辦公室商務禮儀手冊

訪客接待

訪客來臨以前，公司應做好充分的接待準備。接待活動需要認真籌備和精心策劃，具體可參詳以下幾點：

一、確定接待規格：貴賓會由哪些人迎接、陪同和接待。

二、制定接待方案：除了接待規格以外，是否還有活動的安排。

三、瞭解來訪狀況：包括來賓的目的要求、會見和參觀的意願、參觀路線和交通工具、抵達和離去的時間、來賓的生活飲食習慣及禁忌等等。

四、做好接待準備：包括迎送貴賓、會議場所佈置、準備參觀的項目、解說人員的安排、食宿和交通工具等。

在公務接待當中，接待的規格要求也極其重要，如果沒有事前瞭解往往會有很嚴重的缺失。錯誤的接待規格會使對方受寵若驚，否則就是十分的不自在。一般接待規格按來訪人員的身分可分爲以下三種：

高規格接待：主要陪同人員比來賓的職位要高的接待。例如上級長官派工作人員來了解情況和傳達意見的時候，就需要高規格接待。

低規格接待：就是指主要陪同的人員比客人的職位還要低的接待。比如，高層的長官或者部門的主管要去基層單位視察，就會成爲低規格的接待。

對等接待：就是主要陪同人員與客人的職位同等地位的接待。

來者是客，以客爲尊。無論是否彼此是否有商業聯繫，都應該以禮待之。從客人來到公司的前臺開始，直到完全離開爲止，都要遵守禮儀規範，讓來訪者賓至如歸。

電話禮貌

電話禮貌也是辦公室不可缺少的禮貌之一，許多洽公的客戶往往因爲一個電話搞得心情不好或是溝通不良。所以，電話禮貌必須作爲全體員工的基礎訓練項目，全力推動，貫徹執行，使客戶在第一次接聽電話開始就對您的公司感覺非常滿意。這種培訓要靠長期鍛鍊，不是一朝一夕可以促成的。

微笑的臉纔會產生微笑的聲音，聲音是可以訓練和管理的。絕大多數人都沒有對自己的聲音進行訓練，完全憑藉本能的自然音調來說話，這是極大的錯誤。透過電話的聲音，是必須營造的。我們可以面對鏡子仔細觀察自己說話的樣子，並錄下聽自己說話的聲音，找出自己說話時嚴重的缺點，加以改正。

由於電話裏面只聞其聲，不見其人。所以，要用簡單的KISS理論來說話（ Keep it simple and short ）。運用簡單扼要的字句，避免使用過於專業的名詞或者是行話，這樣會使對方很難快速理解。即使是無法避免的時候，也請使用比較通俗的名詞，並加以淺顯的'說明，這樣可以節省彼此寶貴的時間，避免誤會。

準備記錄工具：如果大家沒有準備好記錄工具，那麼當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前，要準備好記錄工具，例如筆和紙、手機、電腦等。

辦公室商務禮儀須知

辦公室禮儀

真誠相待 平等與相互尊重；

禮字當先 文明禮貌；

協作精神 成爲大家的一份子；

多與同事溝通；

幫助周圍的人；

好的肚量；

不傳閒話。

辦公日常禮儀注意事項

辦公時間不大聲笑談，交流問題應起身走近，聲音以不影響其他人員爲宜；

在公司或客戶那裏不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨；

隨時保持良好儀態，給人精神飽滿、朝氣蓬勃的印象；

走路時，應擡頭挺胸，目視前方，腳步放鬆輕快，不得在上班時間奔跑、追趕、嬉戲；

當他人輸入密碼時自覺將視線移開；

不翻看不屬於自己負責範圍內的材料及保密信息；

在徵得許可前不隨便使用、取走他人的物品；

對客戶提出的詢問和要求要耐心的解答，解答不了的問題，應及時請示彙報；

工作時間不得把私人情緒帶入工作中，保證工作效率。認真聽從上級主管人員的工作指示和教導；

每位員工應謹記在任何時間、地點，自己都代表着公司，隨時注意維護公司的形象和聲譽。