辦公設備管理制度集錦15篇

在現在社會，接觸到制度的地方越來越多，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規範。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編爲大家收集的辦公設備管理制度，希望能夠幫助到大家。

辦公設備管理制度1

爲了保證公司辦公設備正常運轉，提高辦公設備工作效率和使用效率，特制定本制度：（本制度辦公設備包括電話、電腦、打印機、收銀機、驗鈔機、空調等）

一、每臺電腦指定專門人員上機，負責日常操作，非操作人員不得隨意上機。

二、電腦使用人員設密碼管理，密碼屬於公司機密，未經批准不得向任何人泄露。

三、嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項。

四、上班時間人員短時間離開電腦，必須設置爲密碼保護界面，下班後所有設備（服務器除外）必須關閉。

五、辦公室空調不得隨意開啓，嚴禁出現辦公室無人情況下的運轉。

六、打印機、複印機嚴禁長時間打複印。收貨部打印機使用頻率較高，紙屑產生較多，致使散熱效果變差。爲了避免機器溫度過高而影響使用壽命，需要關閉電源後進行定期清掃。（每週一次）

七、設備出現故障，嚴禁私自拆卸，第一時間上報且由專業人員來完成維修。

八、愛護設備，不得野蠻使用。原則上採用“誰使用、誰負責”。

九、如出現上述情況的任何一項，每次考覈20元。

十、本制度從下發之日起執行

辦公設備管理制度2

物業部所有辦公設備都是公司財產，任何人員無權損毀及因私使用，同時必須遵守以下制度。

一、所有辦公設備須由經理指定專人負責管理及操作，要求負責人具備熟練操作能力，懂得基本的維修知識，具體內容包括；

1、檢查設備，每天上班開機、操作，下班關機。

2、清理設備衛生，保持設備乾淨。

3、更換電話機消毒膜、打印機色帶等。

4、定期保養檢修設備。

5、登記使用情況(使用人、日期、內容、打字內容提要等)。

二、辦公設備的使用要遵守先公後私，先急後緩，先客戶後自己，能節省不浪費的原則。

三、電腦的使用只限於工作，任何人不得用電腦幹私人事宜，禁止用電腦玩遊戲。

四、當設備發生故障時請技術人員修理，除此之外不得擅自拆弄，以免加重故障。

辦公設備管理制度3

總則

一、目的。爲了保證公司辦公設備正常的運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。

二、適用範圍。本制度所指辦公設備主要包括臺式電腦，打印機，複印機，電話，傳真機，投影儀，筆記本電腦，對講機等。

三、相關部門職責。

行政部主要負責辦公設備的採購申請受理，採購，保管，配發，維修保養，設備調換等事宜。目前暫由總經理制定財務人員購買。

辦公設備日常管理

一、辦公設備的申請和購買。

1.工作人員根據需要提出辦公設備的購買申請，並填寫《辦公設備需求單》，報部門負責人及行政部負責人批准;購買單件設備金額大於20xx元的需總經理批准。低於200元的辦公用品行政部可以採購，大於200元的辦公用品有采購部負責採購。

二、辦公設備的領用。

1、設備需求部門根據審批的《辦公設備需求單》到行政部領取。

2、對部門領取的設備進行編號，以便盤點。

三、辦公設備的使用和保養。

1、使用設備前應詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規範操作使用，各部門主管負責監督檢查。

2、公司各類設備的保養和維修由各部門參照規範，正確使用，注重平時保養。

3、行政部對辦公設備運行，保養情況進行監督檢查，對設備的維修，更換零件要進行登記備案。

四、辦公設備維修管理

1.設備發生故障無法使用時，設備使用人應報行政部處理;無法解決的由採購部聯繫供應商統一報修。

2在保修期內的設備，採購部應聯繫供應商進行維修;保修期外的設備，按照最經濟可行的報修方案進行維修，包括委託維修商來完成任務，由部門主管按照維修的真實情況，填寫設備維修單中的“維修記錄”。

五、建立維修檔案

1、所有設備的維修都必須建立完整的維修檔案，由行政部統一管理，主要包括設備名稱，維修日期，故障現象，故障原因，維修內容，維修費用，維修單位等。

2、行政管理部應定期統計，彙總維修情況，針對各類故障產生的原因提出預防與克服的措施，通知使用部門加以防範。

六、辦公設備使用監督

1、行政部負責對辦公設備的使用進行不定期的檢查。

2、行政部對違規使用辦公設備人員有提請處罰的權力。

七、辦公設備的盤點及賠償

1、行政部負責對公司所有辦公設備進行分類，並建立辦公設備管理臺賬，每季度盤點清查一次，作到賬物相符。

2、在規定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損，丟失，被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。

八、辦公設備的報廢處理

報廢審覈：對於各部門提交的報廢物品清單，要認真審覈，確認不能再次利用後，經行政部，總經理簽字後方可作報廢處理。對決定報廢的辦公設備，行政部應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱，價格，數量，及報廢處理的其他有關事項。報廢品由行政部集中存放，集中處理，不得隨意丟棄。

辦公設備分類管理

一、電腦的使用管理

(一)專人收管

1、每臺電腦指定專人上機，負責日常操作，其他人員不得隨意使用。

2、電腦使用人員設密碼管理，密碼屬公司機密，未經批准不得向任何人泄露。

(二)電腦的操作規定

1、嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用電腦玩遊戲。

2、不得使用未經病毒檢查的u盤，防止病毒人侵。

3、嚴禁私自拷貝，泄露涉及公司有關機密的文件資料。

(三)病毒防護

1、對於聯網的計算機，任何人在未經批准的情況下，不得從網絡複製軟件或文檔。

2、對於計算機軟件的安裝(除限制安裝軟件除外)由使用部門自主決定。

3、任何微機不得安裝遊戲軟件。

4、軟件使用前要確保無病毒。

(四)硬件保護

1、未經行政部批准，任何人不得拆卸所使用的電腦設備。

2、拆卸電腦設備時，必須採取防靜電措施。

3、硬件維護後，必須將所有設備復原。

4、各部門負責人必須認真落實本部門電腦以及配套設備的使用和保養責任。

5、各部門負責人必須採取必要措施，確保本部門的電腦以及配套設備始終處於整潔和良好的狀態。

(五)電腦的保養

1、保持電腦的清潔，嚴禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應退出系統並關閉電源。

2、定期對電腦內的資料進行整理，做好備份並刪除不需要的文件，保證電腦運行的速度和存儲。

二、電話的使用管理

(一)電話配置原則：

1、總經理、副總經理;營銷中心、技術部、生產部、人事、行政配直拔電話一部(個別情況允許數人合用);

2、部分人員特殊需要經過公司行政部審批後配置。

(二)申請直拔電話、分機加長途功能的手續：

本人填寫《直拔電話和分機加長途功能申請單》，經部門分管副總審批後，交公司總經理審批，批准後交行政部門辦理。

(三)注意事項：

1、直拔電話、分機使用人或工位需要變更，部門要用書面形式將需變更情況通知行政部;

2、每個工位上的電話機要愛護使用，保管好(話機的設備序列號要跟着員工內部調動走〉，調離公司，要將電話機上交公司固定資產保管員;

3、直拔電話或分機的長途功能是爲工作需要所配，員工不得用公司的直拔電話和分機的長途功能撥打私人電話，發現違規者公司將嚴肅處理;

4、每個員工不得在公司的電話上撥打娛樂、遊戲、點歌等與工作無關的信息臺，違規者，給公司造成損失的，一經發現除需賠償公司損失外還將對直接責任人予以100 — 500元的罰款,嚴重情況者予以開除。

(四)打印機，複印機的管理

1、爲確保複印機的安全運轉，每天開機的時間不宜過長。

2、打印或者複印完成後，必須及時取走文件，防止失密。

3、禁止打印或複印私人資料.

三、傳真機使用管理

本辦法適用於公司使用傳真機的各種情況。使用範圍包括本地、國內、國際傳真。

傳真的接收管理

傳真件的.接收納人公司收發管理辦法範圍內，由收發員統一接收。

傳真件接收後，填寫收件登記簿，並及時分發收件部門和人員。涉及公司事務的原件在行政部留存，業務部門留複印件。公司傳真機應隨時處於開機接收狀態。

傳真的發送管理

各部門和人員發送傳真，由收發員統一發送。重要文件可由當事人親自發送。

因故不能發送，應及時通知有關當事人迅速另行處理。

四、投影儀使用管理

1、投影儀安置於公司會議室，需要使用部門向行政部負責人申請。

2、投影儀用於公司，部門會議以及培訓。

五、對講機的使用管理

1、對講機主要用於安全保安部。

2、在上班期間，不得用對講機聊天。

3、對講機專人專用，不得借給無關人員使用。

六、其他辦公設備的使用管理

1、專管專用，公司所有辦公設備都要指定專人管理，其他人員使用必須經設備負責人同意。

2、辦公設備要定期進行養護，以免老化影響使用。

3、辦公設備的使用人員要保證設備的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責任。

辦公設備管理制度4

1、辦公室負責公司辦公設備、辦公用品及圖書資料的統一管理工作,各部門根據工作需要提出計劃及請示,獲得批准後,由辦公室統一購置,專業用品與圖書資料由提出部門自行購置,交公司辦公室管理。

2、辦公設備管理範圍:計算機及附屬設備;複印機、傳真機、碎紙機等文件處理設備;電話、手機等通訊設備;錄音、錄像、照相器材及附屬設備;辦公桌椅及其它辦公設備。

3、辦公用品管理範圍:各種紙、筆、本、文件夾等文具用品;簽約儀式、大型會議及特殊活動需用的物品。

4、公司圖書、資料管理範圍:與公司發展有關的各類書籍、專業書籍、報刊文獻集重要信函、請示材料批件和圖紙資料等。

5、日常辦公用品的購置由辦公室按計劃定期購辦。辦公設備與圖書資料的購置由各部門提出申請,經辦公室統一協調,提出擬辦意見,報公司總經理審批,獲准後方可購置。

6、辦公室爲各部門設立辦公設備及辦公用品領用臺帳,由部門設專人負責領取並保管,領取時辦理登記手續。

7、公司圖書資料由辦公室專人負責登記保管,各部門人員需借閱時到公司辦公室辦理借閱手續;部分業務書籍及圖紙資料可由業務部門派專人自行登記保管。

8、公司每位員工領用的辦公設備、辦公用品要合理使用並妥善保管、維護。

9、凡員工調出或離開公司時,須將其所領用的價值較高的辦公用品如計算器、訂書機、u盤等交回公司辦公室。不得將該物品帶走或私自轉交他人保管或使用。

10、本辦法由公司辦公室負責解釋。

辦公設備管理制度5

現代辦公設備是我校推行現代化管理的重要設施，爲了管理好現代辦公設備，特制定本制度。

一、現代辦公設備實行專人負責制，誰使用誰保管。無關人員，未經許可，不得動用。

二、現代辦公設備使用者要努力提高和掌握使用現代辦公設備的操作規程和方法，充分發揮現代辦公設備的使用率。

三、現代辦公設備使用者要保證設備的完好率，經常清理，定期維修。設備如有故障，非維修人員不得隨意拆卸機件。

四、現代辦公設備是辦公專用設備，不得用於看娛樂性光碟、玩遊戲、聊天、收看黃色影視和發佈違法言論。

五、未經許可不得私自拷取內存資料和拷入無關軟件，以防病毒侵入。

六、外單位人員需要借用現代辦公設備，必須經校長批准同意，其他人員無權對外借用。

七、如因現代辦公設備使用者違章操作或保管不當而造成設備損壞，由設備保管責任人負責賠償。

辦公設備管理制度6

管理處的所有辦公設備都是公共財產，任何人員無權損毀及因私使用，同時必須遵守以下制度：

一、所有辦公設備須由電腦文檔管理員負責管理及操作，要求負責人具備熟練的操作能力，懂得基本的維修常識，具體工作內容包括：

1.檢查設備，每天上班開機、操作，下班關機。

2.清理設備衛生，保持設備乾淨。

3.更換複印複印機炭粉，電話機消毒膜，打印機色帶，傳真機和複印機紙張等。

4.定期保養檢修設備。

5.登記使用情況(使用人、日期、內容、打字內容提要等)。

二、辦公設備的使用應遵守先公後私，先急後緩，先客戶後自己，能節省不浪費(通長途電話儘量簡短不羅嗦，大批量文件以臘刻油印而不用複印機複印等)的原則。

三、微機(電腦)的使用只限於工作，任何人不得用電腦幹私人事宜(如打私人文件)，禁止用電腦玩遊戲。

四、當設備發生故障時應請技術人員修理，除此之外人員不得擅自鼓弄，以免加重故障。

辦公設備管理制度7

1.0目的

通過規範辦公設備的使用管理,保證公司在實現服務過程中辦公設備正常使用。

2.0適用範圍

適用於公司所有的辦公設備。

3.0定義

4.0職責

4.1行政辦公室負責所有辦公設備的採購及調配。

4.2各部門負責屬本部門使用的辦公設備的管理。

4.3機電管理部負責電腦、電話、傳真機、打印機的維護保養。

5.0內容

5.1辦公設備種類

複印機、傳真機、打印機、攝像機、照相機、過塑機、音響設備、投影儀、掃描儀、電腦、電話等。

5.1.1電腦管理

公司電腦根據其用途包括辦公電腦和非辦公電腦,兩者的配置,都必須由部門根據崗位的需求,提出書面申請,經公司領導審批後,由機電管理部根據需求選型,行政辦公室負責新機的採購。

1、辦公電腦的管理

(1)各崗位的電腦由所在部門指定其主要使用人爲該電腦管理員,負責該電腦的日常使用,其職責如下:

負責設置、修改該電腦的用戶密碼,並報公司備案;

負責該電腦的日常管理及報修;

定期對硬盤進行整理,對需要保留的電子文檔進行備份,清除垃圾文檔;

定期對電腦進行殺毒,對外來軟件進行安全性檢查,確認無誤後方能使用。

每週填寫電腦運行週報。

(2)任何人未經許可不得使用他人的電腦。

(3)辦公電腦的軟、硬件配置不得自行增刪變更,如有需要,須經請示批准後,由機電管理部技術人員實施。

(4)辦公電腦如需上網,須經所在部門提出書面申請,報請行政辦公室、分管領導批准後,由機電管理部負責接入。不得在網上瀏覽與工作無關的網站,下載與工作無關的網絡信息資料。

(5)機電管理部負責辦公電腦及其相關外部設備的維修,並定期(每月一次)對電腦的使用情況進行檢查;根據電腦使用情況不定期組織電腦操作知識的培訓。

(6)下班後相關責任人檢查電腦是否正確關機,正常情況下不得強行關機。

2、非辦公用電腦的管理

(1)此類電腦包括:空調集控、水電抄表、bas、停車場系統、消防系統、監控系統、諮詢臺用。

(2)此類電腦的日常管理維護由使用部門負責,機電管理部負責定期保養和問題處理。

(3)此類電腦的損壞將直接導致服務受到影響,所以禁止在電腦上進行與系統無關的操作,禁止使用外來磁、光盤。

5.1.2傳真機的管理

1、行政辦公室負責接收公司各類傳真,並及時作好記錄,並及時通知收件人到行政辦公室辦理簽收。

2、因公對外發送傳真應辦理登記手續,登記完畢後方可發送,因私傳真未經批准一律不予傳送。

3、使用傳真機時需要注意,發送多頁單張原稿時,其寬度必須一致;原稿上的訂書釘應先取下,尺寸過小或不完整的原稿應夾在硬塑薄膜中發送,以免卡住或損壞原稿。

4、安裝於普通市內電話網及普通長途電話線路上的傳真機,一般不能用來傳送機密文件。

5、不得把傳真機當作複印機使用,下班時應將傳真機設於自動收文狀態。

6、傳真機應放在清潔而陰涼的地方,避免潮溼和高溫,不準擅自拆卸。

7、傳真機的安裝應平穩,要防止灰塵進入機內。爲預防事故,安裝時應接地良好,並設有避雷裝置。使用頻繁的機器要經常進行清潔維護。

8、傳真機出現重大故障時,應找專業技術人員檢修。

9、因公使用長途電話應作好使用登記,註明撥打單位,簡要描述通話內容,經行政辦公室主任批准後使用。下班後應鎖閉傳真機長途功能。

5.1.3辦公電話管理規定

公司電話屬於辦公用途,爲了保證工作的正常開展及業務的暢通,加強內部管理,合理控制費用成本,特對辦公電話管理作如下規定:

(1)報銷額度:詳見《電話功能及月話費額度覈定表》。

(2)報銷管理

職責:

行政辦公室和機電管理部根據公司批准的《電話功能及月話費額度覈定表》對辦公電話功能及話費進行調整和控制。

各部門電話功能及月話費額度調整需按程序申報:部門經理批准→行政辦公室主任審覈→分管領導批覈→總經理批准。

機電管理部負責於每月3日前打印匯線通電話的話費統計明細報行政辦公室,行政辦公室負責審覈當月話費額度標準,並於每月5日前將超標話費明細交財務部執行扣款;直線電話月話費明細由機電管理部根據電信部門統一扣款日期打印清單報行政辦公室。

行政辦公室不定期抽查電話清單,如發現非正常聲訊電話,將按產生話費的三倍在個人月工資或部門月績效工資中扣罰。

行政辦公室負責考覈個人直線電話和部門匯線通電話額度標準,部門或班組的直線電話和個人匯線通電話額度標準由部門負責考覈。

直線電話的月話費額度管理:

直線電話不得撥打聲訊電話,如因工作業務需要撥打聲訊電話,須使用匯線通電話。

直線電話責任到個人的,月話費額度超標部分在個人月工資中扣除。

直線電話責任到部門或班組的,月話費額度超標部分在部門或班組月績效工資中扣除。

田園居管理處實行獨立覈算,話費由部門自行控制。

匯線通電話的月話費額度管理:均以部門或班組爲單位進行覈算,月話費額度超標部分在部門或班組月績效工資中扣除。

(3)辦公電話機的保養和維護

嚴禁猛烈拍打話機叉簧,當撥號後未接通時應輕輕反叉簧按下1-2秒再重新撥號。

通話完畢應輕輕將話機擱在電話機上,不得用力擲話筒或將話筒擱在一旁,影響電話的正常使用。

打電話時不得卷繞電話機繩,以免機繩扭絞後各芯之間混接在一起,產生接口鬆動,芯線暗斷等故障,出現話音時斷時續,使通話受到影響。

在撥號(按鍵)時,應注意用力均勻,不宜用力過猛過快,以保持機件情況正常,延長使用壽命。

5.1.4打(復)印機的管理

1、打印機管理

(1)用環保紙進行打印時應注意將環保紙上的訂書釘、回形針取下,以免卡住或損壞機器。

(2)分配於其他部門及管理處使用的打印機由設備所在部門自行負責維修保養,使用打印機時應嚴格按照程序操作。

(3)不得因私使用打印機,一經發現嚴肅處理。

(4)打印機應放在清潔而陰涼的地方,避免潮溼和高溫,不準擅自拆卸。打印機的安裝應平穩,要防止灰塵進入機內。使用頻繁的機器要經常進行清潔維護。

(5)打印機出現重大故障時,應找專業技術人員檢修。

2、複印機管理

(1)公司16/f的複印設備由行政辦負責維護保養,分配於其他部門及管理處使用的複印機由設備所在部門自行負責維修保養,使用複印機時應嚴格按照程序操作。

(2)不得因私使用複印機,一經發現嚴肅處理。

(3)複印機應放在清潔而陰涼的地方,避免潮溼和高溫,不準擅自拆卸。複印機的安裝應平穩,要防止灰塵進入機內。使用頻繁的機器要經常進行清潔維護。

(4)下班時相關責任人要檢查複印機電源是否關閉。

(5)複印機出現重大故障時,應找專業技術人員檢修。

5.1.5攝影(像)器材的管理

1、攝影(像)器材由行政辦公室負責維護保養。

2、各部門需要動用攝影(像)器材時應向行政辦公室主任申請,經同意後方可使用,同時應辦理借用登記,填寫《工機具領借用登記表》,使用完畢及時歸還,若因使用不當或保管不利造成辦公設備損壞或丟失的,按照公司相關規定處理。器材使用人必須熟練掌握其操作程序,且不得擅自拆卸。

3、攝影(像)器材應放在清潔而乾燥的地方,避免潮溼和高溫,防止灰塵進入機內。每次使用完畢要用專業擦拭紙進行擦拭,並及時送交保管。

4、所拍攝的內容由行政辦公室統一沖印或刻錄光盤,未經允許不得私自外出沖印、刻錄。未經允許,嚴禁員工自行拍攝個人照片及聲像資料。

5.2辦公設備的維護保養

5.2.1機電管理部負責電腦、電話、傳真機、打印機的維護保養,當辦公設備不能正常運行時,使用部門應及時聯繫機電管理部進行維修,維修中如發生零配件改變時,機電管理部應填寫《辦公設備維修記錄表》,無法維修時填寫《設備對外委託維修申請單》報請外修;其他辦公設備可由行政辦公室聯繫專業公司定期維保,若在使用中出現故障,由行政辦公室聯繫專業公司及時修復。

5.3辦公設備的報廢

當價值在100元以上的辦公設備發生嚴重損壞或老化,由使用部門填寫《報廢申請單》,經相關技術人員、使用部門負責人確認、財務部審覈、分管領導、總經理批准後,作廢品處理。

6.0記錄

6.1《工機具領借用登記表》

6.2《辦公設備維修記錄表》

6.3《設備對外委託維修申請單》

辦公設備管理制度8

1.目的

爲保證辦公設備及用品的合理配置和使用,更好地服務於公司各項工作。

2.適用範圍

本制度適用於集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材採購和管理。

3.職責

3.1人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養、外借管理,採購與報廢的審覈,辦用品的收發管理。

3.2使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養、並有責任愛護公司的辦公設備。

3.3高級副總裁(總經理)負責單價20xx元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。

3.4信息部負責電腦及其周邊設備採購、維修、保養、報廢確認,網絡安全的管理。

3.5財務部負責辦公設備及用品費用的監控。

4.辦公設備及用品分爲耐用品和低值易耗品。

4.1耐用品:

4.1.1辦公傢俱,如:各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案櫃、沙發、茶几、電腦檯、保險箱及室內非電器類較大型的辦公陳設等。

4.1.2辦公設備類,如:電腦、打印機、電話機、傳真機、複印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數碼照相機、音響器材及相應耗材等。

4.2低值易耗品

4.2.1辦公文具類,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、塗改液、剪刀、釘書釘、複寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、複印紙等。

4.2.2生活用品,如:面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。

5.辦公設備及用品的添置申請流程

5.1每月底,各部門填寫下月《辦公用品申領計劃表》送交行政部,逾期不交的部門,視放棄申請處理。

5.2各部門經理應嚴把審覈關,以控制辦公用品開支成本。

5.3行政助理每月底統計各部門辦公設備及用品數量,編制《物品請購單》交人力資源及行政經理審批,批准後統一由行政助理負責採購。

5.4辦公設備的添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審覈,費用超過20xx元的辦公設備須送高級副總裁審批後再由人力資源及行政部實施採購。

5.5辦公設備及用品採購回公司,管理部門應先建檔登記,並及時通知相關部門領用。

6.辦公設備及用品的使用管理

6.1辦公設備屬公司資產,使用者有責任和義務妥善保管、合理使用,不能隨意轉交他人,造成遺失的承擔賠償責任。

6.2人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案,員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公設備及用品領用表》。

6.3員工因工作變動或離職的,應及時到管理部門辦理移交退庫手續。

6.4各部門負責人應嚴格控制本部門辦公用設備和用品的領用,並對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監督。

6.5辦公用品領用時間原則上是每星期一下午,特殊情況或急用物品除外,計算器等價值超過10元以上部份物品領用時須以舊換新。

6.6辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償,設備折舊年限爲5年,以每年折舊率20%計算。

7.辦公設備的報修

7.1所有辦公桌椅在使用中出現的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修,人力資源及行政部應及時通知相關供應商到公司進行維修。

7.2個人使用電腦、複印機等以及電腦外部設備、公司網絡、通信設備如遇故障,應及時通知信息部,由信息部工作人員檢修或通知相關供應(維修)商來公司進行檢修。

7.3故障解決後填寫《辦公設備報修記錄表》,並由報修人簽字確認後,由人力資源及行政部存檔。

7.4經相關技術人員鑑定下列情況造成損壞的,由責任者按物品的購置價格和使用時間,新舊程序折價賠償。

7.4.1安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;

7.4.2私自拆裝電腦、複印機等設備的;

7.4.3使用不當造成設備損壞和丟失的;

7.4.4人爲的損壞。

8.辦公設備的報廢

8.1凡屬於正常磨損或工作中發生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的,由使用人員填寫《辦公設備報廢申請表》,說明原因和理由,部門負責人審覈,並由信息部技術人員鑑定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。

8.2人力資源及行政部根據相關技術人員的意見,並在《辦公設備報廢申請表》簽署審覈意見後交主管副總裁審批。

8.3經主管副總裁審批後《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔,複印給財務部、辦理報廢手續,進行帳務處理,並辦理補充新設備的申購或領用手續。

9.辦公設備的外借,必須經公司主管副總裁批准後,到人力資源及行政部辦理外借登記手續。

10.辦公用品及設備的盤點制度

10.1行政助理每月底統計各部門的領用單,編制“辦公用品費用月報表”交部門經理審覈。

10.2爲控制庫存數量,辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數量即可。

10.3每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點,對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。

11.記錄表單

11.1個人辦公設備及用具登記表

11.2辦公用品申領計劃表

11.3辦公設備報修記錄表

11.4辦公設備報廢申請表

11.5辦公設備購置申請表

辦公設備管理制度9

1、目的

爲營造舒適的辦公環境、更好的利用公司資源,提高工作效率,特制定以下規定。

2、範圍

適用於物業公司各部門、各管理處辦公環境管理。

3、定義:

無

4、職責

4.1辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環境管理和辦公設施管理進行監督。

4.2各部門、各管理處負責各自辦公環境和辦公設施日常的管理和維護。

5、方法及過程控制

5.1辦公環境管理

5.1.1辦公環境應保持整潔,辦公用品應擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應放入廢紙簍內,不得隨意拋棄;不得在個人工作區域內擺放與辦公環境不符的私人裝飾品。

5.1.2離開辦公區域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面,離開座位後要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時間,應將文件資料全部收入抽屜或文件櫃內,桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。

5.1.3辦公區域內禁止吸菸、就餐,吸菸、就餐應到指定區域;嚴禁職員以吸菸名義長時間離開辦公位,聚衆聊天,對違章者每次扣罰薪金50元。

5.1.4辦公區域內交談須輕聲細語,不準大聲喧譁、聊天;辦公時間不允許做與工作無關的事情;業餘時間不要在辦公區域內進行娛樂性活動(公司組織的除外)或接待外來訪客。

5.1.5辦公區域內禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。

5.1.6辦公區域內嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入,對來訪人員,應由前臺接待員進行詢問和引導。

5.1.7愛護辦公設備,出入公司電子門時,應輕拉輕放;下班前關閉電腦設備、切斷電源,擺正座椅;晚間最後離開辦公室的人員應注意關閉辦公區域照明設備、辦公設備及電器設備。

5.1.8辦公桌內不要存放大量的現金及貴重物品,以免造成丟失,造成不必要的損失。

5.1.9當室外溫度大於(等於)27oc時,公司將視情況開啓空調系統,調節室溫,當室外溫度小於(等於)26oc,空調系統將設置在通風狀態。

5.1.10辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環境,對未按本規定要求執行的將對其及其部門經理進行通報批評。

5.2辦公設施、設備管理

5.2.1辦公設備的管理

辦公設備爲公司財產,任何人不得故意損壞及因私使用。

所有辦公設備應由資產管理員根據價格進行分類資產登記,確定存放位置;任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。

各使用部門應明確設備的使用或保管人,負責設備的日常管理;各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養;當設備發生故障時,應及時通知辦公室系統組進行維修處理,不得擅自拆裝。

電腦類設備的管理

電腦類設備由辦公室系統組統一管理,其安裝、調試、系統配置等工作由辦公室系統組負責。

使用人應嚴格遵守辦公室系統組的有關規定,正確使用電腦。

使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。

電腦發生故障應及時通知公室系統組進行處理維修,嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。

公司配置的計算機設備禁止安裝遊戲軟件,需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人,以通報形式提交辦公室系統組,統一由系統管理員確定可行性、安裝並操作。

未經允許,不得隨意翻閱他人資料,查閱他人電腦。

傳真機的管理

各管理處及物業本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理;前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發,他人如因工需向外發送傳真,應標明欲傳送地點及傳真號碼,由前臺接待員負責發送;對收、發傳真件應做好登記,並注意對內容的保密。

前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養,發生故障時及時通知辦公室系統組,由專人維修處理,保證傳真機正常工作。

禁止傳送與工作、業務無關的私人材料。

複印機的管理

各管理處及物業本部應指定專人負責複印機的日常使用和管理。

正常情況下,複印機按照部門配備密碼,相應祕密對應限制複印張數,部門之間密碼不得混用,並將複印材料、廢紙等隨身帶走。

辦公複印時,要正確使用複印機,節約複印紙,複印的材料可雙面複印的儘量避免單面複印;使用後將複印機調整到節能狀態。

油墨、塗改液未乾的資料或需要保密的資料不得使用複印機複印。

複印機使用人員,特別時複印機管理人員負責複印機的日常清潔和保養,及時補充紙張和碳粉,使用故障時及時通知辦公室系統組,通知專人進行維修處理,保證複印機的正常高效使用。

電話的管理

辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置(部門統一位置),話筒與話機的連接不得打結,撥打電話時聲音不要過大,以免影響其他同事工作;接聽外來電話注意bi規範;若來電話時同事不在辦公位,同室其他人員應代爲接聽。

辦公人員應保管好辦公桌上的電話,並定時做好清潔工作。

因工作需要撥打長途時,應通知前臺總機進行轉接並統一登記《長途電話登記簿》後方可撥打。

禁止撥打私人長途電話,若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記,花費自行承擔。

電話出現故障時要及時通知辦公室行政組,不得私自拆裝。

打印機的管理

各部門、各管理處應指定專人負責所屬範圍內打印機的日常使用機管理。

打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節約使用,達到使用壽命時要及時更換,同時注意環保,使用後的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統組統一收集處理。

不得使用打印機重複打印文件,如需多份,請打印一份後複印。

5.2.3辦公傢俬的管理

員工應自覺愛護公司辦公傢俬,並負責個人所用辦公桌椅的日常保管,不得惡意損壞。

部門公用辦公傢俬,應指定專人負責保管;辦公傢俬出現故障或損壞時,使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理,不得私自拆裝。

5.2.4影響設備的管理

影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。

辦公室系統組負責影響設備的日常管理、維護工作。

辦公室系統組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序,並令其負責使用期間設備的保管、清潔,使用完畢後應檢查設備及相關附件是否正常,並按正常操作程序關閉機器、關掉電源,發生故障應及時彙報。

使用人若將設備搬離原場地,應獲得辦公室系統組人員的同意,並做好《電子設備領(借)用申請表》。

5.3本規定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋並監督執行。

6、支持性文件

7、質量記錄及表格

辦公設備管理制度10

1.目的

爲了規範公司辦公設備日常保養維護及故障處理方式，劃分各部門職責，提高辦公設備工作效率和使用壽命，規範設備維修申請、審覈程序，特制訂本制度。

2.適用範圍和種類

2.1本辦法適用於所有公司下屬部門。

2.2辦公設備的種類爲：打印機、複印機、電腦、電話、飲水機。

3.具體內容

3.1打印機、複印機、電腦、電話日常保養及故障申報

3.1.1各部門負責本部門辦公設備的日常維護和故障申報；

3.1.2各部門應正確使用辦公設備，使用人需瞭解辦公設備的使用方法；

3.1.3辦公設備應保持外觀完整清潔的狀態，做到每日擦試清潔；

3.1.4每日下班後關閉辦公設備電源；

3.1.5行政管理員每週定期對打印機、複印機檢查，按需加粉、加墨；

3.1.6打印機、複印機、電腦、電話出現故障時，請及時通知行政管理員，由行政管理員排除故障，如無法維修的，由行政管理員聯繫外單位維修；

3.1.7行政管理員需對維修的辦公設備做好維修臺帳。

3.2飲水機、直飲機日常保養及故障申報

3.2.1辦公室飲水機由使用部門負責日常清潔衛生；

3.2.4飲水機出現故障，由使用部門報行政部，由行政部聯繫送水單位維修。

4.實施

本規定自發布之日起開始執行，如實施過程遇到有悖規定的，按本規定實施。

辦公設備管理制度11

隧道分公司辦公設備管理辦法

第一章 總 則

第一條 爲了提高辦公設備的使用效率,保持其設備性能,有效節約費用開支,根據公司實際情況制定本辦法。

第二條 本辦法所指辦公設備包括爲完成工作而購買的攝像機、照相機、便攜式計算機、移動硬盤、u盤、手機等。

第二章 辦公設備的配備及管理

第三條 因工作需要，確需購買的辦公設備由當事人所在部門提出申請，報單位領導審批後再購買,所購辦公設備要經公司機關有關部門備案。(配備人員見附表1)

第四條 新購辦公設備採取公司與個人按照一定出資比例購買，在規定使用年限後歸個人所有。在規定使用年限期間，一般情況是公司所有，個人使用。(見附表1)

第五條 原購辦公設備由所在單位登記後統一在公司綜合工作部備案,原則上在規定使用年限內不再重複購買，達到規定使用年限後，由綜合工作部會同相關部門對其評估後折價處理，原使用人有優先購買權。

第六條 在規定使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、滅失、被盜等，所造成的經濟損失由個人負責。

第七條 在辦公設備規定使用年限期間，配備人員因工作需要發生調動的，公司範圍內調動辦公設備採取“機隨人走”，公司範圍外調動辦公設備上交公司，由公司返還其剩餘年份的出資額。所交辦公設備由綜合工作部會同相關部門對其評估後折價處理，原使用人有優先購買權。

第八條 在規定使用年限期間，辦公設備的維修與保養由使用人負責，所發生的費用按照年限費用遞增辦法包乾使用,據實列銷(見附表2)

第九條 辦公設備購買費用按照崗位不同採取不同的出資比例。

l 公司經理、書記的辦公設備購買費用據實報銷。

l 公司副職領導的辦公設備購買費用在基礎出資比例上個人降低50%。

l 公司部門負責人、項目領導班子成員的辦公設備購買費用在基礎出資比例上個人降低25%。

l 其他崗位人員的辦公設備購買費用按照基礎出資比例。

第三章 附 則

第十條 辦公設備由公司財務部設立專門帳戶,發生的費用一律按使用年限及出資比例辦理報銷。

第十一條 本辦法自下發之日起執行，由公司綜合工作部負責解釋。

辦公設備管理制度12

第一條因工作需要，各單位可申請領用集團標配的辦公機器及辦公設備。爲了保證辦公設備的正常運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。

第二條辦公設備申領流程

一、新員工經入職培訓後，憑單位人事部門簽發的《人員錄用審批表》（見“集團人事招聘制度”），到單位辦公室申領相應的辦公設備。

二、單位辦公室信息技術員負責檢查辦公設備庫存，充足可直接發放；如不足，設備管理員則做好登記，對外進行採購。

三、設備到庫後，單位辦公室的信息技術人員應認真驗收設備後，登記《辦公設備初始表》（附表1）、《辦公設備狀態變更表》（附表2）、《辦公設備狀態表》（附表3）。

四、設備發放時，信息技術員與或領用人共同檢查設備狀態是否完好與配件是否齊全。若無異常，領用人需填寫《辦公設備領用單》（附表4），以明確保管責任。設備管理員需填寫《辦公設備狀態變更表》、《辦公設備狀態表》。

第三條辦理設備歸還流程

一、離崗員工持單位人事部門簽發的《員工離崗/職通知函》到單位辦公室辦理辦公設備歸還手續。信息技術員覈對《辦公設備狀態表》，查找離崗人員的全部領用情況，收回設備。

二、領用人和信息技術員在共同檢查所歸還設備，在無損壞、無缺少配件、無欠費情況下，領用人需在《辦公設備歸還單》上簽字確認。如有損壞、缺少配件、欠費的，應按價格賠償、支付所缺的配件價格（配件價格由供應商提供）、還清欠費後，設備管理員纔可簽字確認，並經由單位辦公室負責人蓋章審覈後，方可繼續辦理離崗手續。

三、領用人和信息技術員當場將電子設備做返廠設置，如返廠設置失敗，信息技術員不得在《離崗通知函》上簽字。

四、辦公設備歸還人、信息技術員需填寫《辦公設備狀態變更表》、《辦公設備狀態表》。

第四條辦公設備採購流程

一、各單位辦公室負責設備的採購、登記、發放與運維工作。各單位根據自身需要向集團指定供應商處進行採購。

二、設備發放時，信息技術員與領用人共同檢查設備狀態是否完好與配件是否齊全。若無異常，領用人需填寫《辦公設備領用單》，以明確保管責任。設備管理員需填寫《辦公設備狀態變更表》、《辦公設備狀態表》。

第五條機器設備管理流程

一、辦公設備臺賬與盤點

1、《辦公設備初始表》：當設備購入並出庫後，管理責任即移交至使用單位，就開始登記此表。表格反映了固定資產在最初移交到信息中心時的狀態，表格中的數據一旦生成則不允許修改。

2、《辦公設備狀態變更表》：記錄每一次固定資產相關狀態屬性變化情況，是記錄設備資產變化的流水賬，從而觸發《辦公設備狀態表》的修改。由各單位辦公室的信息技術員填寫。

3、《辦公設備狀態表》：表格反映了固定資產的最新狀態，表格中的數據不得隨意修改，修改的唯一依據是《辦公設備狀態變更表》。由各單位的信息技術員填寫。

4、《辦公設備領用表》：表格記錄了各經營性單位領用辦公設備的實際情況。由各單位信息技術員填寫。

5、《辦公設備初始表》、《辦公設備狀態變更表》、《辦公設備狀態表》、《辦公設備領用表》的原件各單位進行存檔。

二、盤點

1、根據各單位的發放及統計臺賬，各單位辦公室應當於每季度末對辦公設備進行局部盤點，集團行政管理中心每年年終對各單位辦公設備進行全局盤點。

2、盤點內容：覈對機器設備使用情況是否正常，是否有損壞或缺配件，及所使用的設備跟領用時是否一致，是否有丟失。

3、在規定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。

4、信息技術員根據盤點情況，對於毀損、丟失、及配少配件情況，向上級部門彙報，經集團行政管理中心最終確認，再交由單位財務部門劃價。

辦公設備管理制度13

第一章總則

一、目的

爲進一步規範公司辦公用房及辦公設施設備的管理,優化資源配置,科學合理使用,特制定本管理規定。

二、管理範圍

1、對公司辦公用房及附屬辦公設施設備等使用責任人管理。

2、對公司辦公設備、辦公設施、辦公傢俱等的統一採購管理。

3、對公司東區、南區、北區等所有辦公用房及附屬辦公設施、辦公設備管理。

三、管理職責

1、辦公用房、辦公設備、辦公設施、辦公傢俱等配置,由公司辦統一管理。

2、網絡維護、電腦配置、電腦日常維修及辦公用房修繕,由企管部負責管理。

3、公司辦公設備(單件800元以上),由設備部按相關規定負責登記造冊,納入固定資產管理。

4、各使用單位有義務和責任做好辦公用房、設施、設備及辦公傢俱的維護和管理,辦公室負責日常檢查及維修計劃報批實施工作。

5、公司辦對所有辦公用房、辦公設施、設備、辦公傢俱要分類、編號,建立臺賬明細,定期盤點,做到帳物相符,實施動態管理。

四、辦公用房及辦公設備的分類

1、辦公用房

(1)辦公用房:所有部門管理人員及輔管人員工作辦公室。

(2)輔管用房:會議室、接待室、檔案室、複印室、資料室、文銷室、erp機房等。

2、生產用房

(1)設備用房:配電房、磅房、鍋爐房、水泵房等。

(2)輔管用房:工具房、電器庫房、輔料庫房。

3、後勤用房

(1)服務用房:公寓樓、職工食堂、職工澡堂、洗衣房等。

(2)其他用房:車棚、公共廁所等。

4、附屬設備

(1)辦公設備:傳真機、複印機、計算機、打印機、掃描儀、飲水機、電暖器等。

(2)辦公傢俱:辦公隔斷、辦公桌、辦公椅、文件櫃、沙發等。

(3)其他設施:led顯示屏、投影設備、音響設備、空調、報刊欄等。

第二章使用管理

一、辦公用房使用管理

1、公司所有辦公用房由公司辦公室實行統一管理,並根據工作需要合理分配。

2、因增設機構或人員,確需增加辦公用房的,須提出書面申請,經上級主管領導批准,由公司辦根據辦公用房資源進行調劑解決。

3、因職能調整或調離崗位,有佔用辦公用房的,應及時辦理辦公用房的交接手續並按要求進行調整。

4、各部門的辦公用房不得擅自轉給其他部門或個人使用,一人不得佔用多間辦公室。

5、會議室、接待室由公司辦公室負責衛生及鑰匙保管,各單位需要使用時,需提前申請後方可使用。使用完畢後做好斷電源,關窗戶、鎖好門等事項。如發現辦公用房及附屬設施被人爲損壞,由責任人承擔維修費用。

二、辦公附屬設施設備管理

1、新辦公設備、辦公設施使用前,使用單位或個人須進行操作培訓,非本單位或本崗位人員不得操作其設備。

2、各單位負責辦公設施設備日常的維護和保養,如出現損壞,應及時報公司辦公室,經鑑定後實施維修,如屬人爲造成損壞,由責任人承擔維修費用。

3、專人專用的設備,因職能調整或調離崗位,應按照《員工離崗交接制度》及時辦理交接手續,公司辦按所需進行調整。

4、辦公設施設備應按使用期限進行更新或維修,未達到使用期限且設備完好的不予更新。

5、公司辦公設備未經有關領導許可不得帶出公司,如發現將公司辦公設備帶出公司,並長期不歸還作爲私用,應按價賠償並給予相關處罰。

三、辦公傢俱管理

1、各部門配置辦公傢俱,由部門提出申請,經領導審批後,由公司辦公室統一購置。

2、辦公傢俱如有損壞應及時向公司辦公室報修,損壞嚴重確實不能使用的,經辦公室確認後做報廢更換,如有遺失應由部門或個人賠償。

3、因職能調整或調離崗位,應按照《員工離崗交接制度》辦理移交手續,不得擅自轉移辦公傢俱,由公司辦公室統一調配處置。

第三章廢舊辦公設施、設備、辦公傢俱的處置

1、凡符合報廢條件的固定資產辦公設備、辦公設施應由使用單位向設備部提出報廢申請,組織相關人員現場鑑定,經公司領導批准後,方可報廢。

2、未經批准報廢前,任何部門不得拆卸、挪用其零部件和自行報廢處理。

3、被拆除的設備、設施應在管理臺賬上予以註銷,並做好記錄和臺賬變更。

4、閒置辦公設施、辦公設備等應集中管理,由公司辦公室按照權限進行處理和保管。

第四章附則

1、公司辦公室做好辦公用房、辦公設備、辦公設施、辦公傢俱等統計工作。

2、公司辦公室做好組織檢查工作,檢查分定期和不定期兩種形式,根據實際情況進行不定期檢查或抽查,發現問題及時解決處理。

3、本規定由公司辦公室負責解釋,自發布之日起施行。

辦公設備管理制度14

1、目的

爲營造舒適的辦公環境、更好的利用公司資源，提高工作效率，特制定以下規定。

2、範圍

適用於物業公司各部門、各管理處辦公環境管理。

3、定義：

無

4、職責

4.1辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環境管理和辦公設施管理進行監督。

4.2各部門、各管理處負責各自辦公環境和辦公設施日常的管理和維護。

5、方法及過程控制

5.1辦公環境管理

5.1.1辦公環境應保持整潔，辦公用品應擺放整齊、有序；垃圾、廢紙應放入廢紙簍內，不得隨意拋棄；不得在個人工作區域內擺放與辦公環境不符的私人裝飾品。

5.1.2離開辦公區域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面，離開座位後要將辦公椅移至辦公桌下；非辦公時間，應將文件資料全部收入抽屜或文件櫃內，桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。

5.1.3辦公區域內禁止吸菸、就餐，吸菸、就餐應到指定區域；嚴禁職員以吸菸名義長時間離開辦公位，聚衆聊天，對違章者每次扣罰薪金50元。

5.1.4辦公區域內交談須輕聲細語，不準大聲喧譁、聊天；辦公時間不允許做與工作無關的事情；業餘時間不要在辦公區域內進行娛樂性活動（公司組織的除外）或接待外來訪客。

5.1.5辦公區域內禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。

5.1.6辦公區域內嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入，對來訪人員，應由前臺接待員進行詢問和引導。

5.1.7愛護辦公設備，出入公司電子門時，應輕拉輕放；下班前關閉電腦設備、切斷電源，擺正座椅；晚間最後離開辦公室的人員應注意關閉辦公區域照明設備、辦公設備及電器設備。

5.1.8辦公桌內不要存放大量的現金及貴重物品，以免造成丟失，造成不必要的損失。

5.1.9當室外溫度大於（等於）27oc時，公司將視情況開啓空調系統，調節室溫，當室外溫度小於（等於）26oc，空調系統將設置在通風狀態。

5.1.10辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環境，對未按本規定要求執行的將對其及其部門經理進行通報批評。

5.2辦公設施、設備管理

5.2.1辦公設備的管理

辦公設備爲公司財產，任何人不得故意損壞及因私使用。

所有辦公設備應由資產管理員根據價格進行分類資產登記，確定存放位置；任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。

各使用部門應明確設備的使用或保管人，負責設備的日常管理；各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養；當設備發生故障時，應及時通知辦公室系統組進行維修處理，不得擅自拆裝。

電腦類設備的管理

電腦類設備由辦公室系統組統一管理，其安裝、調試、系統配置等工作由辦公室系統組負責。

使用人應嚴格遵守辦公室系統組的有關規定，正確使用電腦。

使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。

電腦發生故障應及時通知公室系統組進行處理維修，嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。

公司配置的計算機設備禁止安裝遊戲軟件，需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人，以通報形式提交辦公室系統組，統一由系統管理員確定可行性、安裝並操作。

未經允許，不得隨意翻閱他人資料，查閱他人電腦。

傳真機的管理

各管理處及物業本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理；前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發，他人如因工需向外發送傳真，應標明欲傳送地點及傳真號碼，由前臺接待員負責發送；對收、發傳真件應做好登記，並注意對內容的保密。

前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養，發生故障時及時通知辦公室系統組，由專人維修處理，保證傳真機正常工作。

禁止傳送與工作、業務無關的私人材料。

複印機的管理

各管理處及物業本部應指定專人負責複印機的日常使用和管理。

正常情況下，複印機按照部門配備密碼，相應祕密對應限制複印張數，部門之間密碼不得混用，並將複印材料、廢紙等隨身帶走。

辦公複印時，要正確使用複印機，節約複印紙，複印的材料可雙面複印的儘量避免單面複印；使用後將複印機調整到節能狀態。

油墨、塗改液未乾的資料或需要保密的資料不得使用複印機複印。

複印機使用人員，特別時複印機管理人員負責複印機的日常清潔和保養，及時補充紙張和碳粉，使用故障時及時通知辦公室系統組，通知專人進行維修處理，保證複印機的正常高效使用。

電話的管理

辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置（部門統一位置），話筒與話機的連接不得打結，撥打電話時聲音不要過大，以免影響其他同事工作；接聽外來電話注意bi規範；若來電話時同事不在辦公位，同室其他人員應代爲接聽。

辦公人員應保管好辦公桌上的電話，並定時做好清潔工作。

因工作需要撥打長途時，應通知前臺總機進行轉接並統一登記《長途電話登記簿》後方可撥打。

禁止撥打私人長途電話，若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記，花費自行承擔。

電話出現故障時要及時通知辦公室行政組，不得私自拆裝。

打印機的管理

各部門、各管理處應指定專人負責所屬範圍內打印機的日常使用機管理。

打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節約使用，達到使用壽命時要及時更換，同時注意環保，使用後的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統組統一收集處理。

不得使用打印機重複打印文件，如需多份，請打印一份後複印。

5.2.3辦公傢俬的管理

員工應自覺愛護公司辦公傢俬，並負責個人所用辦公桌椅的日常保管，不得惡意損壞。

部門公用辦公傢俬，應指定專人負責保管；辦公傢俬出現故障或損壞時，使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理，不得私自拆裝。

5.2.4影響設備的管理

影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。

辦公室系統組負責影響設備的日常管理、維護工作。

辦公室系統組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序，並令其負責使用期間設備的保管、清潔，使用完畢後應檢查設備及相關附件是否正常，並按正常操作程序關閉機器、關掉電源，發生故障應及時彙報。

使用人若將設備搬離原場地，應獲得辦公室系統組人員的同意，並做好《電子設備領（借）用申請表》。

5.3本規定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋並監督執行。

6、支持性文件

7、質量記錄及表格

辦公設備管理制度15

1、申請

各部門根據實際需要填寫《採購申請單》,報營業副總經理或部門負責人批准後交至行政人事部,經行政人事經理籤批,由行政外勤或指定的專業技術人員負責採購。

2、辦公設備的入庫、領用及登記管理

(1)行政外勤將所採購設備交行政人事部行政內勤驗收入庫,並填寫《入庫清單》,後勤管理員根據清單進行清點後,雙方在清單上簽字。

(2)雙方交接完成後,由行政人事部行政內勤填寫《辦公設備入庫登記薄》。

(3)設備入庫後,行政內勤應電話通知領用部門負責人派人前來領取辦公設備;由領用人填寫《設備領用清單》,行政內勤按清單把辦公設備及附件發給領用人,雙方在《設備領用清單》上簽字,其中設備說明書及保修卡由電腦部及使用人(留複印件)負責保管。

(4)領用部門負責人應對本部門的新增辦公設備指定具體保管人,要求保管人填寫《設備保管人登記卡》並簽字。該卡一式兩聯,由行政內勤和設備保管人各持一聯。

(5)當保管人因工作變動或其它原因,需將所保管辦公設備移交時,由部門負責人重新指定接管人,並負責監督雙方辦理交接手續。保管人和接管人清點、移交辦公設備的數量和使用情況。清點、移交完畢後,詳細填寫《設備移交清單》,部門負責人、原保管人和接管人三方在清單上簽字。同時原保管人和接管人應到行政人事部行政內勤處辦理《設備保管人登記卡》信息變更手續。

(6)公司員工辭職或被辭退時,行政內勤須確認其保管卡上所登記設備已辦理移交手續,方可在《員工離職手續單》辦公用品及設備欄內簽字,行政人事部經理需在行政內勤簽字後,方可在行政人事部意見欄內簽字。