打電話的禮儀和技巧-商務禮儀
1、主動自報單位名稱或者姓名,別等對方詢問時再回答。
無論是接電話,還是打電話,在電話接通時,都要先説“您好,這裏是XXX(單位名稱)”或者説“您好!我是XXX”。
主動自報單位名稱或者姓名,能夠讓對方先明確你的身份,心理有所準備。如果在電話接通時,你直接問“請問XXX在嗎?”無論對方是不是你要找的人,都會產生一種很唐突的感覺。
2、如果你是撥打電話的一方,在電話中斷時,要主動回撥過去。
在打電話時,偶爾會發生電話中斷的情況,在電話中斷後,如果剛才你是撥打電話的一方,要主動再撥過去。即使剛剛在電話裏,主要的事情已經交談結束,也要再撥過去説明一下電話中斷的原因,如“信號不好……”,然後再向對方説“再見”,也能體現出對對方的尊重和重視。
3、“請您稍等”時間不宜過長,通常不超過1分鐘。
當對方要詢問的信息你不清楚或不確定,需要查資料時,要先説一句“請您稍等”。但是,讓對方等的`時間不宜超過1分鐘。當電話在1分鐘內重新拿起時,要先向對方説一句“很抱歉,讓您久等了”。
如果對方詢問的信息你一時半會兒找不到,就要向對方説明情況,讓對方先忙別的事情,而不是長時間守在電話旁。如説“不好意思,您要的數據或者資料,我這邊再確定一下,等會兒給您打過去”。如果讓對方長時間守在電話旁,不僅浪費時間,而且,對方的心情也會受到影響。試想,你守着聽筒卻聽不到聲音,心情會不會變得煩躁?
4、在電話鈴聲第三次響起前,接起電話。
當你在忙別的事情,在電話鈴聲響了很久之後才接起時,記得向對方説明情況,表達歉意。
5、養成左手接電話的習慣。
打電話時,要養成左手拿聽筒,右手邊放着筆和紙,隨時做記錄的準備。
倘若你習慣右手接電話,當對方要告訴你需要記錄的信息時,比如電話號碼、QQ號、郵箱時,你要先將電話從右手換到左手,可能會錯過信息,要對方再三重複,無形中浪費了時間。
左手接打電話,是節約時間,提高辦事效率的好習慣。
6、在電話裏談業務時,要提前約定時間,準備資料。
在電話裏談業務,雙方要提前約定好時間。在雙方都合適的時間內交談,同時,也能提前準備相關資料。如果沒有提前約定,可能電話打過去,對方正好在忙,難免唐突。而且,對方也沒有提前準備相關資料,在交談的過程中,因為查資料也會浪費時間。
7、養成讓對方先掛電話,自己後掛電話的習慣。
在交談完畢後,要養成讓對方先掛電話的習慣。尤其當對方是客户公司或者上司時,一定要等對方掛斷電話之後,自己再掛電話,這也是尊重對方的行為。
打電話的禮儀和技巧-商務禮儀2一、電話形象三要素:
1、時間和空間的選擇
2、通話的態度
3、通話的內容
二、如何打電話給別人:
1、電話時間的選擇(早上7點之前,晚上10點之後,無關緊要的事情不要打電話給對方,如果有很緊急的事情也應該説一聲:抱歉,這麼晚打擾了)
2、就餐時間切勿打電話,影響他人消化
3、節假日期間不是重要事情不要打電話,可以用短信、微信方式聯繫
4、空間的選擇(地點選擇,不在公眾場合高聲談論電話內容,例如,會議中心、餐廳、商場、電影院)
5、電話長度:(宜短不宜常)電話三分鐘原則、長話短説。
6、電話內容挑重點説,切忌讓別人猜你是誰,任何一個有教養的人,他是尊重他人時間的人,時間是金錢、是生命、是效益,人的生命是由時間組成的,浪費時間就是在浪費別人的生命。
7、自我介紹很重要:報單位、報名稱、報姓名
三、怎樣暗示別人可以掛電話了
1、重點內容重複説
四、打電話誰先掛
1、地位高者先掛(長輩、上級)
2、平級情況,誰先打的電話誰先掛
五、接電話禮儀
1、鈴聲響不過三秒,超過三秒後接的電話説一句:抱歉、久等了
2、不隨意找外人代接電話
3、及時接電話
如果打電話時候,座機響了,如果有外人在,可以暗示一下對方有人在,就不會説有層次深度的內容了。
六、移動電話禮儀
1、安全使用(不用移動電話傳輸重要消息)
2、文明使用(公共場合靜音)
3、規範使用(禮貌用語)
4、適當攜帶(一個人的社會地位與身上所掛的東西件數成反比)
總而言之,文明禮貌使用手機,會使你有效的進行溝通,會使你恰到好處的獲得別人尊重,會使你獲得有效信息。
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