整理資料的心得體會分享
為加強企業資料的保護工作,提高各種資料的可查閲性,提高辦公效率,讓數據、資料查詢更科學、更快捷,保護公司在生產、經營、管理、研發等過程中的有保留、收藏價值的資料,企業應着手抓好資料歸檔,規範檔案管理。一般來説傢俱企業的檔案管理應對資料從文書文檔、會計文檔、聲像文檔、實物文檔、科技文檔、經濟類文檔、產品研發資料、投資項目資料等八大類進行統一歸檔。
做好資料歸檔,檔案管理工作,企業應採用以下六點措施:
一、加強對檔案人員的培訓。與相關培訓機構取得聯繫,企業派出有關人員進行跟班培訓,通過學習和實踐,提高檔案管理人員的業務水平。
二、專人負責,抓全盤管理。做到兩明確:明確發文對象、明確收發人員。凡發送的文件資料都指定到個人,由專人負責收發,以保證歸檔材料一份不缺。
三、充分利用現代信息技術,規範檔案管理,各類文件資料回收及時。
四、科學歸類。資料歸檔除了保證資料的安全外,最主要的是便於查詢,公司可派專人對之前所有的材料進行細緻的'整理,將以前次序混亂不堪的材料按年度進行科學的歸類,以保證資料的秩序性,方便查詢。
五、有序歸檔。一份資料查閲的方便與否,不僅要求分類科學,而且還應做到存放有序。對於這個問題,公司相關人員可攜同保管員,將所有的資料按大類(種類)、小類(年度及部門)的順序進行歸檔,並按檔案管理的要求編制索引,做到歸檔有序。
六、移交規範。為分清保管責任,公司相關人員可與保管員進行正規移交,在移交清單上詳細記載移交資料的名稱、年度、單位及數量,並由移交人、接交人及監交人分別簽字各自留存。
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