祕書電話實務案例分析
開會時原則上不接電話
琳達是東訊電子(廣州)公司董事長兼總經理的祕書。這天上午上司正在主持召開公司的董事會。公司有規定,在開董事會時,參加人員一般不接電話,等散了會再説。十點左右,朗日公司的總經理胡戈來電話找上司。朗日公司是本公司的大客户,胡總對琳達説他有急事要與上司商量。面對這種情況,琳達應該怎麼辦?下面有5個選項:
a、胡總,對不起!我們總經理正在開會,不能接聽電話。
b、胡總,實在不湊巧,我們總經理正在參加董事會,估計會議要到12點鐘才結束。回頭我們再給您來個電話,您看這樣可以嗎?
c、胡總,請您稍等一下,我們總經理剛剛散會,我馬上幫您去找找。
d、胡總,請您等一下,我馬上叫我們總經理來接電話!
e、胡總,實在對不起,我們表總不在公司。
請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的,並説明理由。
本題c
當你説幫對方去找找以後,你就可以去向上司悄悄彙報,聽取他的指示,如果他認為事情不急,不願意去接電話,那麼,你就要這樣回答對方:“實在對不起,這會兒不知總經理上哪兒去了,回頭見着總經理,我們就給您去個電話,您看這樣可以嗎?”如果上司願意來接,你就可以説剛剛找到了喪總。這樣,你既沒自作主張,又照顧到了對方的面子。
上司不想接廣告公司的電話
琳達是全能食品(廣州)公司總經理的祕書。快到年底了,公司馬上就要開懂事會了。由於銷售大幅度滑坡,總經理的心情非常煩躁。這天上午十點左右,廣告公司的總經理鄭斌來電話,想就明年的廣告代理問題與總經理交換一下看法。正忙得暈頭轉向的總經理一聽説談明年的廣告問題,就對琳達説:“不就是明年的'廣告的事嗎?現在沒時間!” 面對這種情況,琳達應該怎麼辦?下面有5個選項:
a、鄭總,我們總經理今天安排實在太滿,很難抽出時間,回頭我們給你打過去,可以嗎?
b、鄭總,您的事我們總經理知道了,下次再約時間吧。
c、鄭總,我們總經理正急着趕份材料,不能接電話。
d、鄭總,關於明年的廣告問題,跟我們公司市場部梅經理談談可以嗎?
e、鄭總,我們總經理今日身體有些舒服,您先跟我説説,我再轉告他可以嗎?
請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的,並説明理由。
本題a
一個優秀的祕書在於與上司之間形成一種默契,她能理解上司的每一個意圖。在年終這個事情繁雜,再加上業績欠佳的時候,上司的心情煩躁,説些言不由衷的話是很正常的,因此,在這個時候,應該更好地去了解和把握上司的,成為上司名副其實的助手。年底説忙,對方完全能理解,這樣,待上司心情好些之後,上司自然會與對方聯繫。
接受指示時來電話
琳達是冰川鋼鐵(中國)公司總經理的祕書。下週就要召開全國經銷商大會了,這天上午琳達正在就會議的籌備工作接受上司的指示的時候,她辦公桌上的外線電話響了。琳達只好對上司説了聲“對不起”後回自己辦公室接電話,結果這電話是找上司的。而對這種情況,琳達應該怎麼辦?下面有5個選項:
a、問對方是什麼事情,如果是急事就轉給上司。
b、説上司現在很忙,問對方可不可以先找公司的其他人。
c、像平時一樣問對方是什麼事情,她幫助轉達給上司。
d、告訴對方説上司正在商量工作,完了之後就馬上打電話給他。
e、説上司現在正在商量工作,完了以後再轉達給上司。
請從上面5個選項中挑選出1個你認為合適的,並説明理由。
答案c
即使祕書是在接受指示的過程中,如果外線電話響了(這意味着是由公司外部打來的),祕書就應馬上去接電話,更何況這電話本來就是打給上司的。把對方的意思轉達給上司,雖然會影響上司作指示,但這影響並不大,轉達完了仍可以繼續,所以,應像平時接電話那樣,問對方是什麼事情,她幫助轉達給上司。
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