職場人生高級祕書的十八般技藝
永遠優雅,永遠溫柔,永遠……看似從容淡定、積極忙碌的祕書,實際上是有種種“祕技”在身的。
儘快泡好茶悄聲奉上!
爲來訪客人上茶最起碼的要求,就是無論如何都不能打擾到會談。不要出聲,不要讓客人注意到有人來上茶。再者,由於會面時間長短因人而異,所以要儘快上茶。來訪客人人數較多時,要用大個兒茶壺或是多個茶壺,一下子沏好。
迅速找出主客
來訪客人不一定總是一位。多位客人來訪時,必須先找出哪一位人物是當日的主客,以便請到上座。走在最前面的人不一定是主客,而從電梯裏最先走出來的,往往是主客。若這樣還不能分辨出來,就要通過感受周圍的氣氛找出來。
說話要穩重、不要高聲,對方能聽到即可
原本需要高聲講話的場合,也要注意使用低聲調。這樣做的理由是,低沉的聲音聽起來更顯穩重。然而過於穩重,會讓人覺得“言”過其實。
選擇高跟鞋,因爲穿高跟鞋走起路來比較好看
鞋子最起碼要有7cm的鞋跟。這樣不僅腿看起來好看,走路的姿勢也會好看一些。經常聽人說,穿高跟鞋活動不太靈便,然而反過來,或許正是因爲意識到自己穿着高跟鞋,行爲舉止才自然而然就鎮定自若。
早上一上班,首先整理主管辦公室
上班後,首先要檢查所負責的主管的辦公室。檢查空調有沒有開,垃圾有沒有倒,有沒有可疑的事情發生等等,整理好主管的工作環境。如果注意到什麼事,一定要彙報。
每天早上要到相關主頁查看人事信息
查看報紙的訃告欄,經常作爲祕書的一項重要工作被列舉出來。事實上,喜慶之事也同樣不能漏看,尤其是人事晉升。儘管調動信息可能會刊登在報紙上,然而對於公司來說,人事調整期不盡相同,因而每天都要到主要客戶及有合作關係企業的主頁,查看人事信息。
不能說“沒有時間”,時間可以籌措出來
有時候必須要在已經安排好的預約中插進一個預約,這種情況下要檢查一下可以中途取消的預約。實際上有些場合,中途取消也沒問題。說“實在是太忙了,不得不拒絕您”之前,千方百計籌措時間,纔是優秀的祕書。
“拒絕方式”考驗祕書的實力
偶爾會有必須推掉的日程。這種情況下,拒絕方式也是一門技術。比如說主管到國外出差尚未回國,或是目前正處於業務繁忙期希望錯開時間等,能如此發揮絕妙的調節能力,不給對方留下壞印象也是很關鍵的`。
是自己在動員主管工作,懷着如此的氣概挑戰職責
當然是有主管的指示,才能展開工作。然而懷着“被動工作”的感覺,是做不好工作的。如果總是處於被動立場,無論如何努力,都容易被巨量的工作牽着鼻子走。所以要轉換認識,認識到自己的立場是全力支持主管的工作,不能有任何差錯。這樣想的話,很多事情都能自己做出判斷,自己行動。
常存謙虛二字
祕書的工作,往往很容易被看做狗仗人勢。心中要常存“謙虛”二字,要重視來自周圍人士的“客觀意見”。
詢問聚餐地點時,要主動提出建議
從提議聚餐到決定聚餐地點,都是祕書的重要工作。詢問聚餐客人的要求時,要先提出建議,問出對方忌諱的東西。
聚餐地,不僅要味美,還要方便上下車
聚餐最重要的當然是口味。其次,氣氛啊、座位的位置、客人的社會階層等也需要覈查。爲此,事先親自跑一趟是很有必要的。聚餐時容易忽略的一點是上下車的問題。是否有場地供司機停車等待,從店裏出來後是否能立即上車等,要檢查上下車是否方便。
主管有倦容時要大膽指出來
主管的健康檢查,事實上也是祕書的重要工作。不過沒必要把這當成一件難做的事。每天都注意一下主管的臉色,就能發現變化。如果主管現出倦容,要敢於指出來。
檢查主管的儀表,看是否有“主管的樣子”
人對領帶和西服的口味不同,這些當然由主管自己斟酌決定。但是像後頸髮際的頭髮長過襯衣領等自身不太容易注意到的事,就要指出來。
要堅忍不拔
優秀主管的共同點,就是堅忍不拔。而同樣的,堅忍不拔對於祕書來說也是重要的關鍵詞。爲了工作時能始終精力集中,平時也必須要好好鍛鍊身體。
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