公務員考試寫作指導:函的寫作方法
一、函的分類方法
從函所起的作用來看,可分為以下幾種:
1.告知函。即把某一事項、活動函告對方,或請對方參加(如會議、集體活動)。這種函的作用和內容類似通知,只是由於雙方不是上下級和業務指導關係,使用“通知”行文不妥,故應該用“函”。
2.商洽函。主要用於請求協助、支持、商洽解決辦理某一問題。比如干部商調函,聯繫參觀學習函、要求賠償函等。
3.詢問函。主要用於詢問某一事項、徵求意見、催交貨物等。
4.答覆函。主要答覆不相隸屬機關詢問相關方針、政策等問題而不能用批覆時使用。
5.請求批准函。主要是指向有關機關、部門請求批准時使用。如果是下級機關向上級機關請求批准,只能用請示,而不能用函。
二、函的結構
函由標題、主送機關、正文、具名和日期組成。
1.標題。有三種寫法:一是完整式標題,由發函機關、事由和文種組成,如《××部關於選擇出國人員的函》;二是
由發函機關、事由、受理機關和文種組成,如《國務院辦公廳關於懸掛國旗等問題給湖北省人民政府辦公廳的覆函》;三是由事由和文種組成,如《關於訂
購<基礎寫作學>的函》。
2.發文字號省略
3.主送機關:即收函單位名稱,要寫全稱。
4.正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。根據去函、覆函的不同,其寫法也有區別:其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
(1)開頭。主要説明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容,然後用“現將有關問題説明如下:”或“現將有關事項函覆如下:”等過渡語轉入下文。覆函的緣由部分,一般首先引敍來文的標題、發文字號,然後再交代根據,以説明發文的緣由。
(2)主體。這是函的核心內容部分,主要説明致函事項。函的事項部分內容單一,一函一事,行文要直陳其事。無論
是商洽工作,詢問和答覆問題,還是向有關主管部門請求批准事項等,都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的`問題、意見敍寫清楚。如果屬於覆函,還要注意答覆
事項的針對性和明確性。
(3)結尾--希望請求。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題,或請對方及時覆函,或請對方提出意見或請主管部門批准等。
(4)結語。通常應根據函詢、函告、函商或函覆的事項,選擇運用不同的結束語。如“特此函詢(商)”、“請即覆函”、“特此函告”、“特此函覆”等。有的函也可以不用結束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用“此致”、“敬禮”。
5.落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。
三、函的寫作要求
1.針對性。函有鮮明的針對性,主要表現在:一是緊緊圍繞函中所提出的問題和公務事項來寫。二是往來機關應當與函中所提出的問題和公務事項相稱。也就是,函中所提出的問題和公務事項應該是函往來機關有可能解決的。三是除特殊情況外,應堅持一函一事。
2.分寸感。函的用語,力求平和禮貌,特別忌諱命令語氣,但是也不能為了謀求問題解決,極盡恭維逢迎之能事。
3.開門見山。無論是來函還是覆函,在寫作中都應該開門見山,儘快接觸主題,力戒漫無邊際,故意繞彎子,忌諱那些不必要的客套,儘量少講空泛抽象的大道理。
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20xx年1月14日
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