關於印章使用管理的通知
公司各部門:
為了公司印章管理的規範化、制度化,保證印章的合法性、權威性、嚴肅性和安全性,防止遺失和盜蓋,有效地維護公司利益,依據公司實際情況,現將印章使用管理的有關規定通知如下:
1、公司印章由總部綜合管理部指定專人負責管理,原則上不得帶出存放地點使用,因特殊原因,確需到存放部門以外地點使用印章的',應經總經理親筆簽名批准同意和綜合辦公室主任確認,並指定專人負責攜帶前往並做好登記備案。
2、公司印章的管理由辦公室主任指定1名工作人員具體負責,嚴格履行審批登記手續,防止丟失和濫用,印章不使用時,必須鎖於專用櫃內。
3、對外發出的文件資料,必須有經辦人簽字,部門領導以上人員審核後方可蓋章;所有經營合同和其他合同必須經過審核且登記編號後方可蓋章;經營報表由財務部長審核後方可蓋章;非常用的資料、文件和合同必須經經辦人所在公司負責人簽字後按以上程序辦理。
4、蓋章人和被蓋的經辦人必須在《公章使用登記表》中登記,公章必須和落款名稱相符,蓋章端正清晰。
5、蓋章的文件、合同需審核人員簽章的必須保存一份複印件在檔案室備案,各公司對外的業務文件由部門自行保存,每季度整理後存放檔案室,並辦理書面交接手續。
6、凡是對員工個人情況出具證明或其他證明等,必須先報綜管部審核,再由總經理審核簽字後方可蓋章。
7、因印章管理不善而造成損失的,將直接追究印章管理人員和部門負責人責任。
特此通知!
xxxx有限公司
20xx年12月23日
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