辦公室升職真經
導語:為什麼他的任務比我的輕?為什麼別人都走了非要我加班?你又不是我的上司你憑什麼命令我?——職場情緒人,逆反心理很要命!
吳小姐畢業於北京外語學院,三年前到了一家外資公司做祕書。在這家公司,吳小姐因為出色的工作能力和溝通技巧,多次被提升,現在吳小姐已經成為公司的首席祕書了。
主意還得領導拿切不可越俎代庖
吳小姐認為,經常代替老闆行使職權,往往會使祕書不能正確評價自己,以為自己和 領導握有同樣大的權利,這是祕書成長道路上最可怕的陷阱。
一天,吳小姐所在公司的經理突然收到一封非常無禮的信,信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。經理怒氣衝衝地將吳小姐叫到自己的辦公室,叫祕書記錄自己口述的回信:我沒有想到會收到你這樣的來信,儘管我們之間已有那麼長時間的往來,但事到如今,我不得不中止我們之間的一切業務,並且按照慣例,我要將這件事公之於眾!
然後,經理讓吳小姐立即將信打印寄走。
當天快下班的時候,吳小姐將打印出來的信遞給已心平氣和的經理:“經理,可以將信寄走嗎?”
這封充滿火藥味的信自然沒有發走,因為吳小姐的聰明,使公司挽救了一個大客户。吳小姐説,經理也是人,也有喜怒哀樂,也有不能自制的時候。當他的感情一旦平淡下來,必然會自我反省。在這個時候,祕書把打印出來的信交給經理徵求他的意見,實際上就是給經理創造一次重新決策的機會。如果當時我向經理指出他的過火行為,那是非常錯誤的。吳小姐解釋,作為一個公司的領導人,經理有自己思考問題的角度和方式,他必須經常權衡與各方面的關係和利益問題,因此也必然包括與這家代理商之間的利益關係。他提出中止與這家代理商之間的關係,也許並非出於一時之怒,只不過是那家無禮的來信充當了導火索而已;當然也有可能的確是經理一時之怒,中止與對方的來往僅僅是説説而已。在不明白經理的真實想法之前,祕書絕對不能越俎代庖,替經理做主,祕書作為經理的助手既不是經理的政策的制定者,也不是最後的決策人。
管理好時間是關鍵千萬別勞而無功
祕書在工作中必須適應現代企業那種嚴格的規章制度。現代企業的時間觀念是很強的,許多新入行的祕書開始都很難適應僱主那種分秒必爭、刻板嚴格的要求,許多人對上司為其耽誤了幾分種而大發雷霆感到不解,有的人認為老闆因為祕書耽誤了一個約會就炒人魷魚純屬小題大做。
某大公司人力資源總監張先生説:老闆對某些祕書在工作中的拖沓、鬆懈、低效的.工作作風確實感到難以容忍。他們需要的是工作井井有條、在辦公室一呼即應的祕書;是在工作緊張的時候能自覺自願地加班加點而毫無怨言的祕書;是一個用腦多於用手、善於管理時間,而不是整天忙忙碌碌、窮於應付而毫無成就感的祕書。
小麗是某駐華商社的辦公室祕書,在她的辦公場所,人們總是看到滿目狼藉、一片繁忙的景象,她常常在一摞摞的文件中不斷地翻來找去,她的抽屜裏總是堆放着滿滿的文件,她總是穿梭在辦公桌與文件箱這不算短的路途之間。當老闆要調看文件時,她又發現該保存好的文件又沒了蹤影,明明可以讓對方再電傳來一份,她卻願意“不辭辛苦”地跑上幾個小時去取。翻譯文件時,經常需要查閲一些參考書,可是她的工具書卻又總是不在手邊,使得她又常常把工作帶回家熬夜加班。她的辦公用品鋼筆、鉛筆、便箋紙、訂書器總是到用時就發現不在應有的地方或不夠用。
與她共事的人都對她的依賴、磨蹭、缺乏辦事的條理感到頭疼,但是別人的監督、催促對於她根深蒂固的陋習來説絲毫不起作用,常常是事倍功半。最後的結果可想而知,小麗被炒了魷魚。
把忙碌分出層次最忌諱因小失大
中國人民大學行政學院副院長趙國俊教授認為,快節奏、高效率是祕書工作的一個基本原則,新時期辦公室的工作面臨的問題複雜而又隨機,祕書人員常感到忙忙碌碌事情仍做不完,總感到時間不夠用。趙教授認為,學會合理地、科學地安排和管理時間是提高祕書人員工作效率的有效途徑。
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