做好企業辦公室文祕工作論文

【摘要】企業辦公室在整個企業中佔據重要地位，企業辦公室文祕則是重中之重。本文從提升自身學習、寫作、協調能力，樹立創新、服務、奉獻意識，注重禮儀等方面入手，探討如何做好企業文辦公室文祕工作的問題。

【關鍵詞】企業辦公室；文祕工作

企業辦公室是企業的核心組成部分，關乎企業工作的上傳下達，是企業運作的樞紐。企業生產經營、管理制度、戰略方針制定需要辦公室起草，企業行政管理、日常事務、監督檢查也需要辦公室執行，同時因爲要負責對外聯絡和公關宣傳一個企業的辦公室也是企業內外形象之所在。企業辦公室職能重要，那幺辦公室文祕工作就尤爲重要。上述辦公室職能的具體執行者就是辦公室文祕。我國從事祕書工作的人員幾千萬人，隨着社會發展、企業轉型，企業各職位設定更爲專業化，文祕工作的重要性越來越突出，不僅是企業管理的助手也是企業形象的呈現。但目前文祕工作還沒有得到較大的重視，崗位職能並未得到充分發揮。其中有企業自身不重視原因，也有文祕自身能力、素質、意識、形象的問題，不是應有的寫作能力缺乏就是禮儀的忽視。如何做好企業辦公室文祕工作值得探討。

一、提高自身能力

做好企業辦公室文祕工作最直接的就是提高自身能力，文祕工作的性質決定了對其有較爲全面的要求，其中最主要的有學習能力、寫作能力和綜合協調能力。

1、提升學習能力

要樹立文祕良好的外在形象，講究文祕禮儀，提升學習能力是必不可少的。社會不斷變化發展，企業加快更新步伐，知識更是日新月異。做企業文祕如果死守原有經驗，就只能固步自封，逐漸被時代所淘汰。提升學習能力，一是要更新文祕相關業務知識。業務知識對任何職場人士來說都是基本技能，是工作的“飯碗”。企業的發展是思路的'更新，大到企業制度方針改變，小到辦公室檔案管理的電子化都是不斷髮展變化的。作爲辦公室文祕，只有接受新的業務知識，不斷更新才能真正做好企業的日常工作。二是學習政策理論。可以說一個不熟悉國家方針政策，不瞭解時事行情，不清楚行業動態的人是做不好企業文祕工作的。爲此有些企業專門設立了理論研究部門，針對國家大政方針、宏觀調控動向，爲企業自身發展尋求更好道路和方向。企業辦公室文祕作爲企業管理的助手，就是要懂政治、講經濟、知法規，更要做到擅觀察、常總結、勤分析。三是學習領導管理。企業辦公室文祕作爲日常文件的起草者、公司文化的宣傳者、領導思想的傳達者，很多時候需要“站在領導的角度”看待問題，這時就需要學習領導藝術，當好領導“參謀”。

2、提升寫作能力

企業辦公室文祕除了當好領導“參謀”，最基本的工作應該是文案寫作。文祕接觸最多的應該是會議籌備也就需要做會議記錄、紀要及會後宣傳，還有公司各類公文起草，涉及公司制度、公司發文等，還有企業的宣傳工作。上述各項工作，除了基本的格式要求，最重要的是堅實的文字基礎和過硬的寫作能力。提高寫作能力是一個不斷積累的過程。這要求我們日常工作中，不放棄任何可以鍛鍊自己文筆的機會，不小看任何文體，一個通知也要字句通順、邏輯清晰、格式準確。除日常工作以外，要多看、多讀、多背、多想，多看好文章，提升知識儲備，多背好句子，做好文字儲備。有時候在寫作中不知道怎幺對文章內容進行歸納提煉形成一個引人注目的小標題，這時突然冒出的“點子”就跟平時的積累不無關係，而這些“點子”往往就是領導欣賞的。

3、提升協調能力

協調能力體現企業辦公室文祕的綜合素質，影響文祕上傳下達的實效。提高協調能力，就要正確處理工作各項目的關係，文祕工作事項較爲繁雜，涉及有日常事務、臨時任務、各項活動等，需要文祕分清主次，拿捏輕重；提高協調能力，也要正確處理組織間的關係，對內主要是各級關係，對外爲各個組織單位之間的關係；提高協調能力，還要正確處理人際關係，正確處理上下級關係，擁有良好的人際關係，能爲祕書工作起到良好的推動作用。

二、樹立三個意識

1、樹立創新意識

在國家提倡“全民創業、萬衆創新”的時候，關鍵是企業要加快實現開放式創新，具體到辦公室文祕個人上也要牢固樹立創新意識，要以創新的精神去接受、思考、研究本職工作，迎接新問題、新常態。做到不以舊思維做新工作，不以舊方法走新道路，才能不以舊標準上新臺階，才能永葆祕書職業的生機和活力，全面發揮文祕職能作用，實現自身價值。

2、樹立服務意識

作爲企業辦公室文祕，要充分意識到辦公室在整個企業當中的作用和宗旨那就是服務。可以說服務意識就是文祕的事業的生命線。一個文祕，他可以規範地接聽電話、禮貌地詢問事宜、合理地回答問題，但如果沒有樹立服務意識，只是機械地完成工作，那幺這樣的工作是生硬、模式化的工作。祕書職業特點決定其接近權力中心而沒有決策權，這就需要祕書真正樹立服務意識，調整心態，做到“幹練而低調”。

3、樹立奉獻意識

作爲企業辦公室文祕要充分認識到辦公室的職能和職業的特性。辦公室工作，可以說是默默無聞，不求回報的。比如起草的講稿，如能被領導一字不差地念出來，這是對文祕工作的肯定，應該爲此感到欣喜。所做的後勤工作，員工們感受到了企業關懷就是自己工作做到位的一種體現。在企業辦公室文祕的位置上，就是要樹立奉獻意識，堅守崗位、默默奉獻；在工作中，關心集體，關注員工冷暖，爲企業運作創造有力條件；在作風上，顧大局、識大體，既要高屋建瓴也要細緻入微。

三、重視文祕禮儀

上述能力和意識的外化表現就是禮儀。文祕禮儀是文祕自身觀念、意識、素質和行爲方式的總和。負責上傳下達、溝通內外的企業辦公室文祕除了掌握基本的文祕知識，具備較好的工作能力外，更應該樹立形象意識，提升禮儀修養，以適應不同場合的規範禮儀。

禮儀是人們在社會、道德、習俗、宗教等方面所認同和遵守的行爲規範或準則，是文明程度和道德修養的一種外在表現形式。祕書禮儀，是祕書在工作、社會活動中，爲塑造個人以及組織的良好形象，向相關交流對象表示尊重及友好的規範或程序，是祕書日常工作的重要組成部分，涉及內容爲辦公、接待、外事、社交、形象禮儀等。根據對方身份、地位不同，禮賓待遇不同；依時間、地點、環境不同，禮儀有所差異；根據時代更迭，禮儀相應發展，因此要不斷學習，規範禮儀，避免差錯。

祕書人員處於企業對外交流的前沿，是企業的形象，祕書人員禮儀是否合乎規範反映了所代表的企業的形象高低，有了良好的祕書禮儀不僅樹立形象、便於工作也有利於展示個人價值，獲得認可，因此企業辦公室文祕需特別重視文祕禮儀。

四、結語

企業辦公室文祕在工作中往往身兼數職，需要做文祕、人事、檔案管理、公關宣傳等工作，所以除了必備的專業素養外，也需要掌握相關領域知識，不僅要做好基本的辦文辦事，熟練運用現代辦公設備，還要有良好的語言表達能力和社會活動能力，還要具備企業禮儀，當好企業的“窗口”，領導的“門面”。只有不斷提升自己的各項能力，樹立好文祕意識才適應當代企業需求，爲企業發展謀好策、出好力。

【參考文獻】

[1] 楊素華. 祕書實務[M]. 北京大學出版社， 2008.

[2] 賈 凡. 淺談祕書禮儀[J]. 時代金融， 2013（8）.