會議的安排方式和座次安排
(一)安排方式:這裏有幾種方法來處理會議的團體住宿,最簡單的方法是由與會者自己安排宿,但是更有效和考慮經濟利益來說最好是由主辦單位預定房間,如果不事先保留房間,會產生下列問題:
1.遇到旺季,飯店可能將房間賣出,這樣會迫使與會者住在距離會場較遠的地方。
2.與會者可能拿不到優惠價格,因爲個人無法有講價的能力。
3.會場租金可能較高(如會場也在飯店),通常飯店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。
(二)住宿程序:一旦預訂的房間決定後,決定用哪4種基本住宿程序是你需要的:
1.告訴飯店所有與會者住宿經由團體(主辦單位)訂房卡或申請表爲憑。
2.告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表爲憑證。
3.經由專業會議服務公司代爲處理。
4.經由主辦單位的住宿組人員負責。
(三)預定會議住宿的`方式:會議期間可能需要大量的房間,這些都必須事先預訂,否則會造成住宿方面的問題,特別是遇到旺季,可能找不到房間可以住,在此針對會議住宿的方式分別作說明。
訂房卡:如果會議需要住宿的人數不多的話,可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡,是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向飯店訂房。
這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印製,在印製前先做一份草案請飯店覈對房價、訂金等事項是否有誤,通常飯店會希望註明如果訂金沒有收到前無法確認,另外也可以註明有任何稅金或服務費。
另外還有一點也很重要,就是強調訂房截止日,以鼓勵與會者儘早預訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。
住宿單:住宿單通常使用在小型會議,由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人,要求他填寫陪同人員名字,希望哪種房間,抵達與離開日期,將表格資料填在住宿單中給飯店,並告訴飯店收款方式,內容包括:
1.註明房間服務費和稅金由個人或是邀請單位支付。
2.註明雜費由誰負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。
3.房間只保留到抵達日的下午6時,還是由邀請單位全權負責。
4.要求飯店在寄上確認信前,先由邀請單位覈對後再分別寄給他們。
一旦房數被確定後,住宿局/觀光局會提供你一份飯店資料,讓你參考與選擇,然後再由主辦單位與飯店業務代表談房價。
如果可能,最好實際去看一下使用飯店房間的設備,這不但有助於你房價的講價,同時提出一些與會者可能會問的問題,請飯店人員答覆,同時也可以瞭解飯店預訂作業和前臺服務情形。
特別預訂:有些會議籌辦人在所有預訂房間中保留數間給特定的人或團體,並給予特別處理,例如:總計預訂400間,40間爲vips(貴賓)使用,其餘360間爲與會代表,使用特別預訂是因爲有些記者和參展商都要特別小心接待。
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