招商會總結
在這次舉辦的招商會中,我有幸以一個初學者的身份參加了招商會議的全過程,對會議中各項目負責小組——會務組、市場部、商品部、後勤組在各個環節中的工作流程、細節都有了廣義上的認知,從而積累了豐富的臨場經驗,爲自己對今後整個會議的協調和把控能力的提高奠定了良好的基礎。
一、招商會的前期準備工作
能否在招商會中取得成功,前期的準備工作是至關重要的,只有各個部門通力合作、協調一致、準備得非常充分才能保證招商會的勝利召開。首先需要對整場招商會的目的、經過、結果先進行事前預估,經過多次的分析、調整制定出合理的全部會議流程和詳細物料配置表、人員工作分配表,然後在公司內部進行明確分工,專人負責每個項目,從而落實工作責任制,做到有據可依。所有工作人員前期主要是把各項會議中所需物料支持落實到位,前期的工作做得越細、全方位考慮,會議中出現差錯的概率也就越低。而市場部所有工作人員的工作重心將集中在分析、瞭解自己負責區域客戶的具體情況,在招商會正式開始前1周,一定要做好詳細的客戶電話跟蹤,並落實確定最終到會人數。
二、招商會現場
招商會議現場氛圍控制非常重要,太熱鬧可能使場面失控,太冷可能使會議失效。而控制會議現場的氛圍最關鍵的是主持人,因此,在招商會的主持人選擇上也是非常重要的,主持人既要富有激情與親和力,又要熟悉瞭解行業內的知識,還要靈活的對會場進行引導。所以會議前必須要和燈光師、音響師、控場人員先進行溝通、彩排,使整個會議的時間與效果都能達到預期的要求才算是成功的。而會場各工作小組也要對觀衆區域、舞臺區域、後臺區域進行合理佈局:觀衆席座位安排、會場的佈置、會場區域各品牌的合理優化擺放、廣告公司舞臺燈光音響特效調試、模特秀的安排。對於突發事件的'發生,要有應急備案,即使發生突發事件,也能順利的進行我們的招商會議。
三、退場
招商會議結束後,所有物品的歸位、運輸也非常的重要,後勤組的工作人員就要在事先有計劃、有步驟的的將會場所有產品安全的退場。
四、會議結束總結
通過這次招商會議的參與,對招商會議的內涵、流程、成敗的因素有了更深一步的瞭解,招商會議是一種特別意義的營銷公關工作,也是展開公司組織、控制管理、公司基本素質的活動,關係着公司整體招商活動的成敗及下步營銷運作的順利展開。
在這次會議中,公司整個團隊協作、團隊精神是我們值得肯定和讚賞的,同時也要總結這次會議的不足,從而爲下次招商會議的吸取更多的經驗教訓。
1、會議流程出來的比較晚,現場流程有點亂,時間上有點倉促。會議流程應應該提前半個月出來初稿,然後再組織討論,提前1星期定稿併發給所有參會人員準備。
2、每個負責小組應確定一個組長,各組組長分工明確,並確定職責。各組組長應該明確自己和組員的崗位和職責,把工作落實到每一個人頭上,明確職責,每天盯進展並向組長彙報情況,不要有越級分配工作的事情發生,不然就會出現:同樣的事情會交代給兩個人去做,或者工作沒有人去做,到最後都不知道該聽誰的了。誰的小組出現問題直接找組長,組長進行統籌安排處理,並提出解決方案。
3、再就是細節上的,廣告公司在燈光布場、現場音樂調節、LED顯示屏和電腦PPT都出現了不盡人意的地方,音樂準備和現場模特走秀不相匹配,出現過幾次冷場的時候,事前未對LED顯示屏和音響設備、PPT內容進行彩排演示,導致上臺演講時候屏幕顯示內容和演講不匹配。在下次會議中,這些小細節都必須在會議開始前進行反覆的調試,確保萬無一失。
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