寫出一封專業郵件的3個速成技巧

作為在職場待了多年的“老江湖”，其實我一直都在期待有一篇這樣類似的文章，可以教人輕鬆掌握寫一封“看起來很專業的郵件”。

對任何員工來説，寫專業的郵件都是一種公司禮節。這不僅體現了自我的修養程度，也是代表你公司的形象。尤其對那些在求職路上的年輕人、或者剛進職場的新人來説，以更加專業的面貌應對郵件往來顯得格外重要。

今天我列了以下幾個小小的意見，希望能對剛入社會的“新人”有所幫助。

技巧1：郵件的送出——何謂To(發送給)，何謂CC(抄送)，何謂BCC(密送)

我發現很多人搞不清楚誰是“要對話的對象”，他們的郵件常常“To”很多人，結果郵件沒人迴應，還有甚至因為不注意這些抄送用法而導致部門、同事、主管之間產生紛爭。

(1)“To”的人

淺顯易懂是“你所溝通的對象”，但是除了這個“已經明確的人”之外，還能To的人是直接關聯的人，或是跟這件事有緊密聯繫的人，還可能是你上下游任務接口的人。

(2)CC的人

CC的是“希望讓他知道這事，但是跟他並無直接責任關係”的人，通常對方會是你的直屬領導，或者是你“To”的人的直屬領導，也有可能是橫跨部門、但是不跟此任務直接相關的人，卻是希望他知曉的對象。

(3)BCC的人

BCC就是想要讓特定的他知道、但是又不想讓郵件內相關人員知曉。這個使用要小心，因為我親身經歷過被BCC的'人沒仔細看回了郵件……這是令人尷尬的事，所以除非有特殊原因建議使用Forward(轉發)。

注意事項：

(1)很多人喜歡使用羣組來發郵件，我個人認為——除非你很清楚羣組內的每一個人，不然建議少用羣組發送，這樣就能避免一些人員收到無關郵件的情況。

(2)儘量不要把你要To的同事的直屬主管放在“ToList”，因為這樣就意謂你跟對方是平等，以及你意圖這件事直接要對方主管執行甚至是負責。故除非真有特殊原因，不然請放CC。

技巧2：郵件標題

郵件的標題需要一目瞭然。建議按照“主旨+敍述”的格式來撰寫。比如：“新聞稿輕鬆掌握寫郵件要旨”。這裏，“新聞稿”是主旨部分，“輕鬆掌握……”則是比較詳細的敍述。

(1)標題的主旨

方便看郵件的人一目瞭然地知道這是哪一方面的郵件，並且負責相關業務的人立即知曉從而會閲讀郵件。

方便搜索。許多人郵箱裏都躺着上千封郵件，所以當你想要找特定內容的郵件時，你會發現你能利用“主旨”的關鍵詞將相關郵件全部篩選出來，郵件列表非常清晰。這對於主管級的人真是一個超好用的小功能。

(2)標題的敍述

建議標題的敍述部分，不要超過10箇中文字，因為字數多，反而不會有人看或是抓不住重點。簡潔的敍述是使郵件看上去很專業的一個要領。

技巧3：郵件的正文

(1)收件人

在英文中我們會常用“Dear”、“Hi”或者“Hello”當作開頭，不過在中文，目前似乎常看見的就是“某某長官”或是“某某你好”這樣的敬稱，因為沒有敬語很容易會產生“命令口吻”或是“平等地位”等誤會。所以收件人稱謂要很注意。

如果可以，請一定明確收件人，儘量不要用“All”來取代。收件人明確了，這樣才能確保對方能回覆並且執行。如果郵件內是超過1個人來負責不同任務，那麼請分段寫，這樣更清晰。

(2)主要內容

郵件的主要目的是要讓對方快速掌握需要執行的內容，所以需要保證以下兩條：

郵件正文內容不要超過800字。如果800字都無法説清楚，請直接溝通，確定雙方都達到共識後再發郵件。

如果需要傳遞的內容比較複雜，建議提供附件。其他的輔助説明，提供網絡鏈接。