職場電話禮儀有哪些
“鈴聲不過三”原則
鈴響後馬上拿起電話,會讓對方感到唐突;超過三聲則是缺乏效率的表現,同時讓對方不耐煩、產生焦急情緒。因此,電話鈴聲響過兩聲之後接聽電話,是一個最為合適恰當的時機。如電話確實不在身邊或走不開造成不能及時接聽,應在拿起電話後先向對方表示歉意,如“很抱歉,讓你久等了”。
規範電話用語:接聽電話,首先應自報家門。對外接聽要報出單位名稱,內部接聽要報出部門名稱,如“您好,這裏是某某公司”。自報家門既是對對方的尊重,使對方確認撥打是否正確;也能給自己帶來方便,不會因為打錯電話而多費口舌。此外就是“您好”“對不起”“謝謝您”要常掛嘴邊。
注意通話語氣
電話是非直面的溝通形式,因此聽者不僅關心內容,同時也會注意你與他(她)通話的語氣。在工作電話中,儘量採用積極主動的語氣,聲調應是愉快的,語速應是較慢的,擁有能讓對方產生共鳴的熱心。理想的`效果是聽音如見其人,聽者如沐春風,且不能顯得矯揉造作。
“後掛電話”原則
當對方與你説再見的時候後,也要熱情回答再見,並且為表達尊重,要等對方掛斷電話後再進行掛機,且掛機過程中小心輕放,切不可將話筒作出氣筒,這將是極不禮貌的表現。
複誦重要事項:通話過程中,複誦重要事項和電話號碼,是核實結果、減少偏差必不可少的一個步驟。通過複誦,可以使電話內容得到非常準確的傳達,使得相關人員能夠按照指令實施工作計劃,避免因為信息傳達偏差而導致的誤會甚至衝突。
左手持聽筒
很多電話禮儀只注重了通話方面的注重事項,卻忽略了電話接聽的姿勢。大多數人習慣用右手拿起電話聽筒,但是,在與客户進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面,這樣,電話很容易夾不住而掉下來發出刺耳的聲音,從而給客户帶來不適。
為了消除這種現象,合適的姿勢是用左手拿聽筒,右手寫字或操縱電腦,這樣就可以輕鬆自如的達到與客户溝通的目的。除了拿聽筒的方法以外,還要求通話者保持端坐的姿勢,尤其不要趴在桌面邊緣。端坐的姿勢最有利於聲音自然、流暢和動聽。
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