不尋常的財務管理論文
前一段,環洋公司老闆汪洋有點兒煩。一向經營有道、運籌帷幄的汪總總感到現金週轉困難,這在以前是很少見的。
環洋公司是以前主要從事硬件分銷。半年前,公司轉型做方案服務。憑着多年積累的客户關係,業務發展得不錯。但前一段時間,公司財務人員反映帳上現金吃緊,有一次甚至動用了公司儲備金,但是,從負債表、損益表上又查不出現金流向。對此汪洋感到莫名其妙。一次,汪洋與另一位做增值服務的公司老總聊天時,談起公司財務的事情。那位老總告訴他,方案服務項目週期通常較長,雖然庫存需求不大,但軟件開發佔的比重大,在費用支出上,軟性費用支出多,而這部分支出從負債表和損益表上無法體現。所以,一定要為每個項目獨立建帳。而且要特別關注現金帳,財務人員每天都要向老總提交現金和銀行的日報表,好讓老總瞭解每天的收支情況。一旦發現支出超出計劃,就必須馬上控制。獨立建帳還有一個好處,就是可以通過財務分析,瞭解每個項目的利潤值和利潤率,找出對公司的貢獻率高的項目,為今後項目預算和評估提供依據。
取得真經後,汪洋對公司動了手術,效果是明顯的。
在IT方案服務項目中,項目預算、變更、結算、回款等與財務相關的業務需要規範的財務制度來支持。規範的財務制度是渠道轉型成功與否的重要標誌之一。因此,重新認識和學習財務管理的知識和方法,對於剛剛轉型方案服務的渠道經銷商來説,是極其重要的一課。
讓現金流唱主角
做分銷,業務以硬件銷售為主,渠道經銷商重點關注庫存管理。做方案服務,業務以項目為主,財務結構發生了變化,就連年度銷售曲線和毛利率都與以往不同了。尤其是軟性成本大幅度增加(如:軟件開發費、外協費、售後服務費),項目的回款週期比以前拉長了,現金流成了財務管理的核心。對每一個項目,都要分析機會成本、利潤成本,考慮收款問題,作好項目風險的評估。因此,做方案服務財務管理必須讓現金流唱主角。
現金流管理中,最主要是資金結構管理,要保證資金結構的合理比例和現金的正常流通。建議渠道經銷商要定期召開財務會議,瞭解現金流情況(現金流入、流出、存款額);同時,對下一階段的現金流入(項目回款、新資金投入等)、流出(開發費支出、服務費支出、硬件成本支出、日常費用支出等)進行預測。在這裏提醒渠道經銷商注意,在確定項目收款日期時一定要留有餘地。
另外,渠道經銷商除了預留一部分儲備金外,有時還要用一些融資手段,如:引入新資金、銀行借貸、第三方擔保借貸等,確保現金流的正常運行。
用財務指導業務
方案服務財務管理的另一項功能就是分析每項業務的貢獻率,指導和幫助公司調整業務方向。
項目的最終目的是贏得利潤。要使方案服務財務管理對業務真正起到指導作用,項目獨立建帳是關鍵,為此,要認真落實以下五方面工作。
第一、項目預算要細。在項目預算階段,要對項目的收支作詳細的計劃,在計劃中要做好收支的評估,對項目中可能發生的每一筆支出都要認真估算。硬性支出好辦,實報實銷即可。但對諸如管理費用、人力資源成本支出(一般是按人×天計算)、差旅費支出、各項行政支出等軟性支出的估算一定要做得細,例如人力成本,要知道什麼時間、從哪些部門、抽調人數、調什麼人等等。剛開始會很麻煩。但對項目最終的總結,以及後續項目的預算、評估會有很大的幫助和指導作用。
第二、報表制度要完整。除了做好了預算外,還要有一整套報表,有的通觀全局(如損益表、負債表),有的細至分釐(如費用明細表、收入明細表、現金流量表)。這些表格,要清楚地反映出項目中人員、硬件、服務、管理等各項費用的,還要有現金迴流的.情況。一旦費用支出超過了項目計劃警戒線,公司老總就要考慮哪個環節出了問題。
第三、財務分析要要存檔。項目結束後,財務人員要對項目利潤進行分析,扣除税費、項目支出、售後服務費(估算)和其他開銷後算出利潤值和利潤率,並做出分析報告,並與費用報表、損益表訂在一起存檔。以後再遇到類似的項目,可以拿出來作為參考。
第四、用利潤分析來來指導業務方向。成功的財務分析能夠指導公司業務發展的方向。如:利潤值低、利潤率高的項目適合短期做;利潤值高、利潤率低的項目要控制好項目風險;薄利多銷的項目要注意維護好與客户關係。
第五、財務人員要參與結款,一追到底。前文我們談過項目回款的問題,但我們還要再強調一下,項目到了一個階段或全部結束後,財務人員要根據合同規定的回款時間,提醒銷售人員收款,必要時,財務人員還要與客户的財務人員直接溝通。特別是有些項目的尾款要半年或一年後才兑現。項目人員可能已轉到其他項目上去了,尾款的回款工作就完全落在財務人員的身上了。
其實不單是追款,從項目預算、獨立建帳、支出、分析報告、項目評估。直至結款,財務人員都應是一跟到底的。好的財務人員能夠對項目經理的業務進行指導,甚至成為老闆的好助手。
財務管理規範至上
財務管理規範的重要性,大家都知道這裏就不多講了。但仍有不少渠道經銷商認為,規範的財務制度程序複雜,執行起來比較麻煩,效率也太低,因此,在實際工作中不願過分強調。其實,規範的財務管理能有效地避免業務過程中出現混亂和錯誤,長期實行能夠從整體上提升工作效率。
我們建議渠道經銷商在規範財務制度的過程中可以採取“軟硬兼施”的策略。
所謂“軟”就是把財務管理規範的意識融入公司的
文化中,通過公司文化向員工灌輸財務管理的思想。要求員工從平時點滴做起,在公司內部營造一個重視財務管理規範的文化氛圍,在潛移默化中培養員工的財務管理規範意識。
所謂“硬”就是制定嚴格的財務管理獎懲條例。對財務政策執行過程中的不規範行為,要進行批評、教育,嚴重的要予以經濟處罰,以正視聽。而對於嚴格執行財務規範的員工要給予表揚和獎勵。
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