會務系統工作
1、接受任務,擬定方案:會議方式、時間地點、參加人員、會議內容、日程、籌備組織分工、抽調工作人員、經費預算;
2、文稿準備:主報告、領導講話、經驗材料、主詩詞、會議資料、會議指南、打印校對裝訂,製作證件:出席證、代表證、列席證、工作證;
3、制發通知:會議內容、參加人員、開會時間地點、會期、報到時間地點、往返車船、飛機時間;
4、收集名單:單位職務、姓名性別、民族、人數、到達車次時間、返程車次時間、分組;
5、會場準備:會標徽記、座席形狀、座次安排、音響效果、錄音攝像、照明通訊、茶水煙盤、花卉佈置、會場衞生;
6、後勤準備:文件裝袋、房間分配、伙食標準、食物衞生、就餐桌次、用車計劃(接車安排)、醫療衞生、文娛活動;
7、會前檢查:檢查會場、檢查會議文件、檢查後勤保障;
8、接會議代表:瞭解車次到達時間、通知接車領導、安排車輛;
9、會間服務:簽到(文件分發)、記錄錄音、攝影照相、採暖降温(供水)、保衞安全、衞生、返程票務、文娛活動;
10、會議祕書:會議簡報、會務通知、會議總結、決議、傳達提綱、會議新聞稿件
11、會議收尾:食宿結算、回收文件、送車、暫住人員安排、整理報告(會議紀要)、會議文件歸檔、會議財務結算;
12、會務工作總結
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