良好的祕書職業性格

隨着我國改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的發展.祕書已從一種職務演變爲一種職業。社會對祕書人員的需求越來越大,對祕書人員的要求也越來越高。要做一名稱職的祕書,除了必須具備良好的職業道德、專業知識、工作能力之外,還應該具備良好的職業性格。性格是一個人個性中最重要的心理特徵,它決定着人們的行爲方向和方式。性格可以成就人,也可以毀滅人。不同的職業對人的性格有着不同的要求。祕書工作由於其特定的性質對祕書人員的性格職業化要求更高。所謂祕書人員的性格職業化,也就是指從事祕書工作的人員要根據職業的需要來調整自己的性格,使自己的性格符合職業要求。這種符合祕書職業要求的性格也可以稱爲祕書的職業性格。那麼.祕書良好的職業性格有哪些具體內容呢?我們可以用八個字來概括,即:穩、韌、敏、細、和、達、趣、斂。

一、祕書要德。祕書的穩夥,傳統意義多指祕書的政治立場靠得住。因爲改革開放之前,我國的祕書主要集中在國家黨政機關,當時計劃經濟狀態下的企業即使有祕書崗位,也是在企業機關裏設置,祕書主要輔助領導宣傳、貫徹黨的路線、方針、政策,並從事行政管理方面的工作,所以祕書的政治立場穩不穩是領導選拔祕書的先決條件。作爲永遠處於上傳下達樞紐地位的祕書人員而言,政治立場穩不穩依然是新時期我國黨政機關、企業選聘祕書的先決條件,但是心理學意義上的穩也應該引起我們足夠的重視。這種穩,一是指祕書在日常工作中能夠處變不驚,在突發事件面前能剋制自己衝動的情緒,沉着應付,妥善處理矛盾;二是指祕書在長期繁瑣、雜亂甚至機械的工作中能夠調整自己的心態.抵制灰色情緒的干擾。穩的祕書善於克服個人情緒化。一般而言,從事祕書工作的人員都比較年輕,做到穩,尤其重要。

二、祕書要韌。這裏所說的韌,主要是指祕書的心理承受能力要強。一方面,祕書始終工作在領導的身邊.成績、優點固然容易被領導知道和熟悉;失誤、缺點也同樣容易被領導瞭解和發現。因而,虛心接受領導的批評,檢討自己的行爲是經常要做的功課。另一方面,正因爲祕書始終工作在領導的身邊,他們的一舉手一投足也更容易遭到周圍同事的挑剔。因成績突出受到領導褒獎會被認爲是近水樓臺先得月,因失誤受到領導批評也很難得到同情。此外.祕書因工作關係必須和各色人等打交道,複雜的人際關係也對祕書的心理承受能力提出了較高的要求。

三、祕書要敏。敏,一是指祕書遇到事情反應要快;二是指祕書在日常的辦文、辦事、辦會工作中要頭腦靈敏,行動乾脆、利落。許多單位把祕書室直接設在領導辦公室的外面或隔壁不是偶然的`。可以說.祕書是領導接觸外界最直接的橋樑,他負責爲領導過濾信息、傳遞信息.來訪者首先要經過祕書這一關才能和領導有所接觸;而單位內部有許多事也同樣是先報到祕書那裏,再由祕書上報領導.所以祕書最容易遭遇單位內外的突發事件。這就需要祕書要有很好的應變能力。哪些該報,哪些不該報;哪些立刻報,哪些暫緩報,祕書要在極短的時間內作出反應。再者,祕書的日常工作多、雜、亂,如果不能做到頭腦清楚、動作敏捷、今日事今日畢,也勢必耽誤工作,影響效率。

四、祕書要細。祕書職業性格的細,主要體現在心細、眼細、手細這三方面。心細是指思維續密、考慮周到;眼細是指洞察秋毫、眼裏有活;手細是指幹活細緻、返工率低.在工作中,這三者往往同時發揮作用,缺一不可.祕書是領導的參謀和助手,身負溝通信息、輔助決策、協調關係、綜合服務、機要保密等等職能,心不細,眼不細,手不細,就難以保證信息的正確傳遞,難以提供完備的輔助方案,難以理順複雜的人際關係,難以保質、保量、按時完成服務工作,難以保證機密不外泄.

五、祕書要和。和,最能體現一個人的性格優勢,通常被人們認定爲性格好。對於需要處理各種錯綜複雜關係的祕書而言,和尤爲重要。一般而言,人們對和的理解是:溫和、和氣、謙和。心理學意義上的和應該是指一個人在對待他人、處理問題時所具有的包容性.比海洋大的是天空.比天空大的是人的心靈。所謂宰相肚裏能律船指的也是這種包容性。因爲會包容,所以能理解,能與人爲普,能與人合作.對待任何人、處理任何事在態度上才能做到溫和、和氣和謙和。祕書是其所在的單位、公司的形象代表,在日常工作、待人接物方面,他們的一言一行所產生的影響實際上比公關人員刻意營造的影響要大得多。一個祕書不和的言行完全可以毀掉十個公關人員慘淡經營的單位、公司形象.這也是今天許多單位、公司強調祕書要有公關意識的原因之所在。此外,在協調上下、左右、內外各種關係中,講究和的藝術也能使祕書左右逢源、如魚得水、遊刃有餘。

六、祕書英達。所謂達,主要是指祕書的性格要鋪達、開朗。用俗語說就是想得開,在任何事情上都要拿得起、放得下。這也是祕書保持心理健康、避免自身心理障礙的重要武器之一。達緣於樂觀、向上的精神面貌。祕書在日常工作中有許多需要想得開的地方:起草公文以及領導講話稿要經常加班加點、費盡心機,但從不署上自己的名字,與各色人等打交道,永遠要和顏悅色,不管自己的心情有時是多麼的惡劣;工作瑣碎,雜、亂、多,每天都要認真打理,幾乎沒有閒的時候;大腦要繃緊弦,考慮要周全,千萬不能出差錯,對領導和同事善意的或是非善意的批評一律要洗耳恭聽,等等.懂得把握達的祕書能夠經常調整自己的心態,大事講原則,小事不計較,尋找最佳工作方法,從而把工作做好.可以說.性格豁達開朗的祕書工作起來勁頭足,越幹越輕鬆。

七、祕書共粗.趣,在性格上主要表現爲幽默和詼諧.幽獄和詼諧是人類智慧的花朵,是人類高智商的產兒,是人類豐厚心靈的表現。一個幽默和詼諧的人在任何時候都是深受人們歡迎的人。因爲幽獄和詼諧能給人們帶來歡笑和輕鬆,它是人們交往中的潤滑劑。祕書要進行綜合協調工作,處理各種人際關係,在性格上若能開發自己的趣味,不僅能增加自己的人格魅力,而且還能在緊急的時候化干戈爲玉帛,化尷尬爲徽笑.

八、祕書耍數。我國新時期對祕書工作提出了四個轉變的要求,即:從側重辦文辦事轉變爲既辦文辦事又出謀劃策,從收發傳遞信息轉變爲綜合處理信息.從單憑經驗辦事轉變爲科學化管理;從被動服務轉變爲力爭主動服務.由此,祕書工作的主動性已經大大加強。儘管如此,祕書工作依然是一種綠葉工作。祕書只輔助不決策的工作特性決定了祕書要具備斂的性格.斂,就是謹嚴、慎重,懂得收,懂得把握分寸,懂得擺正自己的位置,不越位,不越權,不替領導拍板,不替領導做主,不替領導表態。否則,只會導致工作的混亂。