如何用正確的方式管理你的郵箱
電子郵件是我們的朋友,也是敵人。我們愛它,我們恨它。我們需要它,我們離不開它,但我們付出的代價往往是電子郵件超載。正如太陽每天都會升起一樣,我們的收件箱總會在上午,或者午休前爆滿。
坦白説,我們是在自作自受。我們過度使用電子郵件進行交流,結果,我們像條件反射一樣回覆每一封郵件。對於我們的工作效率來説,這非常糟糕,因為電子郵件會干擾最佳狀態,破壞我們的工作流。每次有電子郵件打擾你的時候,你都在付出時間、金錢和腦力。
下面是我在管理電子郵件超載方面的一些心得:
1.取消通知。這是巴甫洛夫的條件反射理論!我們收到新郵件的時候會條件反射地進行回覆。現在,你要訓練自己做相反的.事情。取消郵件通知,自己控制工作節奏。
2.制定時間表。如果你每隔十分鐘查看一下電子郵件,你便無法進入順暢的工作流程。相反,設定查看郵件的次數,比如每隔一個小時或90分鐘查看一次。在手機上設定鬧鈴,並遵守自己的安排。
3.掃描收件箱。快速掃描收件箱,刪除不必要的郵件;對請求性郵件要優先處理,及時回覆。
4.使用電話。不要使用電子郵件跟蹤(或延時郵件)功能,儘量拿起電話或直接走到同事桌前。五分鐘的談話,往往比一封電子郵件更有效率。
5.取消接收。你可以取消接收哪些羣發郵件?所有電子郵件真的有必要全部抄送給你嗎?與同事協定哪些郵件需要抄送給你,以避免收到不必要的郵件。
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