办公室接听电话技巧
1.铃不过三
在电话铃响三声之内接起电话,不要故意延迟,提起听筒后,不要和周围人闲聊。
电话铃响3遍之前就应接听,3遍后就应道歉:“对不起,让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听,代接的人应妥为解释。如果既不及时接电话,又不道歉,甚至极不耐烦,就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象,让对方觉得自己被看重。
2.左手拿听筒、右手拿笔
办公室接听电话不想个人接听电话那么随意,在对方打过来电话的时候必须要做文字记录。
在电话接通以后,主动向对方礼貌问好,并第一时间报出本公司或者部门的名称。例如:“您好、这里是众卓企业管理咨询有限公司。”
4.对方基本信息了解
确认对方的基本信息,包括对方公司、个人姓名、身份等。只有问清楚基本情况自己的工作才能顺利进展,如果没有问清楚来电者的身份,在转接过程中遇到问题时就很难解决 了,不但浪费时间而且还会影响到工作进展。
5.详细了解来电目的
了解清楚基本的来电者信息之后,就要对来电的目的做详细的了解,以便对该电话采取合适的解决方式。包括要问到:对方来电找谁?对方的事情是否可以代为转告?是否一定要找直接人接听?一般性的广告电话在问清楚之后就可以直
接回绝,如果是公司有用的.广告电话就可以记录,待需要的时候可以直接用。做大最大限度的灵活接听电话。
6.确认来电主要内容
在电话结束之前一定要和对方确认一次来电的主要内容,做到准确到位,防止记录错误或者少记。如果是见面会晤,那就要对会面的时间、地点、联系人、联系电话等各方面相关的信息核实清楚。
7.礼貌道谢
电话结束一定要对对方进行礼貌的道谢,这也是基本的电话礼仪。来电者是客人,一定要尊重客人,千万不要表现出一种眼中无人的感觉。
8.让来电者先挂电话
不管是客户或者是找公司相关人的间接客户都要等着对方挂断电话之后再挂电话,不可“啪——”的一下扔回原处,这极不礼貌。
如果这边快速的挂断电话,会让来电者感觉这边的人对他很不耐烦,会让对方心里不舒服的。所以在接听一个电话即将结束时,应该礼貌的请客户先挂电话,这样才算是一个完美的接听电话的结束。
-
办公耗材管理规定
办公耗材管理规定1第1章总则第1条目的为了处理公司在节假日及工作时间外的一些事务,除主管人员坚守岗位外,公司需另外安排员工值班。第2条值班处理事项1.突发事件。2.管理、监督保安人员及值勤员工。3.预防突发事件、火灾、盗窃及其他突发事项。4.治安管理。5.公...
-
办公室文员的实习的心得体会
当我们有一些感想时,可以寻思将其写进心得体会中,这样能够给人努力向前的动力。那么心得体会到底应该怎么写呢?以下是小编整理的办公室文员的实习的心得体会,希望能够帮助到大家。办公室文员的实习的心得体会1时间如流水,转瞬即逝,三个月的实习在忙碌的中悄然而去,回...
-
办公室节能减排措施
在日常生活和工作中,接触到措施的地方越来越多,措施是一个汉语词语,意思是针对某种情况而采取的处理办法。那么拟定措施真的很难吗?以下是小编为大家整理的办公室节能减排措施,欢迎大家借鉴与参考,希望对大家有所帮助。办公室节能减排措施1一、办公区域:1、办公室照明...
-
办公耗材管理
办公耗材管理1一、办公用品发放管理责任部门办公用品发放管理统一归由公司综合办公室负责。做到办公用品发放统一管理,统一配发。严控指标,厉行节约。二、办公用品本制度所称办公用品为:办公耗材、易损配件、办公家具等。办公耗材包含:笔、刀、纸、墨水、笔记本、...