼時，請不要隨便傳話。未授權的情況下不要說出指定受話人的行蹤。

當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應儘快和通話對方致歉，得到許可後掛斷電話。不過，電話內容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的`客人稍等，然後繼續通話。

在電話中傳達事情時，應重複要點，對於數字、日期、時間等，應再次確認以免出錯。

如果對方沒有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位?"

要轉告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露祕密，也可以避免由於打岔引起的尷尬和不悅。

聽不清楚對方說話的內容時，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

如果電話突然發生故障導致通話中斷，此時務必換另外的電話再撥給對方，向對方解釋清楚。

掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。

辦公室電話接聽禮儀4

辦公室電話禮儀常識：5W1H

所謂5W1H是指When何、Who何人、Where何、What何事、Why爲什麼、How如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話和接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴於5W1H技巧。

辦公室接電話禮儀技巧5w1h介紹

who(對象)

who是指打電話的對象。通話的對象可能是總經理，也可能是普通的公司職員，因此，在電話開始時需要確認一下接電話者是不是所要找尋的人。

where(場所)

where是要確定與客戶進行約會的具體地點。一般說來，由於很多公司只有一個電話線路，如果地點確定不下來，那麼佔線時間過久勢必會影響公司的對外通話系統。因此，在打電話之前就應該大致選好約會的地點，通常可以選擇在兩公司之間的某個地方。

why(理由)

why是指打電話的理由。通過此次電話需要達到什麼目的?這個電話是不是非打不可?這些都是需要在打電話之前考慮清楚的問題，因爲打電話也需要佔用工作時間，能節省則儘量節省。

what(內容)

what是指打電話所要傳達的內容。爲了使此次電話達到最大的績效，工作人員應該事先準備好所要講述的內容，並思考採用何種方式向接電話者傳達信息，使之能夠馬上領會到打電話者的意圖。要注意的是，電話的內容應該使客戶產生賓至如歸的感覺，爲公司贏得良好的口碑。

接電話的對象不同，會涉及到不同禮貌用語的使用。但不管接聽對象是誰，在選擇對方稱呼時都應該注意滿足對方的優越感，以獲得相應的回報。

when(時間)

when是要選擇對方比較合適的時間進行通話。應該儘量避免在對方工作忙碌、例會、用餐、休息等時間段內打電話，這就需要在平時多注意收集詳細的資料，建立客戶檔案，從而獲得對方較高的認同度。

how(方法)

how所要考慮的是如何在電話中恰當表達的問題。如果原先約定是今天交貨，但公司實在來不及的時候，就應該注意選擇較妥善的說辭，讓客戶能夠接納;否則，簡簡單單的抱歉話語，很難讓客戶接受。

辦公室電話禮儀常識：打電話的禮儀常識

打電話的禮儀

1、時間選擇：和私人通話要選擇效率高的`時間，晚上10點後，早上7點之前不打電話，就餐的時候別打電話，節假日不要打電話。

2、空間選擇： 私人電話最好在家裏打，工作電話在單位打。不亂用單位電話談私事，不在公衆場所打電話。

3、喜悅的心情：打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由於面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱着"對方看着我"的心態去應對。

4、打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 "聽"得出來。如果你打電話的時候，彎着腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，儘可能注意自己的姿勢。

5、通話時長：宜短不宜長。長話短說，廢話不說。把最重要的事放在前面，自我介紹開頭。

6、打錯電話要主動道歉，發短信祝福最好帶署名。

辦公室電話禮儀常識：社交禮儀中接打電話的訣竅

電話已成爲日常交際不可或缺的通訊工具，因此學會接打電話的禮儀在我們日常交際中是非常重要的，打電話要選擇適當的時間，查清號碼撥號，接聽電話時認真傾聽等都是良好社交禮儀的表現。

一 打電話禮儀：

1做好打電話前的準備：做好思想準備、精神飽滿;要考慮好通話的大致內容，如怕打電話時遺漏，那麼記下主要內容以備忘;在電話機旁要有記錄的筆和紙。

2電話撥通後，應先說“您好”，問對方：是某單位和個人。得到明確答覆後，再自報家門，報單位和你個人的名字。

3如對方幫你去找人聽電話，此時，打電話的人應拿住話筒，不能放下話筒幹別的事。

4告知“某不在”時，你不可“喀嚓”就掛斷，而應說“謝謝，我過會兒再打”或“如方便，麻煩您轉告”或“請告訴他回來後給我回個電話，我的電話號碼是 ……”

5電話撥錯了，應向對方表示歉意，“對不起，我打錯了”，切不可無禮的就掛斷電話。

6如要求對方對你的電話有所記錄，應有耐心，別催問：“好了嗎?”、“怎麼這麼慢!”

7打電話時，要口對話筒，說話聲音不要太大也不要太小，說話要富於節奏，表達要清楚，簡明扼要，吐字清晰，切忌說話矯揉造作，嗲聲嗲氣。

8給單位打電話時，應避開剛上班或快下班時間，因爲接聽電話的人不耐煩。居家打電話宜在中飯或晚飯或晚上的時間，但太晚或午睡的時間不宜。

9通話應簡單明瞭，對重要內容可以扼要地向對方再敘述一遍，以求確認。

10不佔用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間用電話與親朋好友聊天。

11通話完畢，應友善地感謝對方：“打攪你了，對不起，謝謝您在百忙中接聽我的電話”，或者“和您通話感到很高興，謝謝您，再見”。

二 接電話的禮儀：

1一般鈴聲一響，就應及時接電話。如鈴聲響過四次再去接，就顯得不禮貌，此時拿起電話，應說聲“對不起，讓您久等了。”

2一般拿起話筒後，應說“您好”

3再自我介紹，需要我幫忙嗎?

4認真傾聽對方的電話內容，聽電話時，應說“是、好”等，讓對方感到你在認真地聽，不要輕易打斷對方的說話。

5如對方不是找你，那麼你應該禮貌的請對方“稍候”，如找不到聽電話的人，你可以自動的提供一些幫助，“需要我轉告嗎?”

6如對方要求電話記錄，應馬上拿出紙和筆進行記錄。電話記錄：說來的電話(WHO)，打電話找誰(WHOM)，來電的內容(What)、來電的原因(Why)、來電提到的地點(Where)、時間(When)。

7電話完畢，應等對方掛機後在掛比較好，不要倉促的就掛斷，甚至對方話音沒落，就掛斷。掛電話的聲音不要太響，以免讓人產生粗魯無禮的感覺。

8碰到對方掛錯電話時，態度要有禮貌，別說“亂打，怎麼搞的。”

9接電話時，儘量不要幹別的事，如中途有事，必須走開一下，那麼時間也不應超過30秒。

禮貌禮儀知識― 撥打電話要注意什麼

撥打電話要注意：

(1)時間

一般情況下，不要選擇過早、過晚或對方休息的時間打電話。比如，工作電話應該選擇在8點以後，如在國外應選擇在9點以後。往辦公室打電話，最好避開臨下班的時間。因爲這個時間如需要了解、研究或者對方急於下班，很可能得不到滿意的答覆。中午休息的時間，也不要給對方打電話。非特殊情況，不要在節日、假日、用餐時間和休息時間給對方打電話。半夜或清晨被電話吵醒，很容易引起對方的反感。打國際電話，首先要考慮對方國家的時差。如中國同美國時差12個小時，北京下午3點時卻是美國人睡得正香的後半夜。如果忽視時差，把人從睡夢中驚醒是十分不禮貌的。

其次要把握好通話的時間長度。在正常的情況下，一次打電話的時間最好不要超過3分鐘。這種做法，在國外叫做“打電話的3分鐘原則”。要求打電話的一方要有很強的時間觀念，抓住主題，在儘可能短的時間內表達自己的意思。因爲時間過長，造成電話佔線，會影響正常的通訊。要講究效率，既節約自己的時間，也不要浪費他人的時間。

(2)內容

通訊內容要簡明扼要，作到言簡意賅，乾脆利索，不要吞吞吐吐，東拉西扯，否則，既浪費了時間，又給對方留下了糟糕的印象。

(3)態度

通話過程中，打電話者要文明禮貌，態度熱情誠懇。

①通話時要吐字清楚，語速、音量適中，語句簡短，語氣親切，作到語言文明。在先向對方恭敬地道一聲：“您好!”後，要主動的介紹單位的名稱和自己的姓名，不要讓對方去猜。結束通話前，要道一聲：“謝謝!”“再見”。

②通話時要精力集中，嘴裏千萬不要嚼東西，也不要一邊打電話，一邊同旁人聊天，或一邊打電話，一邊兼作其它事，給對方心不在焉的感覺。

③打錯電話時，要向對方道歉：“對不起”、“打擾您了”，等等。不可一言不發，掛斷電話了事。通電話時忽然中斷，按禮儀要求應由打電話方立即再撥，並向對方說明，不應等接電話一方把電話打過來。

④要注意舉止、形象。打電話時，應站好或坐端正，舉止得體。不可坐在桌角上或椅背上，也不可趴着、仰着、斜靠着或者雙腿高架着。用電話要輕拿輕放。打電話時，姿勢對方雖然不能看見，但不良姿勢可以影響一個人的情緒和聲音，使對方有所察覺。另外，在同事面前，也會有損自己的風度和形象。

辦公室電話禮儀常識：接聽電話的禮儀

(1)電話鈴一響，應立即放下其他工作，及時接聽電話。接電話有“鈴響不過三”的說法，就是說接電話以鈴響三次以內接聽爲宜。在工作和生活中，我們應注意遵守這一作法，而不要故意拖延時間。

(2)拿起話筒後，要主動問好並自報家門。問候對方是禮貌的表示;自報家門則是爲了讓對方驗證一下，是否撥錯了電話，找錯了人。

(3)接聽電話時，要積極呼應，態度熱情友好，不要裝腔作勢，冷落對方。要專心致志，不要心不在焉，三心二意。電話結束時，要主動說：“再見”，做到客氣有禮貌。接聽電話時，如遇重要內容，要認真做好筆錄。

(4)如果對方打錯電話號碼，要耐心向對方說明，不要不耐煩，甚至惡語相加。通話時電話中斷，要等待對方再次撥進來，不要遠離電話或者責備對方。

(5)在會晤重要客人或者會議期間有人打來電話，應向對方說明情況，表示歉意並約好時間，主動打電話過去。一旦約好給對方打電話，就要守約。

(6)按照電話禮儀的慣例，一般要由打電話者掛斷電話。在對方沒掛斷電話時，接電話一方不應主動掛斷。尤其在與位尊者和女士通電話時，一定要等對方掛上電話，以示對對方的尊重。

代接電話的禮儀要求是：

(1)接電話時，對方不是找自己，不要出口不快，拒絕對方代找他人的請求，應該問清楚找誰後，用手輕捂話筒，請要找的接話人接聽電話。

(2)如果要找的人不在，需轉達有關事項，代接電話的人一定要認真記錄，重要事項待對方講完之後，還應該重複一遍，以驗證記錄是否準確，同時將自己的姓名告訴對方，讓對方放心。電話記錄應包括通話者的姓名、單位、通話時間、內容、是否回電話，並應問清回電話的號碼等內容。代接的電話要及時轉告，不要耽誤。

(3)問清楚對方的姓名和要辦的事後，再告訴對方要找的人不在，這是很不禮貌的。因爲這樣很容易讓人產生誤會。會讓對方感到，人在與不在取決於打電話的是誰和辦什麼事。