外貿單證員年終工作總結
剛開始到公司,被分配先做單證,雖説在學校學的是外貿專業,可我什麼都做不好,被老單證員瞧不起,説什麼大學生呀?我高中生都能做好的事,他卻老出錯。(因為是他最後審核),停止我做單證。那時我是按書本上學到的知識來套用的!脱離的實際的業務操作。我知道我很欠學,但我是個不服輸的人,別人能做好的事,我一定能做好,而且一定比他們做的更好!
我開始留心看他做單證,看別人做單證。那時,公司分八個部,每個部都有單證員,獨立核算,彼此之間的業務也保密,就是想到別的部門也要經過上級領導批准。我無法看到別人做的單證,我只能想辦法!我在同部門裏就是看他們作廢的.單證,當他們要撕掉的時候,我就説給我做草稿紙吧。另外找機會幫他們做他們不想做的事,因為他們不想去做,他們就會教你怎麼去做,你就有機會鍛鍊自己。我還想辦法做其它部門的單證(我常在下班時,去其它部門找好友聊天和打牌。從中探聽他們的牢騷和單證情況。從中吸取教訓。)
這樣一來,三個月後,我很快就掌握了做單證的經驗和技巧,加上學校學到的知識,公司裏所有的單證我都會做,並且做的最好,兩年內沒有一筆單證出錯,沒有一筆不符點和退證退單,是公司第一位單證員!連公司老總和別的部門經理都要求我去幫他們做單證。我具體的操作規程情況如下:
1)當拿到L/C後,先仔細審查和合同有出入的地方,產品名稱、數量、開證行、公司名稱、有效期、最遲裝運期、有沒有軟條款、特別的規定等等。
如果有的話,請立即與業務人員商洽這些事情,把所有的問題最好一次向外商提出,請他修改L/C。
2)督促跟單員緊跟這份合同(如果沒有跟單員,是自己的話,提前完成那些能提前的工作,比如説:INVOICE,PACKINGLIST,FORMA,INSURANCEPOLICY,等等。
3)貨物裝船後,請及時聯繫船公司或船代理,要求他們先將做好B/LCOPY傳真給你確認。你需要認真仔細地按L/C上面的要求來核對。發現問題,應該立即要求他們修改。
4)所有單證都必須反覆核對,一筆L/C的單證,至少全面核對五次,做到單證一致,單單一致。如果客户有臨時要求,可以説服客户修改L/C,或者做T/T。
比方説:上次我的客户已經開了L/C給我,但在裝櫃時,他突然想起還有一些零配件要求裝上,(他已經答應他的批發商了,但忘記寫在L/C裏了),數量還不少,這時候去改L/C已經是不可能的事了,我説這樣吧,我先幫你裝上船,然後我去補辦手續,L/C就不要修改了,零配件的錢,請你T/T給我們,我們再補做發票裝箱單給你。客户很高興地説:非常感謝,你怎麼想到的?我説:這只是一點小經驗而已。
5)交單的時候,也要注意:有沒有B/L背書,I/P背書等等,發票裝箱單是不是做的不好,不規範,有沒有忘了一些特別的規定:L/C號碼必須顯示,HSCODE必須顯示,船代理必須顯示,電話傳真必須顯示等等。
總之:一句話,做單證也不是一件很容易的事!必須有耐心、有恆心、更要細心,祝所有做單證的朋友工作順利哦!
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