辦公室的語言規範6大原則
(1)規範性
各行各業都有自己的一套“行話”,也就是在本行業內流行的通用化的標準語言,如股票交易中的“牛市”、“熊市”、“走低”、“看漲”等,如果辦事用語不規範,就不僅不會被人們接受,而且還會被對方視為“不人行”、“不上道”,受到奚落和冷遇。
(2)準確性
即無論是闡述觀點、分析問題或判斷是非,都要能清晰明瞭地表達自己的本意,既不可信口開河、主觀臆斷,也不可模糊不清、含糊其辭。切忌誇張、虛假、帶“水分”,儘量不用“好像”、“大概”、“基本上”之類的彈性大的字眼。語言準確,可以使對方暢通無阻地接受你發出的信息,而不致被曲解。
二戰初期,丘吉爾曹做過一次講演,其中有這樣一句話:“我所能奉獻給你們的只是鮮血、勞累、眼淚和汗水。”從那以後這句話多次被英國人所引用,但卻只記住了“鮮血、眼淚和汗水”,而把“勞累”遺忘了。語言學家認為,由於“勞累”詞義抽象,不好捉摸,因而很快被人們淡忘了。
(3)文明性
“言為心聲”,語言是一個人文化教養、思想品格、道德情操等內在氣質的表現,也是一個人性格、特徵和處世態度的體現。孔子説:“文質彬彬,然後君子。”辦事用語應該顯示出辦事主體誠摯的態度、謙遜的風格、寬容的氣量、友好的`感情,所以需要儘可能多地選擇使用禮貌語言,避免使用尖刻、挖苦、諷刺、嘲笑的語言。
(4)針對性
辦事用語要緊扣主題,有的放矢,切中要害,講到點子上。古人講:“言不在多,達意則靈。”就是説話者要用最經濟的語言手段槍出最大的信息量,使聽者在較短的時間內領會你的辦事意圖;反之,空話連篇,言之無物,必然誤人時光,招人厭煩。
美國曾有一位名叫愛爾德爾的參議員,1893年在一次立法通過的辮論會中,竟高談闊論了5天時間,信馬由維,東拉西杜,還使人不知所云,如墜霧中。一位記者統計,他在台上共玻步75公里,打了一萬多個子勢,吃了300多個夾肉麪包,喝了40升飲料,堪稱“哆嗦先生”的世界之最。
其實,要語不煩,歷史上很多事業鉅子都是借語如金,字字磯珠,簡練有力,留下珍貴的篇章。如華盛頓的就職演説只有135個字,羅斯福的就職演説僅985個字。要使語言具有針對性,一是需要圍繞辦事目的,不跑題,切忌大話、空話、套話或籠統式的八股文風;二是要講邏輯性,有理有據,條理分明,一環扣一環。
(5)趣味性
馬雅可夫斯基曾説:“詩歌就像科技發明,一個字如同一克鐳的發現。”辦事用語也同樣要精心雕琢,生動有趣,能引入人勝,使對方產生愉悦感。如果語言乾巴、貧乏、蒼白,就會使聽者產生沉悶壓抑、味同嚼蠟的感覺,更談不上引起對方的共鳴,給你心悦誠服地辦事了。所以辦事主體平時就應該注意語言的錘鍊,從社會生活實踐中去學習,從文學藝術寶庫中去發掘,從報刊傳媒上去領略,使自己的語言“佐料”豐富,説話更具有魅力,令人聽起來擊掌稱讚。這樣不但辦起事來效果更好,而且還能給人留下深刻的印象。
(6)藝術性
要求説話者機智幽默,敏捷善變,委婉含蓄,富有人情味,能應對各種難題和尷尬的場面。辦事中有許多情況是“只可意會,不可言傳”的,需要藉助比喻、雙關、暗示、烘托等修辭方法來表達自己的意思,這樣能使侷促緊張的氣氛變得輕鬆,能更抓住聽者的心。
據説,在美國,口才、金錢和原子彈被稱為人類生存的三大武器。也有人説,是人才未必有口才而有口才者必定是人才。縱觀古今中外成功的事業鉅子,大多是善於談吐、講演的語言大師,會説話,已成為現代辦事主體,尤其是創造型、開拓型事業家的必備素質及其走向成功的先決條件。
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