職業學院辦公室內務管理規定
為加強教職工辦公室管理,規範辦公室內務,營造良好的辦公環境和有序的工作秩序,養成良好的工作習慣,提升學院形象和員工精神面貌,結合學院實際,制定本規定。
教職工辦公室內務主要包括物品擺放、安全、衞生、工作秩序四個方面。
一、辦公室物品擺放規範
辦公室內物品擺放應有利於工作,因地制宜,整齊劃一,符合“美觀、簡潔、大方、實用、統一”的原則,利於清潔和保持。物品擺放設置應以通用辦公物品為主。
(一)辦公室公共區域物品擺放規範
1、文件櫃、儲物櫃緊靠牆邊擺放整齊。
2、文件櫃、儲物櫃頂部,茶几、窗台等枱面上,除可放置獎章、花草等少量物品外,不得放置其他物品。物品要定位擺放整齊。
3、公共儲物櫃上應標識用途或存放物品的名稱、類別等。方便查找、取閲和管理。
4、公共桌面等辦公枱面上物品放置要以經常使用為原則,可適當放置花草等裝飾品,定位擺放整齊,不得隨意堆放臨時物品。
5、辦公室公共區域不得長時間放置樣品、紙箱等物品。不得將與工作無關的物品長期滯留辦公室。
6、公共物品使用後要及時放回原位,擺放整齊。
7、愛護資產,發現損壞應及時報修或處理,不得隨意堆放牆角。
(二)辦公桌面物品擺放規範
1、辦公桌面上除電話、電腦、筆筒、水杯、文件框(盤、夾)、日曆等必須辦公用品以及少量花草等裝飾品外,不得有其他物品。辦公桌面上所有物品要定位擺放整齊。
2、下班或者長時間離開時,辦公桌面物品要歸位、擺放整齊,手頭文件等臨時物品不得留在桌面上。
3、辦公桌抽屜等私人空間,按照各辦公室內部要求或者個人習慣,分門別類存放物品,整理整齊。
(三)工作椅擺放規範
1、人短暫離開辦公室(在辦公樓內),座位原位放置。
2、人離開辦公室短時外出,座位半推進。
3、人離開辦公室,超過四小時或休息,座位完全推進。
(四)文件、樣品等存放規範
1、文件、樣品等公共物品要分門別類存放,擺放整齊,並標識清楚。
2、存放在不透明文件櫃、儲物櫃中的文件、樣品等物品,應在文件櫃、儲物櫃上標註名稱、類別等。
3、新文件、樣品等要及時按照要求歸類存放。
二、辦公室安全管理規定
1、每間辦公室應當指定專人負責安全工作,督促本辦公室做好日常安全工作。
2、辦公室內要時刻注意用電的安全,嚴禁私自使用大功率電器,不得在辦公室內使用電取暖器、酒精爐、熱得快等,不準私拉亂接電線,確因工作需要使用的,應符合安全要求,防止火災、觸電等事故發生。
3、辦公室所有電器設備的修理和更換,必須由持證電工負責處理,其他人員不得隨意操作。
4、嚴禁在辦公室內焚燒雜物、紙張,不得在辦公室內動用明火。
5、辦公桌與門的鑰匙應隨身攜帶,不得轉交他人使用。嚴禁將鑰匙交給親友使用。
6、嚴禁將現金及貴重物品存放在辦公枱、櫥、櫃內過夜,辦公室不得存放儀器、儀表
7、離開辦公室時要將印章、祕密文件、資料鎖在文件櫃或抽屜內,不得放在桌面上。必要時,應將機密材料送回檔案室。
8、下班或辦公室無人時,須關閉所有電器、切斷電源,關窗、鎖門後方可離開。
三、辦公室衞生標準
1、保持公共區域及個人區域地面乾淨清潔、無污物、污水、浮土,無死角。
2、門窗、玻璃、電扇、電燈乾淨整潔,無塵土和污垢。
3、牆壁、天花板無蛛網、污跡和腳印,無亂寫亂畫。
4、桌、椅、沙發、茶几、辦公電話、清潔工具及櫃內物品等擺放有序,乾淨整潔。
5、保持室內空氣清新、流通。
6、垃圾簍擺放緊靠牆角並及時清理,無溢滿現象。
四、辦公室工作秩序管理規定
1、教職工上班時衣着整潔、得體。
2、保持辦公室的工作秩序,不遲到、不早退,認真、迅速、高效、有序地進行工作。
3、保持舉止大方得體,合乎常規習慣與禮儀。
4、禁止在辦公室內大聲喧譁,影響他人,避免在辦公室內爭執、爭吵。
5、禁止上班期間在辦公室內吃東西。
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