如何建立員工檔案管理
導語:我們知道員工人事檔案的重要性不言而喻,即使剛剛開始接觸HR行業的新手對員工人事檔案管理一事應該也是瞭如指掌。下面小編為你整理的如何建立員工檔案管理,希望對你有所幫助!
1、員工基本信息登記
通常包括但不限於:姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學歷、專業、學位、家庭住址、聯繫電話、緊急聯繫人姓名地址單位聯繫電話、入職時間、項目經歷、家庭情況,某些情況下可能會包括五險一金購買情況、勞動合同起始時間、勞動合同終止時間、工作年限等等,根據不同企業的崗位特徵與行業特徵還會不同內容的選擇;
這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業的時候進行登記,有一部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進行填補並一一登記至電子版《員工花名冊》,包括勞動合同的情況。
此類信息電子掃描檔與原件均需要有,以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現;需注意,員工本人簽字確認提供的信息屬實(如不屬實,公司可解除勞動合同)。
2、員工入職相關審批文件
包括但不限於:入職審批表、薪酬確認函、試用期崗位職責與目標計劃等;入職面試測評量表、面試評價表、新員工提供的以前工作成果文檔(如需要)等;
3、員工各類證件
包括但不限於:身份證、畢業證、學位證、資格證、駕駛證、各種專業證書、比賽獲獎證書等等;
這一類檔案很多傳統企業會用複印件,不建議僅保留複印件,因為防止有修改爭議,當然更重要的是可能會被毀損,儘量用掃描件或者拍照等再保留一份。
4、員工各類在職資料
包括但不限於:入職體檢合格表、上家企業離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習)工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正後薪酬福利確認函(開始入職沒有簽署)、轉正申請、每年度工作總結等;
此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份,均在HR部門,電子檔主要是查閲與調取方便;需注意,所有的`此類文件均要有員工本人簽字;
5、員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表
通常包括但不限於:入職培訓、制度類會議簽到表、新員工培訓計劃書、任何一種形式的在職培訓簽到記錄表、每一次培訓心得、培訓考試成績,無論內外訓都要有員工簽字確認的履歷表,崗位職責及要求(入職、調整)、崗位激勵機制(薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等);通常此類表格建議部門與HR部門各執一份,HR部門為原件與電子檔,用人部門可以用複印件與電子檔;需注意,所有的此類文件均要有員工本人簽字;
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