廣告公司前台接待流程

前台接待的言語舉止將會給客户留下深刻的第一印象。以下是小編搜索整理一篇廣告公司前台接待流程，歡迎大家閲讀!

（一）上門客户操作流程

1.客户走到我們前台時：

a.未服務於其他客户時，前台必須起身，然後説：“您好，××號為您服務”。

b.正服務與其他客户時：前台應先説：“您好，請稍等一下”。待服務該客户時，必須起身相迎，然後説：“您好××號為您服務”。

2.服務與客户：（坐下）諮詢客户要求，在電腦上打印製作結算清單。諮詢內容： 製作內容聯繫人、聯繫電話等。（填寫製作結算清單時間：1 分鐘內）。

3.讓客户簽字：填寫完以後請客户簽字確認。

4.帶客户操作間：填寫完後，接待人員用夾子夾好加工聯，帶客户進打印區（裝幀 區）客户進打印區（裝幀區）時應説：“請隨我來”或“這邊請”。

a.打印區（裝幀區）不忙時：直接帶客户到操作員邊，把流程單交給相關的操作人員手中。並對客户説：“您好，您的單子由我們這位操作員為您服務”。

b.打印區（裝幀區）忙時，每個操作員都有單子：先讓客户在旁邊的座位上休息一下，並對客户説：“您先在這坐一下，我先幫您安排一下，請稍等”。等 安排好後並對客户説：“您好，服務與您的操作員需要××時間，請您再這 等一下，我們的操作員完成後，馬上為您服務”。併為客户倒上一杯水。

c.安排不了的單子：及時的通知營業經理來安排。注：如遇特殊客户、量大的客户、時間緊迫的客户應向操作員特別關照，並告知 營業經理，由營業經理一起幫助完成。

5.製作過程中：要嚴格控制製作進度，當文本製作不能在客户預定時限內完成時， 應立刻告知客户，做好相應的協調工作。

6.製作完成後：請客户當面清點文本數量，確認文本質量，確認後請客户在製作結 算清單上簽字或付現金。（結帳時間：2 分鐘）。

7.收銀：站立

a.收銀：用雙手接客户遞過來的現金，現金要當面清點，並在驗鈔機將錢正反面至少各驗一遍辨別真偽。

b.找零、發票：用雙手將零錢或發票放入客户的手中。

c.營業日報表上填寫：製作單號、製作內容、實收額、發票額、發票號碼、付款方式、收款人。

8.包裝：按客户的文本量，給客户相應的包裝袋等，並替客户整理好文本裝入袋子 或盒子中，必要時幫助客户送到公司門口。

9.向客户道別：“謝謝您的光臨，請慢走”。

（二）取件文本操作流程

1. 接到客户的取件電話時：問清對方單位、具體地址、電話、聯繫人等，同時在取 件單上按要求記錄，包括客户來電時間和出發時間，然後打電話通知美工人員取件；一般情況下，聯繫取件人員時間不得超過 5 分鐘，如實在無法調動由營業 經理另行安排。

2. 在接到美工從客户處取回文件後：按客户要求打印製作結算清單，包括交貨時間、 地址、收貨人。

3. 打印後：我們把加工聯和取件單夾好一起交於輸出員。如碰到很急或是大客户文本，前台應與接單的輸出員和營業經理説明，讓他們有相應的準備，並在製作單上加以註明。

4. 製作過程中，要嚴格控制製作進度，當文本製作不能在客户預定時限內完成時， 應提前告知客户，做好相應的協調工作。

5. 製作完成後：我們前台是一套文本或圖板完成的最終質檢員，在製作內容完成後 應對製作的內容質量、裝訂方式、選用耗材是否合格，並檢查我們製作的文本是否與客户要求一致等。如碰到質量問題及時的告訴營業經理處理。

6. 文本質量檢查清點確認無誤後：打印製作結算清單，打印前還必須在電腦上輸入 文本的項目名稱（掛帳客户必須填寫）、核對製作內容和價格。

7. 填寫好送貨單：清點需要送的內容，通知相關人員包裝和送貨。送貨單上應按要 求填寫文本數量、製作單位、地址、電話、收貨人、出發時間，同時在備註欄上註明客户所提供的一些原始資料（如光盤、原稿等）。

8. 檢查美工歸還的製作結算清單：必須檢查客户是否在製作結算清單簽字。如簽字， 此張製作單完成。如出現客户沒有簽字，應向美工瞭解為什麼客户沒有簽字的原因，並馬上把製作結算清單交於業務員，由業務員到客户處補籤。 注：如我們提前完成文本，我們應打電話與客户聯繫，説明我們文本已經完成， 告知客户可以提前過來取件。我們不能在客户來取件的時間內完成，必須提前與客户説明。

（三）待取件操作流程

1. 客户中途離開，説明過會來取件的操作流程

a.我們前台必須知道客户的單位、姓名、電話和取件時間。

b.如不在本班客户來取件，我們必須詳細交接清楚；

c.文本完成：檢查清點後，把文本放入包裝袋（盒子）中，用筆在上面註明開單客户的單位名稱。

d.填寫交接本：填寫文本數量、聯繫人、聯繫電話，文本位置等。

e.客户來取件時：我們必須諮詢客户的姓名和客户名稱，並與製作單上填寫的內容核對。

f.相符：打印製作結算清單，結帳。

g.不相符：打製作結算清單上的電話核對。 注：如我們提前完成文本，我們應電話與客户聯繫，説明我們文本已經完成，告知客户可以提前過來取件。我們不能在客户來取件的時間內完成，必須提前與客户説明。

（四）取件和送貨

取件

流程：美工→司機→業務員→營業經理（儘量保證美工間有2人）

1． 在接到客户的取件電話時，必須問清對方單位、地址、電話、聯繫人、是否需要帶移動盤等，同時在取件單上按要求記錄，包知客户來電時間。

2． 然後打電話通知美工人員或司機取件：一般情況下，安排時間不得超過5分鐘。取件忙時根據大客户優先原則，做到靈活性。

送貨

流程：司機→美工→業務員→營業經理（儘量保證美工有2人）

當文本製作完成，製作結算清單從裝幀員工或輸出員手中加到前台時，前台接待應做以下工作：

1． 送到客户手中：

a.清點文本數量、檢查文本質量。

b.找到相對應的製作結算清單，並在電腦上輸入項目名稱，核對加工內容和金額，並打印交於送貨人員。

c.清點、整理客户提供的資料，交送貨人員。

d.向送貨人員收回製作結算清單。

2. 客户要求託運

a.清點文本數量、檢查文本質量，讓包裝人員按託運包裝方式包裝本文。

b.找到相對應的製作結算清單，並在電腦上輸入項目名稱，核對加工內容和金額。（不打印）

c.打電話到快遞公司。

d.打電話與客户核對提供的'地址、聯繫電話和聯繫人等，並説明抵達時間。

e.清點、整理客户提供的資料，交託快遞人員。

f.在製作結算清單上輸入快遞費用並打印，並把製作結算清單交於負責該單位的業務員，讓業務員結帳。

3. 取件單填寫

a. 必須問清對方單位、地址、電話、聯繫人。

b. “√”勾上取件單

c. 取（送）件與製作結算清單一起交於操作人員。

4. 送件單填寫

a. 必須填寫清楚清對方單位、送貨地址、電話、聯繫人，送貨內容。

b. 清點文本和整理客户提供的資料，不可漏送。

（五）工作分配原則

工作分配的好壞直接影響到我們公司生產的節奏，在工作中起到很大的作用。前台 接待在分配工作應按下列幾條操作。也應考慮公司的連鎖效益。

1. 根據客户文本的重要程度：大客户優先原則

2. 客户的交貨時間

3. 客户的類別

4. 客户是否在場

5. 設備目前的性能狀態

6. 輸出員的技能特長

（六）郵件、QQ、FTP 文件傳輸操作流程

1.接到客户電話或信息，立即通知營業經理，由營業經理安排指定的輸出員接收；

2.根據接收的輸出員提供的信息打印製作結算清單；必須知道客户的單位名稱、聯 系人、聯繫電話和結算方式。（注：散客户不送貨）。

3.如無法收取，應與客户取得聯繫，建議客户該用其他方式傳輸。

4.文件打印完畢後，一定要通知客户來取件。

5.未在本班完成，需要在交接本上登記。